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今天分享的書籍是《搞定》。
本書的作者戴維·艾倫，美國著名的管理思想家，時間管理領域的世界級權威，GTD 時間管理方法的創始人。
這本書是時間管理領域的經典名作，首創 GTD 時間管理理論並提供可行方法，幫助你解除精神負擔，保持大腦良好狀態，輕鬆高效完成工作。
GTD 時間管理體系認為，時間管理的關鍵，不在於通過優化日程的技術性安排來提高工作效率，它的本質目標在於管理內心焦慮和精神負擔，幫助大腦保持輕鬆愉快的狀態，從容面對繁重的工作。
01、GTD基本原則
在今天這個信息量和工作量倍增的世界，一些舊的工作方法，已經失去了效用。每一個職場中人或多或少都有這樣的體驗：壓力重重；太多事情都理不清頭緒；似乎永遠被各種任務和目標追趕著。
不過，目前人們仍然使用的是備忘錄、時間表、日程表、工作計劃等，很多人將注意力集中在工作計劃上，將工作計劃的目標設定為更好地制定工作計劃，通過組織整理、或者優先事項等具體方法，讓我們的日程變得有條理，然後妥善執行計劃，達到避免漏洞，提高工作效率和質量目標。
作者認為我們所做的工作計劃，進行的時間管理，都是利用外在的工具以及技術，將大腦中亂七八糟的工作計劃，從大腦中移出去，讓我們的大腦保持輕鬆愉悅，以良好的狀態來完成我們的工作。但是大腦也是有侷限性的。
可能很多人不知道，思考和記憶其實不是同時完成的。對我們的大腦來說，如果要保持強大的思考能力，去應對工作任務，就應該讓大腦儘可能不要同時面對記憶任務。
舉個例子：
如果我們一邊處理工作任務，一邊還要絞盡腦汁去回憶，還要糾結昨天的任務還有什麼收尾工作沒有完成，這種狀態難免會讓你精神緊張，工作效率和質量就會難以保證。
而 GTD管理方法就是要避免的這一種狀態。為了更好的理解，作者把我們人類的大腦比作是個人計算機的CPU（中央處理器），然後有個部件和 CPU 相連，叫做隨機存儲器。運算的數據在輸入 CPU 前及運算結果從 CPU 輸出之後，都需要在隨機存儲器裡短期存儲一下。
但隨機存儲器不能堆積太多的數據，如果它被填滿了，CPU 的運算能力就會急劇下降。我們人類大腦也是如此，昨天的任務沒有處理完，明天的任務需要明確細節，而我們的大腦只能考慮兩三件事情。如果這些沒有處理完的事務佔用記憶資源的內容堆積過多，就會嚴重影響大腦的思考能力。
因此，在繁重瑣碎的工作壓力下，時間管理的核心目標，就是將這些導致精神緊張、影響大腦思考能力的內容統統趕出大腦，只需要面對今天的事情，面對手頭的工作任務。我們的狀態就會比較輕鬆，注意力也會比較集中，也就更能夠提高工作的效率和質量。
就像計算機一樣，當我們的CPU的內容足夠多，被數據填滿之後就需要不停地將數據從隨機存儲器轉移到硬盤裡去。硬盤的功能就是存儲和記憶，它來做專業的事情，就可以把 CPU 解放出來，專心致志地完成思考和運算任務。同樣的道理，我們也應該給自己的大腦找一個屬於它的硬盤。
GTD管理方法認為，將工作任務分門別類整理妥當，放在一個內容詳細、邏輯性強的工作計劃系統中去，就相當於將數據轉移到硬盤裡存儲，為大腦留出充分的思考空間。
比如，我們可以利用電腦軟件、手機APP等電子設備整理工作計劃，當然筆記本也是可以的。無論是筆記本還是電子設備它們承擔的角色並沒有發生本質變化。
對於大腦來說，不同載體不同形式的工作計劃系統，就相當於我們的外腦，外腦承擔記憶功能，就能將大腦解放出來，讓我們擺脫壓力和焦慮，輕鬆而專注地處理眼前的工作。
不管是用什麼方法，最重要的是，將工作的任務整理到這個系統之後，我們是否真正的可以擺脫它們。作者指出我們在擺脫它們的時候要注意兩點要求：
1、當天的工作計劃當天完成
除了那些自己不能控制的特殊情況之外。如果之前的工作沒有完成，那麼就會在腦海裡揮之不去，影響當天的狀態。
我們大腦的狀態會受到情緒的影響，在制定工作計劃、給任務設定完成時間的時候，就相當於在做自我承諾，工作沒有按計劃完成，就相當於自我承諾沒有實現，這種自我承諾的落空會導致內心的挫折感，會進一步增加精神負擔，影響大腦狀態。
因此，應當努力避免制定不切實際的工作計劃。一般情況下我們每天只有處理三件工作的能力，偏要在計劃中排上十件工作。當我們完不成的時候，就會產生巨大的挫折感，讓人精神緊張，疲於奔命，甚至連本來能完成的三件工作都做不好。
2、計劃要清晰、明確，富有條理
在整理到工作計劃的時候，一定要清晰、明確、富有條理、信息充分。整理工作計劃的一方面功能，就是幫你的大腦做備忘錄。
所謂的備忘就是說，大腦即使忘了也沒關係，因為整理到外腦裡的信息是充分的，等到需要的時候，看一眼就可以動手去幹。
但是很多時候，人們整理工作計劃並不認真，甚至只是寫一兩個字，代表對某件工作的提示，結果時過境遷，再看到這一兩個字的時候，並不能回憶起工作的完整內容。
一旦形成習慣，大腦也會有所保留，即使整理出了工作計劃，也不敢放心大膽地將工作任務從腦子裡趕出去，結果也就始終不能擺脫緊張和焦慮了。整理妥當的工作計劃一定要具體到行動，當你拿起計劃，馬上就可以執行。
02、橫向管理工作方法
我們瞭解了原則之後，作者在書中還提供了一套具體的操作流程，簡單實用，幫助我們處理工作與生活中的計劃，擺脫壓力和焦慮，實現高效的工作和生活。
輕鬆掌控知識工作的核心方法，是熟練掌握工作流程管理的5個階段。無論在什麼情況下，我們在處理生活和工作中遇過的問題及持續發生的新事務和變化時都將經歷這5個獨立階段。五個階段循序漸進，構成了高效完成時間管理、推進工作進程的橫向管理系統。
五個階段分別是：第一，收集，要收集一切與工作相關的事務與信息；第二，理清，要理清每個項目的意義和相關措施；第三，整理，要組織整理形成工作清單，提出選項；第四，回顧，要進行思考回顧，保障系統的有效運行；第五，執行，要著手行動，全身心地投入工作中。
我們在生活也經常用到這幾個步驟，所以一點都不復雜。
舉個例子：
你準備給朋友做頓飯，而這個時候廚房裡一團糟，你會怎麼處理呢？
首先，你要確定所有需要妥善放置的東西，食材、調料、廚具、垃圾（收集）；
然後，你決定哪些扔掉，哪些要留在原處，哪些應當重新擺放（理清）；
根據要做的菜，將不用的東西放回冰箱和櫃子，要用的東西擺放在順手的地方或放進水池，垃圾扔進垃圾桶（整理）；
然後核對準備的食譜，以及手頭材料和工具是否齊備（回顧）；
最後，點火，起鍋，開始做飯（執行）。
對 GTD 方法而言，這種橫向的管理方法，不僅適用於處理某個具體的事務，它也能夠幫助我們，在面對繁多工作時，成功整理出一套工作計劃系統，將你還沒有完成和將要完成的各種工作全都分門別類地收納進去，按部就班，一個一個解決，從而把繁雜事務從大腦裡趕出去。
1、收集
我們需要尋找和收集一切未竟之事，無論大小、輕重、緩急，只要是那些等待處理的、需要改進的、引起注意的事務，都要收集起來。
既包括已有計劃但還沒啟動的事務，也包括正在處理但還沒結束的事務。只有百分之百地將它們通過外部工具收集起來，形成材料，才能百分之百地解放大腦。
作者建議，收集的所用工具，小本本、便條紙，常用的 App都可以，根據自己的需要自行選擇就可，但要注意一點是工具的種類不要太多，否則，通過不同種類收集而來的材料，會顯得過於分散。
2、理清
面對收集起來的材料，我們要做出判斷。首先，要判斷材料所關聯的內容，是否需要採取行動。如果答案是否，無需採取行動，就應該根據實際情況，將材料整理成為參考資料、未來工作的備忘錄，或者直接扔掉。
而如果答案是需要採取行動，那接下來再做一個判斷，行動是否能夠在兩分鐘之內完成，如果能，就馬上著手處理；如果不能，就根據實際情況，指派他人、調集資源，或者記錄在下一步行動的清單上，等到合適的時機再來完成。
兩分鐘處理原則，是 GTD 方法的一項重要應用。GTD 方法認為，2分鐘內可以完成的工作，如果不立刻處理，往往會在你的大腦中停留，佔用資源，影響心情，而當你換一個時間再來著手處理時，你在回憶中把這件事重新找出來，再重新進入工作狀態，所花費的時間往往會遠遠超過兩分鐘。
因此，兩分鐘能搞定就馬上搞定。比如，面對大量需要回復、但並不需要進行復雜思考的事務性郵件，最佳的選擇是看了就回，而不是先扔一邊，想著明天或是某個時間再來慢慢回覆。
3、整理
要組織整理形成工作清單，提出選項。對於無法採取行動的事務，可以將它丟進垃圾桶或保存為等待分析的資料、參考資料，也可以“存入備忘錄”以備日後隨時查閱。
對於那些可以付諸行動的事務，你則需要：一個項目清單、一個保存項目規劃和資料的存儲系統、一個日程表、一個下一步行動清單，以及一個等待清單（清單中包含的內容是那些等待別人完成的任務）。
舉個例子：
一個當前項目清單，可以是活頁記事本中寫滿個人目標的一頁紙，可以是保存在某個軟件應用程序的“任務”功能分類中的電子清單，或者是個貼著“項目清單”標籤的塑料文件夾。提示信息（如“3月1日後，與我的會計師聯繫，約定一次會面”）可以保存在書面形式的備忘錄、“待辦事項”文件夾或者電子日程表內。
4、回顧
在紙上記下“需要牛奶”是一回事，而在商店裡回想起“需要牛奶”就是另一回事了。同樣，把“給朋友打電話，詢問他在經歷某件人生大事之後的情況並表示祝福”記錄下來，有別於當你守著一部電話無事可做的時候，喚起對此事的回憶。
我們需要每隔一段時間，全面回顧自己的總體生活和工作情況，並對擬採取的具體行動進行詳細檢查。對於大多數人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現出來的。也就是說，你至少需要每週瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，這非常重要。
5、執行
經過理清、整理和回顧階段的工作之後，最初收集的材料會變成具體的工作清單，而如何選擇工作的執行順序呢？GTD 方法認為，可以用四個標準來進行判斷：
第一個標準是情境，很多工作都會對地點、環境和條件有要求，比如回覆郵件這樣的工作，只能在有電腦、有網絡的情境下完成，所以首先要選擇符合當前情境的工作；
第二個標準是時間，選擇你當前的時間足夠完成的工作；
第三個標準是精力，選擇你當前的精力足以勝任的工作；
第四個標準是重要性，在考慮過這三個標準之後，再來選擇一個對你來說最為重要、能給你帶來最高回報的工作，優先處理。後面的步驟再依此類推。
03、縱向管理工作方法
運用橫向管理方法整理工作計劃的時候，有時會遇到一些相對複雜和棘手的工作，需要集中力量突破，還需要經歷不同的處理步驟。GTD 方法將這種包含了多個步驟的複雜工作定義為項目，項目往往是工作日程中的重點和難點。同時，GTD 方法也提供了針對這類重點工作項目的操作指南。
1、定義目標和原則
既要弄清楚這個工作項目所要達到的目標，也要明確在處理這項工作項目的過程中，你所遵循的原則和價值觀。
2、展望結果
描繪前景。工作項目成功之後，將會是一幅什麼樣的景象，應當在大腦裡清楚勾勒出來，而且能用語言清晰描述出來。
3、頭腦風暴
有了目標和未來成功的景象，在足夠放鬆的狀態下，大腦就開始自動運轉，產生一個一個的想法，這就是頭腦風暴。人們發明了很多技巧和工具，幫助大腦在頭腦風暴中更好地捕捉創意思維的成果，比如這幾年我們耳熟能詳的思維導圖。
不過，比選擇工具更重要的，是在頭腦風暴的過程中應當足夠放鬆，給思維延展留下充分的空間。一開始主要追求數量，不要太在意質量，不要對自己的想法過早給予評判和質疑，要努力打破常規和思維定式。
4、組織整理
要明確項目的關鍵，將推動項目成功所需的條件整理分類，然後把獲得的成果分門別類，在每一類別內部進行評估，形成最佳方案。
5、明確下一步的行動方案
要根據確定的方案，妥善分配資源，努力堅持，直到成功。
舉個例子：
作者給出了一個出去吃飯的例子，假設我們要準備出去吃飯，原始的動機是什麼？可能是因為餓了，或者是朋友之間的社交活動等等，我們的動機就是我們的目標；目標確定之後，我們的腦海裡出現了這個飯局的情景，在一家金碧輝煌的商務餐廳，和朋友一邊碰杯一邊交談，這就是我們的前景和展望。
如果我們認同這種展望，我們的大腦就開始自然而然地開動起來思考一些問題，應該選擇中餐還是西餐，餐廳的環境好不好，選定的餐廳會營業到幾點，人多不多，要不要預定，應該穿什麼衣服，天氣怎麼樣等等。這個時候，我們就已經進入了頭腦風暴的階段。
當我們的頭腦被細節和想法填滿之後，接下來的工作就是組織整理，比如，地點選擇，時間安排，流程和細節，再將頭腦風暴的成果分門別類地進行歸納整理，通過評估形成方案。
最後一個階段，我們就需要開始行動了，拿起電話預定餐廳，聯繫朋友，確定行程，最後收穫一個成功的飯局。
想必大家對於這些一點都不陌生吧，就和我們對工作的處理一樣，先憧憬一下結果，然後想打不停的在大腦中冒出來，最後開始整理和執行。因此GTD的方法將它命名為自然計劃法。
而自然計劃法和 GTD 方法的基本原則是一樣的。按照 GTD 原則，時間管理的核心目標在於緩解大腦的精神負擔，所以我們要建立工作計劃系統，將繁瑣的事務趕出大腦，使我們輕鬆愉快地面對眼前工作。
而自然計劃法的核心，同樣也是緩解壓力、釋放大腦，讓大腦無拘無束地進入頭腦風暴狀態，自然而然地產生創意思維。在這個過程中，不要自我設限，不要過早評價，等到創意想得差不多了，再來考慮整理和執行，避免扼殺創造力。
最後的話:
這本書非常簡單，道理也是通俗易懂，這些方法很多時候是我們已經知道的，但並沒有去留意的。書中很多地方都是重複的，我已經把書中的重要內容整理了出來，希望對大家有所幫助。
我之前還分享過一本《把時間當作朋友》這兩本書的觀點本質上是相同的，都是告訴我們擺脫心智負擔，提升工作能力。感興趣的朋友可以閱讀一下。
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