文 / 王世民
深圳爾雅總裁 | YouCore創始人
著有《思維力》《學習力》《個體賦能》
前言
提高溝通或彙報水平，有沒有什麼可以速成的方法？
一下子到100分的方法肯定沒有，但在現有水平上立馬提高100%效果的速成方法還是有的。
你只要在溝通或彙報前，先自問下面這四個問題就可以了：
1、對方想聽到什麼？
2、我自己要達到什麼目的？
3、我需要講哪些內容？
4、以怎樣的邏輯順序組織？
01 對方想聽到什麼？
跟一個渴得要命的人交流，你是跟他說什麼口味的瓜子好吃，他更感興趣？還是跟他說如何才能喝到水，他更感興趣？
答案顯然是後者。
做好溝通或彙報的第一步就是要弄清楚對方想聽什麼。
否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什麼瓜子好吃一樣，你講得越好，對方嗓子裡就越冒煙，就越不想聽你說。
因此，在準備彙報前，你要問自己：這次彙報是面向誰，他（們）的核心訴求是什麼？
比如，你在做年終工作彙報的時候，你首先得知道這次彙報會面向哪些人，是隻有你的直接領導呢，還是HR和二線領導也都會看。知道面向哪些人之後，你就要換位思考去想一想，他們每個人到底想從你的工作彙報裡看到什麼。是想看到你的工作成果，還是你的態度和努力過程，或者是你在工作彙報裡展現出來的分析總結能力？回答好了這個問題“這次彙報是面向誰，他（們）的核心訴求是什麼”，你就清楚這次彙報要重點準備什麼了。
02 我自己要達到什麼目的？
今年5月份的時候，有位同學跟我反饋：
“我今天去找老闆反饋項目情況，結果老闆說，他本來覺得對項目情況瞭解得挺清楚的，聽我說完後反而覺得糊塗，變得不放心了。”
“我都不敢去找老闆溝通了”，他最後沮喪地跟我講。
我就問他：“你這次去找老闆溝通的目的是什麼呢?”
他回覆說：“我就是將我知道的內容都跟老闆彙報下，讓老闆知道項目的實際情況。”
這就是絕大多數人在彙報或溝通時容易犯的一個錯：目的不明確。
那怎樣才能做到讓自己的彙報或溝通目的明確呢？
方法有兩個：
▼ 1、 用一句話說出這次彙報或溝通的目的
即使我們能很清楚地說出自己要什麼，很多時候別人也不一定能接收到。
如果我們自己都不能說清楚自己要什麼，還期待別人能領悟到，那無異於痴人說夢了。
因此，去彙報或溝通前，你一定要先要求自己能以一句話說出這次彙報或溝通的目的。
如果一開始在腦子裡提煉有困難，可以先用筆寫下各種你想到的話，3句哪怕4句都行，然後再提煉到只有一句話。
▼ 2、用5why驗證這一句話是不是你的根本目的
有時雖然將溝通目的以一句話提煉出來了，但很多時候這句話並不是自己的根本目的。
為了避免這樣的情況發生，在將目的以一句話提煉出來後，你還要再用5why的方法做下驗證。
我們以上面舉例的那位同學為例。他一開始提煉出來的溝通目的是“跟老闆反饋項目的實際情況”。用5why驗證的話，我們就可以繼續追問“你為什麼要跟老闆反饋項目的實際情況呢？”“因為老闆想項目進度再加快一週，但實際是不可能的？”他回答道。“為什麼項目進度再加快一週不可能做到呢？”我們可以繼續問。“因為這個項目裡有一個老闆沒有意識到的重大風險”。到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老闆說明因為某重大風險的存在，項目進度不可能再加快一週。帶著這個溝通目的去找老闆彙報，效果肯定就比“找老闆反饋項目實際情況”要好上很多。
03 我需要講哪些內容？
我經常要看不同顧問寫的管理諮詢報告，有售前的，有項目交付的，也有階段彙報的。
這些報告經常都是動輒100來頁，內容豐富而且製作精美，一般的客戶看起來可能會覺得顧問很專業，而且很用心。
▲ 圖片源自iSlide
但我們行內人就很清楚，因為顧問公司的知識庫很豐富，而且各種報告都有著對應的精美模板，這些管理諮詢報告裡的內容大多數都是複製粘貼生成的。
一般越年輕的顧問，複製粘貼的內容就越多，恨不得將公司知識庫的內容都粘貼在一份報告裡。
而經驗越豐富的顧問，越能從自己這次溝通匯報的目的出發，放棄絕大多數無關緊要內容的粘貼。
這種不從自己的彙報目的出發，盲目填寫很多不相關內容的情況，在我們大多數人的工作彙報中也很明顯。
因為絕大多數公司，工作彙報的目錄基本都是規範好的（如下方的目錄）：
1、當期工作完成情況
2、工作中存在的問題及原因分析
3、下一步工作計劃
因為公司有了模板，我們在做工作彙報時就可能一頭扎進去照著填了，凡是能想得起來的都給寫上去，完全忘了自己這次彙報的目的是什麼。
比如，有人本來應該是想讓公司提供更多的資源支持的，但在工作彙報裡大談特談自己取得的成績，結果領導一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。
再比如，有人本來是想證明業績不佳不是自己能力不行造成的，但在工作彙報裡對業績不佳的各種客觀原因濃墨重彩，結果不僅能力不行的印象未能扭轉，還在領導心中留下了推卸責任的不良印象。
那如何避免以上的錯誤，只講該講的內容呢？
你可以分為兩步來做：
▼ 步驟一：列出來所有自己想講的內容
你可以先用思維導圖列出來所有你想講的內容，這樣做有兩個好處：
◆ 一是可以減小深度思考的壓力，更願意動手去做。
◆ 二是防止在一開始就過濾、丟掉一些關鍵內容。
▼ 步驟二：逐一跟自己的目的匹配
將步驟一中列出來的內容，逐一跟自己這次彙報或溝通的目的匹配，跟目的相符的保留，跟目的不符的刪除或修改得跟目的相符。
比如，若要跟公司爭取更多資源時，對取得的成績要一帶而過，而是要重點強調遇到的困難和挑戰，這樣公司才更願意給你追加資源。
再比如，若想改變因業績不佳帶來的能力質疑，對客觀原因要一帶而過，而是要重點在下一步工作計劃上發力，做出一份能提升業績的可執行的計劃出來，這樣領導就能看到你的能力，從而願意給多你一次機會。
04 以怎樣的邏輯順序組織？
有個廣為人知的傳說，說的是清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時，前期作戰不利，一直在打敗仗。
幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏摺中寫道“…屢戰屢敗…”，曾國藩看後改成了“…屢敗屢戰…”。
結果朝廷看了後，不僅未責罰作戰不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎。
這個“屢戰屢敗和屢敗屢戰”的故事給我們揭示了一個很重要的道理：
同樣的內容，如果組織的方式不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。
那怎樣做才能將要講的內容組織得更出色呢？
你可以分為下面兩步來做：
▼ 1、按照“對方想聽什麼”做修正
你在第三步“我需要講哪些內容”中，已經羅列出所有跟你溝通或彙報目的有關的內容。
不過這些內容還都是從你想講的角度出發的，我們在最終呈現時，要按第一步“對方想聽什麼”的分析結果來對內容做修正。
比如，給老闆彙報項目進度無法加快一週時，不能說“老闆，項目有風險，因此項目進度無法加快”，因為項目進度無法加快不是老闆想聽到的。
你要換個說法，讓老闆知道你是積極支持項目進度加快一週的，只是在推進中遇到了一個繞不開的風險。
修正後的說法參考如下：“老闆，我將項目按加快一週做了實施調整，其中遇到了一個風險，現在的做法是兩種：一是投入更多資源來嘗試能否降低這個風險，但把握很低；二是維持原先的項目進度。”
▼ 2、比較不同的邏輯順序組合效果
所有的內容按照“對方想聽什麼”做過修正後，還面臨一個排列先後的問題：哪個內容放前面，哪個內容放後面。
這個排列順序影響是很大的，像曾國藩調整了下“敗”和“戰”的順序後，呈現出來的意思就完全不同了。
排列可以遵循的邏輯順序有四種：時間邏輯順序，結構邏輯順序，重要性邏輯順序，演繹邏輯順序。
你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時候，可以每種邏輯順序都試下，然後再選用最合適的。
如下圖所示：
05 小結
出色的彙報或溝通需要我們綜合能力的提升，無法一蹴而就。
但如果你能在彙報或溝通前，做一遍下面四個問題的自問，那麼你的彙報和溝通效果一定能在現有水平上，立馬得到大大的提升。
▲ 圖 | 溝通及彙報清單
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我是YouCore，持續分享乾貨文章，主要解決工作三年以上的共性問題：晉升瓶頸、缺乏深度思考、知識不成體系、表達不清等。
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