准备好了发言稿，做好了PPT，是不是就万事大吉、坐等在会上向领导汇报了？
恐怕没这么简单。
开车上路之前，你通常会查看电子地图，看看哪里有拥堵，设计好出行路线。上车后，你会检查车况，看看仪表显示是否正常。做足了准备工作，开车上路才会放心。
同样的，在汇报工作前你也需要进行周密准备，才能确保汇报万无一失！
核对数据
※ 确保数据准确
有一次我给领导做汇报。已经讲了几十页PPT，领导突然打断我：“你退回到第5页我看看。”然后指出：“你这两页之间数据的逻辑关系不对，得不出这个结论。”说完领导站起身来：“你再好好检查一下，看看别的地方是不是也有问题。”然后转身走了。一次汇报就因为数据不严谨而失败了，令我非常羞愧！
高层领导一般都曾是一线业务高手，对于数据的合理性、逻辑性具有敏锐的直觉，汇报时任何疏漏都难逃他们的法眼。一旦被领导抓住破绽，就可能被穷追猛打。
因此，汇报前需要仔细核对数据是否准确，特别要验证数据之间的逻辑关系。
※ 确保数据一致
即便是同一个指标，由于数据来源和统计口径的区别，不同部门也可能在理解上存在差异。如果不事先确认，就可能在会上遭遇相关部门的质疑，导致尴尬的局面。
所以，如果数据与其他部门有关，一定要事先与之确认，以保证数据口径一致，或者能够对差异做出合理解释。
确认结论
※ 与上级领导确认
如果你在汇报中提出的观点有可能引发争议，最好提前与直接上级沟通以获得他的支持。这样的话，在汇报时万一遭到质疑，直接上级就会挺身而出为你“站台”。
千万不要想着“憋大招”一鸣惊人！如果上级领导对你提出的观点毫无准备，你就无法指望他替你解围了。万一上级领导也站出来反对你的观点，你可就悲催了！
※ 与兄弟部门确认
俗话说：“丑话说在前头”。如果涉及对其他部门的负面反馈，一定要提前与相关部门打好招呼，包括情况是否属实、表述是否恰当——毕竟在老板面前被人揭短不是一件愉快的事。大家低头不见抬头见，彼此总要给些面子。
估算时间
你有没有经历过这样的场面？
前面的汇报讲得非常细致，突然一看表发现时间只剩五分钟，竟然还有一半内容没讲！于是只好道歉：“真不好意思没时间了，下面我挑重点讲讲吧！”结果后面变成“蜻蜓点水”，汇报在匆忙中结束。
如果不事先计划好时间，汇报就容易出现“头重脚轻”的情况。如果准备了精彩的内容，结果由于时间的缘故不得不割舍，真是太遗憾了！
在职场汇报的时候，如果给予的汇报时长为20分钟，其中用来讲述的时间也就10分钟左右。你需要给过程中的质疑和最后的提问环节留出充足时间。
要想从容利用时间，你就要事先做好时间规划，设计好开头、中间、结尾各部分的大致时长。汇报的时候，通过把握几个关键节点控制好汇报的节奏，或者请同事现场给你暗示。
演练评估
有人说：“我有演练啊！每次汇报前我都把PPT从头到尾通读几遍。”
这叫“熟练”，不叫“演练”。
所谓演练，就是完全模拟实际汇报的情境，完成至少一次完整的宣讲过程。一个人把汇报内容在心里无声地过一遍，是起不到演练效果的。
只有通过演练，才能发现语速、语调、音量是否合适；
只有通过演练，才能发现结构是否合理、观点是否鲜明；
只有通过演练，才能知道哪里语句不够精炼、衔接不够自然；
只有通过演练，才能体会整个汇报的节奏感和流动感，从而形成身体记忆。有了身体记忆，才能减少思路阻滞，实现自然流畅的临场发挥。
在演练时，我们需要构建与实际情况尽可能相似的场地环境，包括空间的大小、讲台的位置、有没有话筒等等。
你还要邀请几位熟悉业务并且乐于坦诚交流的同事扮演听众，在过程中像领导那样随时打断你，挑战质疑你的观点。你可以给同事们做一下分工：
- “时间郎”负责检查整体和每个部分是否超时；
- “哼哈将”负责检查有没有口头禅；
- “语法官”负责检查表达中有没有语法错误；
- “形体师”负责检查肢体语言的恰当性。
演练结束后，你要邀请同事们对你的表现给出反馈：
- 汇报主题突出吗？论证逻辑清晰吗？
- 讲话的语速、语调、停顿运用如何？
- 有没有“嗯”“啊”之类的口头禅？
- 讲话时的表情和肢体动作是否自然？
- 整个汇报的时间分配和时间控制是否得当？
- 回答问题是否从容镇定？回答的质量如何？
如果找不到听众，你也可以在会议室面向虚拟的听众演练，同时用手机拍下视频，事后回放检视。实在没有条件，自己在家对着镜子演练也是一个替代的办法。
准备问答
无提问，不汇报。汇报必定有问答环节。
要想在问答环节从容不迫，就需要对领导可能问到的问题进行针对性准备。
你可以自己准备问题，也可以请同事以头脑风暴的形式生成问题。对于每一个问题，你要事先精心准备答案，做到烂熟于心。在演练时，你需要像在实际汇报中一样，对每个问题进行规范、完整的回答。
即便像乔布斯那样的演讲大腕，在产品发布会之前也会用十几天的时间精心设计和演练。他们为了追求最佳效果，甚至会规定说每一句话时站立的位置、每一束灯光投射的方向。
台上轻松写意的背后，是台下精益求精的雕琢。把功夫下在前头，才可能现场应付裕如，立于不败之地！
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