做主管的他,却去当下属的“助理”,最笨的管理就是事必躬亲

小刘很苦恼,因为他有一个事必躬亲的主管。无论做什么事,他的主管都要插上一手,好像什么事情都不放心让小刘去做。

甚至有一次小刘正布置会场,主管又溜达过来,看了一圈也没找到什么差错,最后认为椅子的距离有问题,于是挨个儿把每个椅子向后挪了两公分。

小刘认为,主管既然把工作安排给下属,就应该让下属放手去干,因为每个人都有自己的工作方式,并且每件事也不是只有一种方法。没有哪个标准可以证明,那个椅子向后挪了两公分就是对,不挪那两公分就是错。

因此主管的这种工作方式,不由得给下属的感觉就是:似乎无时无刻都在担心自己的权威地位,唯恐下属的能力超过自己。于是,无论下属做什么事,他总要挑出一些毛病,然后由自己来修正,这样才能显得自己高于下属。

像这种事无巨细什么都管的主管,很容易打消下属的工作积极性,让下属感觉不被信任,这样的管理,会促使一些有能力的人离职。

做主管的他,却去当下属的“助理”,最笨的管理就是事必躬亲

主管的权威不是用警告换来的

所以一个好主管,应该在下属工作的时候,及时地给予鼓励和认可。

那种在工作中,处处和下属比高低,要显示自己更厉害的主管,其实是最累的主管,也是最笨的主管,他并没有在做管理工作,而是把下属的工作又重复了一遍,差点儿成了下属的助理。

还有一种相反的管理,是什么也不管,俗称甩手掌柜,这样也不是一个好主管。如果给下属的空间太大,也容易惯坏一些混饭吃的人,造成忙的忙死,闲的闲死,完全是一种没有管理的散漫状态。

这时似乎产生了一个矛盾:主管的管理思维和下属的工作方式有些不太和谐。

先让我们看看在《管理学》中,对管理的定义是:

管理,指的是协调和监督他人的工作活动,从而使他们有效率、有效果地完成工作。管理者,需从事计划、组织、领导和控制的活动或职能,以有效率和有效果地协调他人的工作。

定义中提到,管理就是管理者通过“计划、组织、领导、控制”这4项管理职能,协调和监督他人的工作,从而达到有效率、有效果的完成工作。

而每一位下属都有自己的思维模式和人性特征,他们会以自己的理解去探索工作方法,也就是说他们会在一定的空间内来回尝试,最终找到自己认为有效率和有效果的工作方法。

如何使主管的管理与员工的思维模式达成和谐统一呢?这里需要遵循一个效应——钟摆效应。

钟摆效应是一个物理原理:

当一个摆锤所处的初始位置越高,那么根据动能和势能转化原理,它摆过最低点后能够到达对面的位置就越高。

在《云南财贸学院学报》上,又有一段关于企业管理中,人性的钟摆效应分析:

对于个体人性的“钟摆效应”,是社会中一个比较常见的现象。根据物理学原理钟摆在左右摆动的过程中遵循着两个很重要的特性:一个是钟摆左右摆动的平衡性,另一个是钟摆左右摆动的等时性。钟摆始终沿着中间的一条等分垂线左右等时等距地摆动。这一点与人的特性非常相似。

人性的“钟摆效应”,就是人们会在一定的范围内去尝试左右摆动的极限,然后通过不断的修正和调整,找到能让自己保持平衡的活动范围。

因为人是需要有活动空间的,如果把人禁锢在一个点上,会有窒息感,就像是关禁闭一样,那就是一种惩罚,所以也不可能产生工作效率和工作效果。

那如何把钟摆效应运用到管理中,让下属的工作产生工作效率和工作效果呢?

一、给下属自主分析的空间

如果把主管的理论和方法,强制灌输给下属,那是在把下属当作傀儡,无异于洗脑。当主管传达完任务和想法后,下属会在理论和实践中不断调整,最终确定自己的工作方法。

依照钟摆效应,就先允许下属自主分析理论和实践的差距,让他在期间以左右摆动的方式,找到平衡的工作方法。

但这并不是说,主管要任下属随意尝试,而自己袖手旁观。依照前面讲的管理的定义,管理者要充分利用

计划的职能

所谓计划就是定义目标,确定战略,制定计划以协调活动。

比如前面讲到的小刘布置会场,那么主管只需制定出参会人员的计划,比如推销玩具类产品,需要邀请10位家长带着他们的孩子。那么下属就可以自行主张,如何按照孩子和大人的需求安排座椅了,完全没必要主管亲自去吹毛求疵那两公分的距离。

做主管的他,却去当下属的“助理”,最笨的管理就是事必躬亲

当下属拥有了相对充分自由的空间,能够通过自我决定和对比分析做决定,也就让下属获得了不断成长成熟的机会。在某种程度上也调动了下属参与管理事务的积极性,无形中还能减轻主管的工作压力。

二、允许下属的试错行为

人性“钟摆效应”就是一个不断试错的过程,即使是那些精确度要求非常高的工作,也是在无数次试错的练习中打磨出来的。因此当主管安排一项工作任务时,要求下属必须一次性做正确,显然是不太现实的。更何况有些工作的正确答案也不止一个,也许下属的做法不符合主管的预想,但不一定就不正确。

当然试错要有限度,也不能任由下属随心所欲。这时就可以用到管理中的组织和领导职能

组织,就是决定需要做什么、怎么做、谁去做;领导,就是指导和激励所有的群体和个人,解决冲突。

仍然以安排会场为例,主管应该提前制定费用的预算,并且安排由谁去采购所需物品。如果小刘突发奇想,要为每一个到会场的小朋友准备一份大礼,那么整体预算就不能超出主管提前制定的标准。这时,制定的预算就帮小刘修正了错误。又或者小刘为了给小朋友买礼物这件事,和负责采购的同事发生了矛盾,主管就要出面协调矛盾和解决冲突。

做主管的他,却去当下属的“助理”,最笨的管理就是事必躬亲

这样就能充分体现出,让下属试错和履行管理职责的和谐统一。

允许下属在一定范围内犯错误和改正错误,也是在培养下属成熟成长的过程。允许下属犯错不等于放任和鼓励犯错,这个过程的重点是引导下属在纠正错误的同时,吸取教训总结经验。并且主管还应该针对下属犯错误的类型和性质,给予不同程度的处理。这样才能起到管理的效用。

三、帮助下属在摇摆不定中,找到方向感

“钟摆效应”虽然能让人享受一定程度的自由度,但也容易在摇摆不定的时候失去方向感。因为人在实践过程中,会遇到各种的干扰或诱惑,难免会偏离大方向,或者偏离重心,产生不稳定感和焦躁不安的状态。

管理工作,就要根据这一个钟摆效应的副作用,及时采取控制措施

控制是管理概念中的第4项管理职能:

控制活动以确保工作任务按计划完成。

在《管理学》中,控制活动是一个三步骤过程:

①测量实际绩效

②将实际绩效与标准进行比较

③采取管理行动

假设上面的例子中,小刘安排会场的时候,注意力过于集中在小朋友身上,比如:小朋友的座椅、小朋友的礼物、小朋友的零食、小朋友的娱乐设施、以及安排小朋友的游戏环节等,把一个推销产品的会场布置成了游乐场。

做主管的他,却去当下属的“助理”,最笨的管理就是事必躬亲

当主管观察到这一现象后,就应该采取控制职能

首先,通过测量实际绩效的步骤,评估哪些项目与推销产品无关,采取适当的减免。比如娱乐设施与推销产品无关,儿童座椅、零食、礼物和游戏环节有辅助作用。

其次,将实际绩效与标准进行比较,儿童座椅没有必要采用各种动物形状的摇椅,只用有卡通图案的塑料小椅子就可以;礼物可以象征性地准备一件小布偶;游戏环节以玩具产品为主,安排一个游戏;零食作用不大,可以考虑取消。

最后,是采取管理行动的时候,围绕着推销玩具类产品的主题,和预算经费的额度。主管可以行使自己的控制职能,取消小刘安排的娱乐设施和零食两个项目,修改儿童座椅和礼物以及游戏环节的标准,最终达成会场的布置任务。此处仍然强调一句:座椅的摆放距离是否差两厘米,主管真的不用考虑(这句话有挖苦小刘那个主管的嫌疑)。

最后做个小结:

作为一个懂管理的主管,在行使自己的管理职能(计划、组织、领导、控制)时,要充分考虑下属的人性中的“钟摆效应”

让下属在左右摇摆的思维方式和试错行为中,寻找到实现自身价值的平衡点;

给予下属相对自由的决策空间;

从而调动下属的工作积极性,使下属能够有效率、有效果地完成工作任务。


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