多年的會務實踐，使我深深地體會到要成為一名合格的會務工作者，就必須用心辦會，念好“五心”經。
一是增強事業心，克服畏難心理
會務工作繁雜瑣碎、責任重大，其工作性質決定了要經常面對各級各部門主要領導，工作上稍有不慎，就可能造成比較嚴重的後果。因此，勝任這項工作，首先要有正確的思想認識，擺正自己的位置，克服畏難心理，保持一份平常心。要辯證認識自己工作的性質和特點，在看到工作具有一定的特殊性，必須時刻舉輕若重、小心謹慎的同時，還要具備一種膽大心細、深謀遠慮的大氣。
只要我們增強事業心，保持平常心，認真處理好會務工作的每個環節，把各項工作都做到位、做到家，就沒有不可能完成的任務。
二是工作有重心，避免事務主義
這個重心是什麼？就是會務運作的規範化。每場會議，不論其內容如何不同，在會議組織上都會有相通之處。作為高效的會務工作者，應重視會務運作的規範化，用完善的制度來規範工作。
在實踐中，我們通過規範會議流程以及上會議題報送的要求、格式化會議方案、明確會務涉及處室的職責、控制與會人員範圍、優化會議通知等方面的制度化建設，有效地精簡了不必要的環節、減少了工作上的扯皮、避免了不必要的失誤，達到了用機制來辦會、把自己從瑣事中解脫出來的目的。
三是平常多留心，堅持與時俱進
會務工作看似簡單，但要辦好卻十分不易。辦好會務，功夫在會外，關鍵是平時多留心。
一是平時要多學習，清楚辦會的程序，明確辦會的關鍵。還要多瞭解上級單位、其他地方在辦會方面的做法，對他們先進、有效的經驗，要積極借鑑，不斷優化和改進會務辦理方式方法。
二是平時要多留心不同領導的工作風格。不同領導有不同的工作習慣、不同的辦事風格。在與領導相處過程中，要學會留心觀察，瞭解領導的風格、適應領導的風格，做到因人制“會”。比如，有的領導習慣在會議討論過程中作出決策，那麼會議記錄時就要十分注意聽會，不能按照一般會議領導人最後總結的模式進行記錄。要通過平時的經驗積累，達到提高業務水平的目的。
四是處處皆細心，確保不出紕漏
“會務工作無小事”，不要輕易放過任何一個細節，對座次、會議材料、音響等容易發生問題的地方更要細心。在辦會過程中經常會出現一些“怪事”，比如：明明上午話筒用得好好的，但下午正式開會時卻“一言不發”；所有與會者的會議材料齊全，但主要領導面前的會議材料缺頁；領導座次順序弄錯等。要解決這些問題，就必須進行耐心、細緻的檢查。因此，一個優秀的會務工作者必須要有一種不厭其煩的耐心，必須要有一雙老鷹一般銳利的眼睛，及時發現存在的問題。
在實踐中，可以堅持會前“三巡”的做法：一是對照會議安排巡查一下會場座次有無疏漏，有無錯排、漏排的現象；二是巡查所分發的會議材料特別是發給參會領導的會議材料是否足夠、順序有無差錯、文件內頁有無缺碼等；三是巡查會場的音響是否正常運行。
五是遇事要靜心，做到靈活應變
會務辦理過程中，經常會有一些意外情況發生，比如原定不來的領導突然到會、領導的會議材料缺頁、與會人員突然發病、會場突然停電、領導臨時要求某人到會等。這些情況會打亂原先的工作步驟和安排，帶來一些慌亂，但是作為一個有經驗的會務工作者，必須養成一個臨事不亂的心態，做到每逢大事要靜心。一方面，要善於未雨綢繆，注意做好會場應急預案，把可能發生的問題和困難考慮周到，提前準備應對的辦法。另一方面，一旦發生突發事情，要沉著鎮定，迅速反應，按照預案應對或者及時進行靈活處理，以保證會議順利進行。
（文章摘自《秘書工作》雜誌2005年第2期。原題目：《辦會五心經》；作者：翁國平）
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