Excel卡恩有數-005必會Excel技能：製作你的第一張數據透視表

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如果要讓我說，Excel中最需要掌握的功能是什麼，我會選擇兩個，一是“數據透視表”，二是“VLOOKUP函數”。

我們這一節，就聊下非常高效的“數據透視表”，掌握這個，可以減少不少加班。

如果你正想系統的學習Excel，請一定訂閱，並跟進關注直到專題結束。本專題適用於有基礎電腦操作知識的個人。

下面我們開始吧！

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數據透視表（Pivot Table）是什麼？

在最基本形式中，數據透視表獲取表格的數據並進行彙總，這樣人們能夠了解數字含義，而無需鍵入任何公式！它是一種交互式表格，所進行的計算與數據跟數據透視表中的排列有關。

之所以稱為數據透視表，是因為可以動態地改變它們的版面佈置，並可以按照不同方式分析數據，如果原始數據發生更改，則可以更新數據透視表。

我們來看個更復雜點的彙總：

除此外，通過插入數據透視圖，可以以圖的形式顯示他們：

什麼時候用數據透視表？

當你需要處理的表格：數據量大且規範（重要！！！重要！！！），需要彙總，並且隨時可能需要做調整變更時。

創建數據透視表的第一步——確認表格是“規範的”

要製作一張好的數據透視表，我們首先應該保證表格符合做數據透視表的“規範”。製作數據透視表要求表格數據完整無缺。

在創建數據透視表前，要做好兩項確認工作：

1.每一列要有命名。

2.每一行不能有重複並且表格中不要存在空單元格。（如果有，請設法糾正）

“字段”的概念

在數據庫中，大多數時，表的“列”稱為“字段” ，每個字段包含某一專題的信息。“字段”是處理數據和數據表時使用的一個傳統術語。 就像上面表格中，”日期“、”業務員“、”產品“、”金額（單位：萬）“這些都是表中所有行共有的屬性，所以把這些列成為”日期“字段、”業務員“字段……

我們把表中的每一行叫做一條“記錄”，每一條記錄包含這行中的所有信息，記錄在數據庫中並沒有專門的記錄名，常常用它所在的行數表示這是第幾個記錄。字段是比記錄更小的單位，字段集合組成記錄，每個字段描述文獻的某一特徵，即數據項，並有唯一的供計算機識別的字段標識符。

初識數據透視表字段列表

在數據透視表的菜單和按鈕中，會大量使用到“字段”一詞。如果現在你習慣了它，製作數據透視表時將事半功倍。

在數據透視表操作中，會有上面一張圖出現，我們先認識下：

• 篩選器(分頁)
• 列標籤（列字段）
• 行標籤（行字段）
• 值（彙總方式）

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開始創建第一張數據透視表

當我們按流水賬方式記錄下業務員的業績後，我們在月末或季度末等時間就會有彙總的需求，我們想知道，現在某個時段，哪個業務員業績總業績高，他們都賣了什麼產品出去，或者哪個產品賣的數量最多。

我們先單擊所創建表格內的任意一個單元格，然後點擊【插入】-選擇數據透視表。

這時我們會看到一個創建數據透視表的嚮導：

創建數據透視表過程中需要注意的事項：

1.數據源的選擇；

2.數據表放置位置的確定；

關於上面第一點，我們單擊所單擊所創建表格內的任意一個單元格時，Excel會自動識別我們所創建的表格區域，如果無需修改，默認就好了。當然如果你要分析的數據不再此表中，需要從外部導入，則選使用”外部數據源“。

關於第二點，數據透視表放置位置提供了兩個選擇，默認是建一個新的工作表（sheet）創立，當然你也可以選擇現有工作表，點擊表中你要放置的位置單元格就好了。

關於數據透視表放置位置的建議

數據透視表的完整名稱是：數據透視表報表。報表基於數據，通常人們傾向於將報表獨立於數據本身來看待。現在，可以將數據透視表放在數據所在的同一工作表。但

大多數時候，數據透視表需要佔用大量空間，因此最好將它放在新工作表上。

完成上述動作點擊確定後，則會出現如下數據透視表字段面板。

我們先看”金額“字段，如果能夠對它彙總，豈不是很好。”金額“字段是數值字段，因此放在”值“當中做求和運算。

行標籤是需要一個劃分值字段所依據的條件。為此，我們將”業務員“、”業務員和產品“、”業務員和日期“多種組合拖到行標籤中。於是我們得到如下表格。

我們也可以將字段拖到列標籤中，得到其它形式的數據透視表：

注：當你覺得字段拖入後合適時，只需要將字段拖移出面板就行了。

關於數據透視表字段的面板的總結

在使用字段列表時，可以這樣想。

行字段位於左側，列字段位於頂部。每個字段都為值字段提供了一個條件，值字段對它們進行求和（默認是求和）。

問題來了，值字段只能求和嗎？

並不是這樣，我們還可以根據需要對值字段指定彙總條件，比如進行計數、平均值、最大最小值……當然這樣做要有意義，根據數據需要選擇。在值彙總依據下面還有值顯示方式，可以根據需要顯示百分比（這在進度考察上很實用），此方面不做詳細說明，大家根據需要選擇，才能做出高效好用的表。

關於篩選器，篩選器可以對數據透視表的表格，按篩選器指定字段的條件進行篩選，動態顯示篩選結果。大家可以試試。

開啟一張動態的數據透視表

何為動態數據透視表？由於流水賬每天都在記，

我們希望數據透視表每次可以在我們增加記錄時，數據透視表在刷新後同樣動態的實現數據更新。

我們看個簡單的例子：

如果我們在表內更新內容，數據透視表刷新後可以更新，但是如果新增一條記錄，刷新後數據透視表沒有反應。

原因是什麼呢?在於我們在數據透視表的區域選擇上沒有包含後面增加的那一條。那我們總不能每一次都重新選區域再刷新吧。當然不用，在這裡，給大家說個技巧。學會了，就不用加班了。

首先，框選我們表格內容的區域，然後選擇【插入】-【表格】（在數據透視表按鈕旁邊），這樣Excel會自動為我們的表命名，這個表現在就具有擴展區域功能了。

我們來試下看看：

這樣一步操作，我們就可以新增記錄後，刷新一下就完成全部操作，不需要再重新選擇表的區域了。

可謂非常完美。

好了，這就是本節數據透視表的主要內容了，一定記得用工作中的表格練習一下。其他細節問題，大家可以結合工作中遇到的問題，評論區留言，幫助解答。歡迎轉發，幫助更多職場辦公軟件小白。

如果你正想系統的學習Excel，請一定訂閱關注，並跟進觀看直到專題結束。希望大家持續的分享、評論，問我問題。我很樂意回答我收到的每一個相關問題。在卡恩有數，沒有高深的電腦技巧，只希望用淺顯易懂的語言，讓大家能夠真正系統的快速掌握Excel技能。