費用報銷，多而雜，是百分之八九十的上班族都會接觸到的一項常規性的事務。每個公司針對費用報銷，都會制定出具體的規定。一般來說，日常費用報銷主要包括業務招待費、辦公費、差旅費、電費、水費、電話費、租賃費、審計費、諮詢費、維修費、低值易耗品購置費、會議費、培訓費等。這些日常費用，無論你是財務人員還是非財務人員都會遇到，財務人員要懂費用報銷是應當的、也是必須的，因為她們就是吃這碗飯的，不會不行呀。
可咱們非財務人員，為啥也要懂點費用報銷呢，原因有二：其一，費用報銷貫穿於你工作的方方面面，作為上班族，無論你是出差、接待、參加會議、又或者預支款項都會涉及到費用報銷，所以你不得不學點，不得不知道點；其二，如果你不懂公司費用報銷的那些事，比如，不瞭解報銷範圍、不清楚報銷標準、不知道報銷簽字流程、不掌握費用報銷截止時限要求等，極有可能造成你花出去的錢不能報銷，又或是隻能能報銷一部分，最終造成自己倒貼錢，吃虧的還是自己。再者說，如果自己不知費用報銷制度、流程，不會填制費用報銷單，經常指著依靠別人幫忙指點，一兩次還可以，時間長了，那點人情也就沒了，正所謂靠山山倒，靠樹樹倒，還是得靠自己。
今天，我們就來聊聊費用報銷有那些坑，好讓我們非財務人員都能踏坑而過，安全著陸。
一、不清楚規則，白忙活一場。
俗話說“凡事預則立，不預則廢”，我們在做任何一件事情之前，都要有所準備、有所瞭解。費用報銷也不例外，這跟你到了一個新的崗位，你首先要了解崗位職責、職能，瞭解周圍的同事，瞭解規章制度等是一個道理。在費用報銷前，要清楚的知道單位內部費用報銷管理規定及相關的報銷流程。比如報銷費用涵蓋的範圍、報銷標準、報銷審批流程、報銷時效要求等。管理規範的公司，內控制度很嚴，很多費用的報銷會牽扯到公司內部幾個部門的專業意見，報銷事項在發生前就應取得這些內部部門通過的審批意見。如果不瞭解這些規定，極有可能造成已支付的費用不能報銷，導致白忙活一場。
二、只顧花銷，不管發票的事。
既然要報銷費用，就要有憑據，那什麼是憑據呢，發票就屬於憑據，發票是員工報銷最基本的憑證，通常情況下沒有發票不能報銷。再說，沒有憑據，怎麼證明你確實花錢了？又怎麼證明你的錢花到哪去了？財務又拿什麼入賬呢？所以，一來，在開支前，就要問問對方有沒有發票？沒有，就火速換一家，不怕錢花不出去。二來，要看看發票合不合規範，一般來說辦公費、水電費、印刷費、各類外包服務費、物料採購費用等可以使用專票報銷，但餐飲發票、員工交通費用發票、KTV、會所、業務招待饋贈禮品、酒吧、為員工福利發生的發票等可以使用普票報銷。
此外，還有幾個點需要注意：1）取得發票上要有銷售方發票專用章，而且要跟銷售方名稱一致，否則無法報銷；2）發票上要有納稅人識別號，沒有納稅人識別號，不符合規定，不得作為稅收憑證；3）發票的品名如果是辦公用品等籠絡名稱，欠缺具體明細不可以報銷；4）取得的發票上註明的內容一定要與實際報銷的內容相符，不可掛羊頭賣狗肉，鬧出笑話。等等……此處不一一列舉了，林林總總，各種情況我們都要注意和考量。
三、填報銷單，茫然不知所措1
很多人在拿到費用報銷單的時候，都茫然不知所措，不知該如何下筆，越是這個時候越要鎮定，拿出落筆無悔的氣勢，並注意以下幾個坑，打敗它不是問題。一是報銷單上字跡不得塗改和勾抹，填錯了，就再來一遍，重新填寫。二是報銷單上的報銷部門、報銷日期、摘要、金額、附件是必填項；雖然各個企業的報銷單不盡相同，但都大同小異。三是報銷單上的大小寫金額要一致。小寫金額前加“￥”，小寫金額與人民幣符號不得有空格，不得連筆，如：￥5000.00，不能寫成：￥ 5000；大寫金額無數字部分用零或ⓧ填充，不可留有空白，以防被偽造、篡改。四是簽字要規範、完整、真實；費用報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均要簽字，不可仿冒、塗改。五是報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。 掌握以上幾點，費用報銷單的填報就可以一錘定音了。
四、票據粘貼，完全不講章法
票據粘貼雜亂無章，長長短短，不美觀也不規範；甚至票據上的日期、金額等重要信息，被膠水粘住，根本看不清楚，簡直是不忍直視。那應該如何粘貼原始票據呢，要對原始票據進行分門別類，再按時間排序，依次粘貼到粘貼單上，講究左對齊、上對齊，均勻粘，不能厚薄不均，確保單據平整，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。
五、費用報銷，不講時效
費用報銷的時效要求，每個公司的具體規定和要求不一樣，原則上票據的日期不能跨年，即票據的日期不能是以前年度的，最好是今年的票據就在今年報銷入賬，這樣可以防止有心人將票據重複使用，規避財務風險。我們個人一定要遵循公司費用報銷規定，及時報賬，切不可推遲拖延，以免錯過報銷時效，也可以降低原始單據丟失、無法報賬的風險。
咱們非財務人員，只要能成功避開以上幾個費用報銷的坑，就能避免犯低級錯誤、被人笑話；也就不用求人幫忙，又欠下一筆人情債。
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