总部接触到了一个俄罗斯的客户,正好我们这里可以加工他们的产品,于是便把客户资料推荐给了我,起初只是邮件一带而过我并没有放在心上,突然某天下午接到了一个未知号码来电,聊了几句才知道对方是俄罗斯的某某,我联想到了几天前收到的外商邮件,顿时豁然开朗,虽然明白了对方的意图,交流却成了问题,他的俄式发音,我也多年口语未用,支吾了半天大家都认为应该用邮箱交流。但是交换邮箱信息的时候,又犯了难,邮箱中有下划线,这个怎么用英语表述呢,后来才知道,下划线是underscore.
兜兜转转从别处拿到了对方的联系方式,从前期的联络中我已经大概知道了他的需求,简单的邮件沟通后,他确定将零件发过来加工,对于这样的外商客户我是第一次接触,满怀期待和激动,对于流程和文件的提供缺失疑虑重重。很快我就收到了DHL的国际物流,不得不说俄商的办事效率还是挺高的,但是我们内部因为假期缘故,再加上园区蒸汽管路维修,生产受到了影响,100个零件,花了将近一个月的时间才完成。
前期担忧的事情还是遇到了,关于付款以及发运方式,我没有任何资料可循,了解到总部有对外贸易的窗口,我向总部的工作人员,了解大致需要什么手续和文件,对方的邮件中也会提到类似海关编码,发票等信息,就从这些七拼八凑的信息中我摸索到了整套流程需要的资料。关于产品发运,我联系了当时发货过来的DHL工作人员,怎么来的怎么回去,他向我简单地说明了一下,发往俄罗斯的产品发票与其他国家不同,客服那里提供了相应的模板给我,仔细比对一看,之前自己填写的还真有不少问题,幸好及时改正。
参照网上的资料,在DHL官网下单寄件,不得不说DHL的网站虽然看上去繁杂,但是很有条理,只是严格要求英文状态输入,一旦输入非英文字符就弹框提醒。邮编在这里成了非常有效的信息,输入邮编数字就可以显示大概的地址,自己再完善具体街道路牌即可。我预约了取件服务,期待自己第一次的国际贸易能圆满完成。今天我急不可耐地联系了那个DHL工作人员,我知道这个辖区就是他负责,他反馈说没有收到预约信息,没办法只好通过客服再约一次,好事多磨,到了下午DHL终于上门取件,他仔细比对了我提交的文件,让其总部同事确认后告知我运单和发票没有问题可以寄送,终于一颗悬着的心可以落定,本来以为自己会无比激动,看着DHL的车子远去内心却也很平淡,我欣慰的不是寄了个跨国件,而是通过不断地问,猜测,摸索,沟通把这事做成了,回到办公室平静地给对方发了封邮件:
Dear Sir
Today the DHL staff had taken the parts and the delivery number is 1234567,when you get it please feed me back.i am sorry that it takes a long time to complete the whole proecess please take my sincere apology.After this,i believe the trade will go smoothly and we are looking forward to more business cooperation.Thanks.
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