管理大師愛德華茲·戴明曾說：“除了上帝，任何人都必須用數據說話 。”
那人力資源數據分析報告只是將數字信息彙總到Excel表格嗎？
當然不是，這是大家對於數據分析的一個錯誤理解。
其實最初我對它的理解也存在這個誤解，就像大家認為招聘不就是篩選簡歷、電話邀約、面面試而已嗎？
記得剛做招聘那會，有一次領導讓彙報招聘進度如何？入職6人，數字看上去實屬單薄了些，但要說篩選簡歷、電話邀約或者面試，又太過家常些。沒辦法，只好弱弱地回了一句入職6人，搞得自己像是一個月沒幹活似的。
這就是為什麼“用數據說話，讓成果可視化”的原因所在。而另一句“不會做數據的HR不是優秀的HR”，就足以證明數據對於人力資源管理的重要性。
那人力資源數據分析報告要如何做呢？
一、為什麼要做人力資源數據分析
隨著數字化時代的來臨，人才的競爭也勢必成為左右企業發展的重要因素之一，作為HR從業者，通過“覆盤過去，審視現在、展望未來，”一方面發現問題，並找到解決問題的根源，用切實可行的方法解決存在的問題；另一方面，基於以往的數據分析，預測內外部人力資源發展趨勢，為企業組織內外部優化以及提升人力資本管理效率方面提供強有力的數據支撐，也將是HR由成本部門轉向盈利部門價值的重要體現。
01 什麼是數據分析？
數據分析是將收集到對公司有價值的資料或信息，通過科學的統計分析方法，加工、整理數據，以求最大化地開發數據的功能，發揮數據的作用，形成結論和行動方案，為公司創造價值的過程。
02 什麼是人力資源數據分析？
人力資源數據分析是運用數據分析的手段和形式， 達成公司人力資源管理工作的目的和目標，並能夠讓人力資源管理工作持續為公司創造價值的管理過程。人力資源數據分析無疑是一份“會說話的數據”。
二、弄清人力資源數據都分析些什麼
說道人力資源管理離不開人力資源規劃，招聘配置、培訓與開發、薪酬福利、績效考核、員工關係這六大模塊，而在人力資源數據分析上除了這些，還有財務的利潤表、資產負債表、現金流量表同樣也是數據分析必不可少的指標之一，只有基於財務數據之下的分析報告才是管理層所關心的，並以可量化、可測量的關鍵性指標的形式予以呈現。
具體可歸納為數量和結構層面、管理層面、成本運營三類。
01 基於數量和結構層面的數據指標
- 數量指標：期初人數、期末人數。
- 結構指標：崗位分佈、人員結構、年齡、學歷、司齡。
- 流動情況：員工入職率、員工離職率、內部變動率。
02 基於管理層面的效率指標
通過人力資源在各模塊上的管理效率分析，可以有效地瞭解到各模塊的實施效果情況，比如招聘完成率、培訓計劃完成率、員工滿意度等。
03 基本成本運營類數據指標
基於財務基礎的人力資源數據分析，能夠有效地為管理層提供巨大的數據支持 。比如，人力成本、人力成本費用率、薪酬福利率、勞動分配率、人均產值、人均資本投資回報率等等。
三、人力資源數據分析報告如何寫，5個步驟來幫你
第一步 從需求者的角度，明確報告定位，拆解數據指標
前面說過人力資源管理是由六個模塊組成，而這六個模塊即相互獨立又相互聯繫，指標可多可少。
比如，招聘在數據統計與分析方面主要包括四大類指標：關鍵績效、招聘過程、渠道效果、招聘成本。各類指標都有相應的計算方法和展示方式，當然，不同企業的指標和展示方式也不盡相同的。
所以說什麼樣的人力資源數據報告才是管理層所關心的呢？這個定位就需要在做數據分析之前與管理層溝通確認好數據指標，只有以客戶需求為導向開展的數據分析才最好的，而並非指標越多越好，越全越好。
第二步 基礎數據收集
數據收集的方法有很多種，問卷調查、訪談都是很錯的方法，而對於人力資源方面的數據收集更在於歷年來的數據積累和存儲，以及現有人力資源的各個數據信息，結合確定後數據分析指標，有針對性地開展數據收集工作，而不是憑空估算。
第三步 分析方法
數據分析方法紛繁複雜，專業數據分析就更多了，對於HR從業者來說，找到適合自己的方法才是最好的，比如，對比分析法、圖文分析法、漏斗分析法。
01 對比分析法
正所謂，沒有對比就沒有傷害。
將兩個有關聯的數據進行比較，找出數值間的差異。一般來說，對比有兩種，時間對比分析法和空間對比分析法。
從時間上比較，最常用的是環比、同比
- 環比：和上一報告期數據對比。比如2020年1月比2019年12月比較，在數據提取上相對連續。
- 同比：與去年同一報告期數據對比。比如2020年1月比2019年1月比較，與環比相比數據不存在連續性。
同比和環比在人力資源管理數據分析中，按照時間劃分可分為日、周、月度、季度、半年度、年度的同比分析與環比分析。
從空間上比較，又可分為對內、對外
- 對內：公司內各部門之間數據指標的對比分析。
- 對外：同一數據指標，本公司和標杆企業所進行對比分析。
02 圖形分析法
將數據或信息轉化為可視化圖形，從而讓數據信息更加直觀的形式展示出來。常見圖形包括柱形圖、餅圖、折線圖、條形圖、面積圖、散點圖、雷達圖等。
03 漏斗分析法
有點像倒金字塔，是一個流程化的思考方式，主要是將整個環節上的問題羅列到一個分析漏斗上，根據每一個環節上的數據轉化率，從而發現問題，優化該步驟，最終達到解決病灶的目的。而這個更適合於像招聘這種有一定變化和流程的分析中。
第四步 如何呈現
有一句話說得好：文不如表，表不如圖。
則指出一般數據呈現在於“表格優先於文字，圖形又優先於表格”。而這三種在呈現形式上各有優缺點，但整體呈現效果略顯單調，反而“圖文並茂，可以令數據更加生動活潑，不僅提升了視覺衝擊力，還展示數據更為突出”。常見的呈現形式包括word文檔、execl文檔、ppt文檔等。
01 WORD文檔：相對傳統一些，比較適用於需要長篇敘述、定性描述的總結。
02 PPT文檔：結構清晰、主次分明、邏輯層次清晰的，比較適合口頭報告。
03 EXCEL：排列直觀、明瞭，可以直接進行數據表分析。
第五步 報告撰寫
01 一份完整的人力資源數據分析報告
應當圍繞目標確定範圍，遵循一定的前提和原則，系統地反映存在的問題及原因，從而進一步找出解決問題的方法。
02 人力資源數據分析報告的種類
由於人力資源數據分析報告所面向的對象、涉及的內容、時間、方法等情況的不同，因而存在著不同形式的報告類型。如專項分析報告，綜合分析報告等。
- 專項分析報告：針對人力資源某一模塊開展的，如招聘數據分析報告、薪酬福利分析報告等；
- 綜合分析報告：指公司整體運營及人力狀況的分析報告；
03 人力資源數據分析報告的結構
最理想最簡單的結構無非是開篇、正文和結尾，也是常說的“總—分—總”結構，而這個同樣適用於人力資源數據分析報告上。
- 開篇部分：標題頁、目錄和前言（主要包括分析背景、目的與思路）；
- 正文部分：現狀分析、診斷存在的問題；
- 結尾部分：結論、建議及附錄；
結束語：人力資源數據分析報告就好比HR工作年度總結、季度總結、月度總結一樣，什麼樣的總結即能令管理層瞭解到人力工作的現狀、存在的問題以及哪些地方需要待改進，又能展示HR工作的重要性，這個就是人力資源數據分析的重要所在。
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