Excel – 文件再多都不怕,合併多個工作簿且轉換成二維表

這是來自讀者的求助:全國的客戶銷售表按每個省份分別單獨建立了一個工作簿,任何一個省份的數據有更新都需要同步到總表中。


可是數據量很大,複製粘貼的工作量太大,如果用 vlookup 多條件查找,公式複雜容易出錯不說,過多公式還會導致 Excel 運行極慢。


有什麼更簡便的方法幫助他合併多個工作簿,且每日實時更新?


案例:


文件夾下有多個工作簿,樣式分別如下,需要將這些工作簿合併到總表,並按購買產品排列成二維表。

Excel – 文件再多都不怕,合併多個工作簿且轉換成二維表

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解決方案:


1. 打開空的總表文件 --> 選擇菜單欄的“數據”-->“新建查詢”-->“從文件”-->“從工作簿”

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2. 在彈出的對話框中選擇需要導入到文件後確定


3. 在彈出的導航器頁面中可以看到,需要導入的工作簿只有一個工作表,所以雙擊這個工作表即可。如果有多個工作表的話,可以勾選“選擇多項”來選擇。

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第一個工作簿已上傳至 Power Query。

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4. 選擇菜單欄的“主頁”-->“新建源”-->“文件”--> Excel

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5. 重複上述步驟 2、3 將第二個文件上傳至 Power Query。

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6. 重複步驟 4、5 依次上傳所需的工作簿。

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7. 在左邊的“查詢”導航中選中第一個文件 --> 選擇菜單欄的“主頁”-->“追加查詢”-->“追加查詢”

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8. 在彈出的對話框中選擇“三個或更多表”--> 將“可用表”區域中除了當前表之外的所有表依次添加到“要追加的表”區域 --> 點擊“確定”

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現在所有工作簿都已經合併好了,如果只需要合併,不用做進一步操作,那麼只要把這個表上載到 Excel 就可以了。

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9. 選擇菜單欄的“主頁”-->“關閉並上載”-->“關閉並上載”

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合併後的表格就傳回了 Excel,今後任何工作簿的數據若有更新,只要刷新這個表就能同步。

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如果需要將上述表格轉置成二維表,可以在 Power Query 中再進行設置。


10. 雙擊右邊的“工作簿查詢”區域中的 Sheet1 打開 Power Query。

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11. 選中“購買產品”列 --> 選擇菜單欄的“轉換”-->“透視列”

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12. 在彈出的對話框中按以下方式設置 --> 點擊“確定”:

  • 值列:價格
  • 聚合值函數:不要聚合
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13. 選擇菜單欄的“主頁”-->“關閉並上載”-->“關閉並上載”

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Excel 中的表格就排列成了二維表。今後同樣只要刷新就能實時導入任何工作簿的更新。

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很多同學會覺得 Excel 單個案例講解有些碎片化,初學者未必能完全理解和掌握。不少同學都希望有一套完整的圖文教學,從最基礎的概念開始,一步步由簡入繁、從入門到精通,系統化地講解 Excel 的各個知識點。

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