最近這段時間，由於要減少接觸，在公司裡，電話、郵件、微信溝通更多取代了面對面溝通。這篇文章，一次性把微信溝通/電話溝通/郵件溝通的注意事項講完。記得收藏。
我們首先學習一下微信溝通的三個禁忌。
1 忌拐彎抹角
很多人在溝通的時候喜歡客氣一下，比如問“在嗎”“有時間嗎”，看似是一種禮貌和寒暄，實際上會給他人帶來困擾。困擾如下：
➤耽誤對方的時間
大家的時間都很寶貴，你半天都沒說到點子上，只會讓對方更加反感。
朋友跟我抱怨她帶的一個實習生，95後，每次實習生找她，問完“在嗎”，就沒影了，打開她和實習生的對話框，滿滿都是：
“在嗎？”
“在。”
她說，這不是浪費我的時間嗎？我給她回信息，結果她半天又不回，瞎耽誤功夫。
有事直接說，不用等對方回覆再說，省了彼此時間。
➤
給人一定的精神壓力如果明明有事卻只說一句“在嗎”，卻沒有下文，就是一種信息不對等，承擔不對等風險的一方在被問者，這是非常讓人不快的事情。
萬一我回了“在”，結果對方說：明天給領導的報告，你幫我做了吧，我今天有點忙。
那我是回還是不回？已經回了“在”，基本說明我看到這條信息了，不能不回覆。要回復吧，又不能直接拒絕，還得想理由，這壓力可大了。
那些請求，可能對被問者來說，是一份本可以不接的任務、可能會犧牲他的休息時間、可能需要他親力完成。不管怎樣，這種提問的方法，都無異於把壓力的皮球，踢到了對方腳下。
求同事幫忙時，微信不要只問“在嗎”，而應該直入主題，第一時間提出自己的請求。
比如說：
“在嗎？我有個文件想你幫我找一下，現在方便嗎？”
“在嗎？下午有個會議，三點鐘，你看有空參加嗎？”
“在嗎？明天我要去見個客戶，想了解一下這個客戶的情況，你方便花五分鐘跟我聊一下嗎？”
直截了當寫明來意，才能讓對方知道該不該幫你。
男女朋友之間，親朋好友之間，比較喜歡發語音。
語音給人親切感，聽到對方聲音很溫暖。所以語音不失為一種常用的微信聊天方式。
在職場中聊微信，語音未必是很好的選擇，為什麼呢？原因如下：
➤會受到場所的限制
在開會時收到別人的微信語音，這時候你根本沒法聽。
或者你處於嘈雜環境中，比如在地鐵裡，在電梯裡，你必須豎起耳朵貼近聽筒才能聽到更多信息。否則，就要找一塊僻靜地方才能聽清。
➤閱讀效率低
跟爸媽聊天，爸媽喜歡用語音，是因為他們打字慢。但實際上跟文字比起來，語音的閱讀效率是比較低的。
發個60秒語音，對方就要花1分鐘聽完，但你如果用文字，對方2-3秒掃一眼大概就能get到你的意思。
再者，微信並不支持在播放一段語音信息時停頓或快進，如果你聽漏了一個重要的詞，就只能從頭播放整段信息，從而造成更多的時間浪費。
雖說微信有將語音信息自動轉化為文字的功能，但是萬一對方講的是方言或口音較重呢？都會影響文字轉換的準確性。
➤無法搜索
10天前你發了一段文字，通過搜索的方式，10天后還能輕鬆搜到。
如果你是用語音發的，你得先想想是跟誰發的，大概什麼時間發的，然後把那段時間的語音都聽一遍才能找到，很麻煩。
因此，發語音要慎重，要考慮到對方是否方便，儘量避免髮長語音，能發文字便發文字，尤其是交待工作事宜，更需要條理清晰，簡潔明瞭的文字，看的人也節省時間。
3 忌不及時回覆消息
收到工作相關的微信消息時，你一般多久回覆對方呢？
有的人馬上回復，有的人忙著忙著就忘了回覆。
消息回覆及時的人，在職場上一般給人增加兩層的好評。
儘量在24小時之內給對方回覆，每天設置一個集中查看消息的時間段，避免遺漏。
此外，還要避免一個常見錯誤——把消息晾在一邊。比如點開消息一看，要回復的內容比較多，需要花費很多時間。
或者目前不知道怎麼回答，於是就關閉了對話框，先去做別的事，等回過神來，這條消息以及背後的人已經被冷落很久了。
要想避免這個問題，最好養成“逢看必回”的習慣，即只要點開消息看了，就一定要回復，哪怕只是簡單的回應，比如，“我現在比較忙，晚點回復你喲。”
或者，“這個問題我需要好好思考一下，明天再給你答覆。”通過這樣主動地限定時間，既給對方一個交代，也給自己一個緩衝的時間。
當然，有的時候你回覆了對方“稍等，我有點忙，等會回覆你哦”，可是，一打個岔，自己就忘記回覆了。這怎麼辦呢？
像我自己就會遇到這種情況，每天收到微信太多太多，很多真的回了就忘記了。
後來我為了防止忘記，收到微信後會這麼回覆對方：“我現在有點忙，這樣，你5點以後記得再微信提醒我一下哦”。
這樣既讓對方覺得你重視這個事情，同時也不用怕自己忘記了（因為如果我忘記了，也是因為他自己5點後忘記再找我了，不怪我哦嘿嘿嘿）。
及時回覆他人信息不僅是一種尊重，一種美德，更能體現出一個人的工作態度和為人的素養。它也會讓我們在他人心中留下比較好的印象，增加職場信任度。
“職場如戰場”，我們在職場中發出的每一條微信都在影響著他人對我們的看法。把微信聊好，是每個職場人都必須要學會的能力。
2 電話溝通
接下來我們再來看一下電話溝通的兩個禁忌。
1 忌不充分準備
在生活中，我們打電話可能是給親人朋友比較多，隨便閒聊幾乎不用準備。
在職場上，要跟老闆或者客戶打電話溝通一個事情，那麼這通電話可能就需要好好準備了。
如果老闆終於在百忙之中接聽了你的電話，你卻沒有講清楚你希望獲得的工作支持，便結束和老闆的對話，或者你終於打通了潛在客戶的電話，卻沒有把握住機會讓客戶對你留下好印象，那不是白白錯過了這個重點的電話機會？
為了避免這種情況的發生，建議提前把對方的姓名、電話號碼、通話要點等通話內容提前準備好，並且簡化成一張“清單”，呈現在word文檔裡或者手寫在便籤紙上，這樣通話時就可以避免因為時間緊張或者心態緊張而講錯或者漏講重要的信息。
2 忌匆忙收場
在跟別人打完電話時，記得最後要總結一下電話裡的內容，尤其是約定好未來某個時間要做什麼事情。
不然對方往往會忘記剛才電話裡講的內容了。
比如：“Jack，記得哦，讓你部門的小夥伴下週一之前都要給我郵件回覆啊。”
或者：“Mary，設計圖紙的修改儘量週四下班之前給我，辛苦啦。”
這樣，對方才能記得具體要做什麼事情。
另外，所有的話講完了，也切忌匆忙掛機。
比如，你以為對方說完了，你就直接按掉電話，結果對方又突然想起一個什麼事：“對了，喂喂。”話還沒說話，卻被你掛掉電話了，普通朋友無所謂，如果是老闆或者客戶，是不是顯得不太禮貌呢。
結束通話後，要注意禮貌掛機。一般來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話，如遇通話雙方地位一樣，一般是誰先撥打誰先掛斷。
用清單讓自己充分準備，通話結尾記得總結、讓對方先掛機，就可以讓通話效果更好。
3 郵件溝通
接下來看最後一個：郵件溝通禁忌。
一般在職場中，我們會以發郵件的方式，告知對方正式的內容，包括給客戶資料包的發送，給老闆的項目計劃，等等。
而我們經常有這樣的體驗，某個郵件發過來，你看了標題，不知道對方的意圖到底是什麼，你看了長篇的郵件的內容，還是不知道對方希望你幹嘛。你自己發郵件給別人時，也有可能犯了這個錯誤哦。
那麼，我們應該怎麼來發郵件呢？一起來看看郵件溝通的三大禁忌：
1 忌郵件標題不清晰
好的郵件標題，就好像一篇吸引人的公眾號文章標題一樣。只有標題吸引人，才能讓人點進去。
這也是為什麼，有時候你給別人發郵件，好幾天都沒有收到回覆，那是因為你的郵件在對方的郵箱裡面埋沒了。而被埋沒的重要原因，就是標題沒有取好。
郵件的標題要吸引收件人的注意，不是譁眾取寵，而是讓收件人覺得和他非常有關係，他才更願意立刻打開看。
比如，你的標題可以是這樣的，“會議邀請：本週三9月13日下午1-2點，203會議室”。
郵件的開頭與收件人相關，收件人就會馬上明白為什麼要閱讀郵件的內容。
再比如，“Mike，你上次提的培訓建議很好，以下是我看法”。
你的郵件標題，如果能夠讓對方只看一眼標題，就清晰的知道你這封郵件是講什麼，你想做什麼，你希望他做什麼，那麼你就成功了，為對方節約了時間，這就是一個好的標題。
要知道，職場中，每個人都日理萬機，忙的要死，有一個清晰的郵件標題，你的郵件被對方打開的概率就會高很多。
如果你希望你的郵件能得到對方的及時回覆，就得用心去寫標題，你得到回覆的概率就會多很多，你的工作也就更容易。
2 忌郵件正文太冗長
很多人寫郵件時，都容易寫太長了。讓對方花費太長時間來閱讀郵件是對他們的不尊重，尤其是老闆，更加沒那麼多時間太讀你的一封長郵件。
因此，你要做的是，寫好郵件，然後對內容進行精減。並且，對方的職務越高，信要越短。因為在公司級別越高，傾聽的時間就越少。
怎麼寫呢，教給你一個SCAN原則：
SCAN就是掃視的意思。舉個例子，你打開百度或者谷歌搜索一個詞的時候，你會發現，我們眼神停留的位置是在每一橫行的最左邊，然後往下走，只看最左邊的縱向豎直方向，很少認真的看到橫向的最右邊。
看郵件也是一樣，看郵件時，眼球基本是停留在左側，就像在掃描一樣。你不會仔細看，你只會先看最左邊每一行的第一個詞，然後往下看第二行的第一個詞，然後是第三行。
所以，讓郵件正文的關鍵字出現在屏幕的豎直方向，比如“項目背景”“客戶分析”“行動計劃”分別出現在三行定格的最左邊，然後再過行簡單闡述每個關鍵詞的內容。
格式就像這樣：
項目背景
xxxxxxxx
客戶分析
xxxxxxxx
行動計劃
xxxxxxxx
這樣收郵件的人只要用三秒鐘，1，2，3，就基本知道了你要說的就是這個項目背景，客戶分析和行動計劃，然後他就會挑自己想看的內容再仔細去看，而不是看你寫了長篇大論五六七八行，也不知道你今天要說什麼。
這就是SCAN原則，讓別人掃一眼你的郵件，就知道你要說啥。
總結一下：
發微信，忌拐彎抹角，大段語音，不及時回覆；
打電話，忌不充分準備和匆忙收場；
發郵件，忌標題不清晰，正文太冗長。
避開這些忌諱，讓你的職場溝通更加順利。
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