投標業務實操指南及流程,乾貨

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首先,項目投標不是一個人的獨角戲,考驗的是團隊合作的整體能力,對於我們廣大的三四級機構而言,是相當困難的。甚至在小公司新公司的二級機構,人員青黃不接的時候,都會喘不過氣。於是很多時候就乾脆放棄這個投了也不一定有用的事情,變成了少數幾個公司的戰場。

對於中小公司而言,能夠大量積極地參與項目投標,一來拓寬技術人員的眼界,鍛鍊業務能力,二來也能讓市場習慣中小公司主體的參與,提高對中小公司的接受程度,對花樣競爭百花齊放也有一定好處。


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前期準備

想要參與這一塊業務,機構領導得先提高認識,做好一定的前期準備,這個準備包括人和錢的預算:

1、人。必須要有個投標小組,不要去想讓一個人搞定,不然他病假呢?不幹了呢?不要把所有雞蛋都放在一個籃子裡的道理,我們都懂。有了小組就可以商議選擇的業務方向,險種,客戶行業。切實摸清自己公司的特色、實力和機會。注意,這個“人”需要強大的WORD文檔、EXCEL表格、PPT編輯能力,熟悉公司產品體系,一般是核保人。如果前期有意培養過,較強的團隊負責人也可以勝任。人都沒有,就別做夢了。

2、錢。招投標業務需要擴大信息來源,少不了要辦理一些年費服務費之類的,而且每一個項目都需要購買標書和製作裝訂以及交通的成本。常見的網站年費可能大幾千甚至上萬,一般的APP商機訂閱也至少幾百上千,一個標成本大概五百上下,這些都是需要資金預算的,先投入,還不一定有產出。這考驗機構的決心和資金充裕度,當然也可以東一榔頭西一錘子練著玩,當我沒說。

一、信息收集

信息收集評估:通過強大的公共資源網站,各種招標APP,查詢往期招標信息,中標單位,中標公告,分析投標條件,投標級別,投標種類,資格標/競爭性談判。有了一段時間的信息收集後,符合自己公司定位的一些項目,可以列一個時間表,因為保險類的大都有到期日,除非是一次性工程項目保險。

當然還有個信息也很重要:附近的廣告打印裝訂店鋪和文具店的位置,硬件能力(花樣裝訂刻盤的時效),價格,辦公時間,開發票要求。不然最後臨門一腳會是攔路虎,想想你晚上8點做完了想裝訂發現人家店鋪週末不上班,剩下你風中凌亂。

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二、內部流程

這裡的內部流程是要解決這幾個問題:

1、立項審批。為什麼要走OA立項?因為你需要項目經費,要解決業務交叉問題排除公司內其他人參加,要確定服務小組,承保條件,服務方案,還要能順利完成後來的蓋章流程,合規審批,資金申請,流程管理。沒有立項這個開頭的動作,後面是完不成的,其他部門不知道為啥要配合你。

2、投標小組。投標項目不是一個人的戰鬥,你需要負責的分管領導,投標代表,標書製作人,承保出單員,請客吃飯的客戶經理,講價的理賠人員,沒脾氣的投訴崗。確定了這些人員,並且讓他們知道需要配合你之後,你可以收集各人的最新職稱、榮譽、學歷、資格證書,後面要用。

3、報價方案。只有當兩核和上級知道了這個項目之後,才能及時配合你完成價格和方案的審批。如果是車險業務,你需要進行車隊清單分析(一般是拆分車輛種類和需求種類),你需要一個熟練操作EXCEL的人加工報價底表格式,否則後期你會崩潰。此人要確定及拆分報價清單分發給出單員,然後再完成車隊保費計價策略報批,在底表清單上完成一系列的公式操作彙總,如果遇到特殊問題(無型號,老舊車,無牌車,未到期,特殊保額,特殊要求等)還需要兵來將擋水來土掩一個一個解決掉,甚至有灰色操作(不同意公開的踩界操作),有這個苗頭你必須考慮怎麼過合規審核。

4、投標保證金。按要求辦理借支,可能現金也可能轉賬支付,索取票據。

三、標書製作

到這一步,你需要一個熟練操作WORD文檔的人,熟練製作超過一百頁的文檔,花樣的格式操作。如果沒有,這個文檔做到後面會崩潰,每一個小點的改動都會牽一髮而動全身,如果不會目錄索引的操作,就不建議接製作投標文件的任務。

投標書格式:在招標文件中找到要求的框架,參考索引目錄製作,可能會涉及橫豎頁面的使用,如果不會操作紙張版式就很難辦到,特殊情況的可拆分打印,實在不會就把不同方向的那幾頁另起爐灶單獨打印了換掉,這裡面也會涉及到清單的提供,各種WORD的表格操作也需要精熟。

包裝條件:廢標有很大一部分都是死在包裝上,你需要仔細看清楚每一個字,記錄正副本數量,封面,封口,唱標信封,光盤封面,裝訂要求,是否需要逐頁公章,法定代表簽字位置,授權代表簽字位置,要不要騎縫蓋章,哦對了,記得提前購買包裝用品,這種工作很容易加班,最後一刻發現文具店關門就悲劇了。

四、標書內容

招標一般是綜合評分,包含幾個部分,比如資格、商務、技術、價格。不同的分數權重代表這個標是傾向於守舊還是納新,比如商務分權重高40,價格權重只有10分或者價格不容易拉開打分差距,那就是傾向於續保。如果商務分權重低,價格分權重高比如40分,表示有意讓新公司憑低價入圍。

各個部門包括的資料簡要列舉一下,供大家平時收集準備。不然抱佛腳是很難一次性收齊的。

1、資格部分:總部蓋章授權書,各級別營業執照蓋公章、保險許可證,近三年償付能力報告,近三年財務報表,近三年審計報告,近三年繳納社保證明,近三年依法納稅證明,所有的外部榮譽證書,近三年行業協會出的無違規證明,到檢察院查的法定代表人無犯罪記錄證明等。政府標喜歡要很多各方面的獎勵和材料。

2、商務部分:主要用於公司簡介。最新公司簡介及註冊資本金,公司架構佈局,人員清單通訊錄,分支投標機構最新簡介,分支機構職場內外照片,分支網點場地租賃合同,專業技術人員清單。

為了彰顯實力,此處需要合作中介清單及相片備用,合作維修網點及相片備用,上級同類大項目清單、客戶服務活動圖片和滿意反饋表,大額賠案清單或相片及客戶滿意反饋,如果同是招標業務要留中標通知書與協議、合同。

3、技術部分:承保服務方案(險種保額報價、投保,批改,續保,送單),理賠服務方案(流程,時效,綠色通道,投訴,賠案統計),增值特色服務(加油送水年審救援小修,代訴訟,跟人傷,促調解),防災防損(安全培訓,設備支持,各種上門,各種定期碰頭會)之類,發揮你的想象。

4、報價彙總表:千言萬語彙總還是一個價格定乾坤。我們需要準備初報折扣價格的方案,以及競爭性磋商需要的二次談判底線,這個報價調整就需要一份強大的底表清單和清晰的報價策略了,不然你算不出你的底價在哪裡,亂報兜不住出單價格,吃不了兜著走。

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五、參加投標

所有工作完成後,包裝好了投標文件,我們需要按期趕到開標地點。

投標代表帶著一個完整的投標文件包,以及自己留底的紙質招標文件和投標文件副本。

如果只是叫了標書走人的那種,投標代表的選擇沒有什麼問題。但是如果是競爭性磋商,投標代表必須選擇清楚底線的那個人,一般是要親自完成報價方案的確定。

按時到達交完投標文件包,等待公佈參與清單,和唱標信息。中間如果有遇到廢標必須要記錄詳細原因。如果二次競價就根據大家的調整來決定,這需要有投標小組陪同前往。

開標現場談完之後,剩下就是等待公佈結果,確定中標人了。塵埃落定。中了就繼續簽合同出單,沒中就等待退回保證金,下次再來。

好了,關於投標就介紹到這裡,希望對於想了解的人有所幫助。祝大家都能積極參與到項目投標中去。


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