疫情下的高效會議指南

2020-02-07 17:06:02 出口陳璋

今天是開工的第五天，很多500強企業已經上班了，但是大部分都是在家辦公，我們稱之為work from home。

這幾天，我就接到了一些來自500強企業朋友們的求救微信：為什麼上班在家每天開會時間這麼長？

比如說，福特汽車有個同學就跟我說，今天開了5個小時會，快暈過去了。

我問他，為什麼你開會開了那麼久，你覺得有什麼問題嗎？

他跟我說，會議開不完，效率又不高。

如果你也遇到和他一樣的問題，真心覺得想改進的話，那麼你真的真的要認真的看一看今天這篇文章，看完以後一定去踐行我交給你的方法，會議效率就一定能得到大幅度的提升。

通常，會議效率不高原因如下：

參會人員準備工作做的不夠好，大家不容易達成一致；

開會的時候可能會踢皮球，無法落實責任人；

每個人的知識儲備又不一樣，個人信息不對稱；

態度不同，有的人比較積極，有的人比較保守；

在家辦公導致了緊迫性低，大家相對比較隨意，進一步降低了會議效率。

那麼我們想一想，其實開會效率這個問題並不是今天才有的，很多的企業在開會的時候效率都是很低。

大家知道公司裡的會議成本有多高嗎？

哈佛商業評論上曾經做過這樣一個調研，一家年收入達到40億美金的公司，如果讓他們五大高管（CEO，CFO，CTO，COO，CMO）一起開個會，那麼一個小時的會議成本是——3萬美金。而這個會議的有效性，只有30%。

如果公司裡的員工都在忙著開無效低效的會議，可想而之公司付出多大的時間和金錢成本。

很多的職場人士都有這樣的感覺：開會的時間佔了上班時間的50%，甚至更高，70%-80%都有。結果導致自己的業務工作和技術工作沒有太多時間去做，

今天我們就來談談，在家辦公，怎麼樣提高開會的效率。

首先，我們來明確一下在家開會有哪兩個問題

一、是在家沒有狀態，很鬆散。

在家畢竟不像在公司那麼有狀態，可能一會兒去倒杯茶，一會兒刷刷手機，甚至有的時候，孩子在家，可能會陪孩子做個作業，什麼事情都有可能會發生。

二、電話會議看不到人，效率低。

我曾經在3V法則裡面講過，面對面的溝通效率高於電話溝通的效率。電話會議裡，看不到對方的肢體語言，就無法立刻得到反饋。

我也不知道你在不在那頭，所以可能我在講話的時候，別人因為有個事情，比如說去上廁所了，快遞來了就走開了。我繼續滔滔不絕地在那裡講，對方回來之後也不知道我講了些什麼，講到哪裡了。於是當他再問你的時候，你得反反覆覆再確認再溝通。

所以我們就要去避免這樣的問題，提高work from home這種模式下電話會議的效率。

事實上，每個開會的人都有兩個期待：

第一，希望會議時間縮短；第二，希望會議要有實際產出。

時間太長，就是低效會議，太浪費時間；

沒有產出，就是無效會議，這會白開了。

所以，我們需要高效會議。

怎麼做到？需要一個關鍵角色：會議主理人

什麼是會議主理人？這是我定義的一個新名詞，就是為了區別會議主持人這樣一種說法。

在外企，我們往往會定義一個會議的host，或者叫會議主持人。但其實所謂host，從英文字面理解，應該是會議的主人，會議的發起人、號召人，同時也是主持人。可惜的是，往往我們的會議host，一般只是起到了主持人的作用。什麼意思呢？很多會議啊活動啊都有主持人，在我們的概念中，主持人的主要工作就是串個場，其實作用也不是特別大。如果host 只是起到了主持和串場的作用，那就遠遠不夠。

會議主理人，他應該不僅僅是主持人，而且還應該是整個會議的控制者，管理者，負責人。所以說，host應該定義為主理人，而不是主持人。

讓我們來重新定義一下這個“會議主理人”的角色。會議主理人是整個會議能保證高效的核心人物，一般由會議的發起人或者號召人擔任，內部會議也可以由最高職位的經理擔任，當然也可以由經理委派一位邏輯清晰，思維敏捷，不怕得罪人的同事擔任，比如，項目經理比較合適這樣的角色。

主理人做的好，這個會議一定能做到最高效。如果臨時安排會議，沒有事先安排主理人，那麼建議在會議開始的時候，大家就選一位主理人出來，一旦被選為主理人，就要為整個會議的“流程+內容+產出”負責。

下面，我具體來說說，主理人的三個任務：

（1）控制會議流程。確保會議按照流程走，控制時間，不超時。這也基本是主持人的工作。

（2）控制會議內容。保證會議內容不跑題，確保內容一致性，控制好大家的討論和問答。

（3）控制會議產出。確保會議後能落實到每個人的任務和時間節點。

1 控制會議流程

很多會議沒有流程，就草率開始了。大家開個會，隨便聊一聊，每個人說了一大堆。整個會議本來一個小時應該開完的，結果開了三個小時四個小時，開個沒完沒了。而且一個人講的太久，導致其他人根本可能沒在聽，也不會去想聽你講的是什麼。

一定要在會議前確認流程。

如何制定一個好的會議流程呢？至少要以下幾個內容：

會議主題；與會人員；發言順序和時間；達成目標

這些都必須在會議流程當中非常明確的寫出來，並且主理人會提前給到大家，讓參會的人都明白，我需要提前準備什麼，我要在會上說什麼。

同時，也可以讓大家看到自己的關注重點在哪裡：比如說我要開兩個小時的會，我不可能100%focus在每個人講的每一句話，所以肯定是某些人講的，我聽得更重點一點，某些人的，聽聽而已，我就是個旁聽者。

看了會議流程，我就會提前知道，誰講的內容跟我是密切相關，我必須要聽的，甚至我要後面要根據它講內容做出一些決策，或者做出一些否認。

等到會議正式開始後，主理人要做的第一件事情，也要再次跟大家強調：本次會議召開的主題是什麼？會議要達成什麼目標？

如果大家對會議的達成目標和會議產出有疑問，就當場講清楚，確認好，以防在會議的過程當中，大家再來質疑本次的目標和產出。

然後，主理人要對會議流程做三個控制：

首先，主理人要給每個人發言時間計時。這就意味著當一個人的時間差不多到了，主理人必須要去提醒和打斷他。如果一個人的發言是3分鐘，那麼在2分30秒的時候，主理人就要提醒發言人：nancy，你還有30秒哦。

還有主理人要提醒大家，在電話會議的時候，一個人講的時候，其他人必須靜音，

不然這邊有人家裡門鈴響了，那邊孩子哭了，小狗叫了，瞬間變成菜市場的背景音，就會影響整個會議效果。

輪到誰講的時候，主理人要提醒他的名字，提醒他關閉靜音，開始講話。例如，輪到Henry了，就說：Henry到你了，請你把你的靜音關閉，打開你的話筒，現在你開始講了，你的時間為10分鐘，好，現在開始。假設對方沒有反應的話，主理人還要跟他去確認，Henry你聽到了嗎？請你給我個反饋好嗎？

看到了嗎？這整個流程，主理人就是一個管理者的角色，確保整個流程順利進行，確保每個人都遵照會議流程走。這樣合格的主理人，才能保證會議的順利推進。

有可能有的人會覺得我不是老闆，作為主理人不應該表現得如何高調，但是其實你是這個會議本身的一個負責人。

即使你去點名那個人是老闆，我覺得你只要很nice地對跟他說話，他還是願意認同的。我們千萬不要有一種感覺：領導的會議我就不管了，我就讓領導去管就好了。不是的，我們每個人都應該認真負責去對待這樣一場會議。

2 控制會議內容

除了控制會議流程，主理人對內容的把控也很重要。

很多時間，會議的低效和拖沓，就是會議內容經常“跑偏”，聊著聊著說到別的話題，這也是主理人要嚴格把控“會議內容”的原因。

主理人要去不斷的引導大家，不要跑題。

比如，當前發言人的主題，是講第一季度的銷售目標，結果說著說著扯到公司的績效指標上，主理人就要提醒發言人：jack，能否請你還是談談銷售目標呢？你的發言時間不多了哦，有其他的議題我們另外再討論。或者，發言人說，我有三個點要分享，結果時間過去三分之二了，還在談第一個點，主理人就要提醒她：Mary，目前你只談了第一個點，但是你的發言時間不多了，能否儘快move on到第二點和第三點了？

這個要求對主理人並不低，他必須要足夠了解大家分享的內容，而且關注度高度集中，才能跟上大家的pace，確保大家都在分享的主題上。

另外，主理人還要對關鍵人物進行一一的確認。

比如Henry在講的時候，他的議題最後決策者是Jack和Mike兩個人，主理人就要在Henry講之前去提醒Jack和Mike，告訴他們，你們兩個人一定要認真的聽，因為你們最後要根據Henry給的項目做一個決策。