在策劃企業協同軟件系統時，針對某個業務場景在設計解決方案時，到底要不要“審批”功能？如果需要，那繁瑣的審批流程，是否會影響企業的運營效率？如何平衡，本文有以下思考。
B端產品經理們應該都知道，B端產品的核心價值就是通過為企業提供軟件服務，幫助企業客戶降低運營成本，提升運營效率。
在軟件系統策劃過程中，如何平衡降低成本、增加效率等關鍵指標，來保證B端產品可以穩定高效的解決業務場景的問題，對於軟件服務商來說，才是最重要的。
先來拆解關鍵指標：降低成本、增加效率。
降低成本，即在企業運營過程中，減少一切可以減少的浪費，這一點可以參考精益開發流程。對於精益原則來講，長時間無效的會議是浪費，繁瑣且無法達成一致的溝通過程是浪費，冗餘的組織架構也是浪費，但凡是降低企業效率和產出的事情都可以理解為浪費。
但是企業實際運營過程中，以上的浪費，恰好就是各家的常態，因此所謂的降低成本，也是企業客戶們希望可以通過一些神奇的協同軟件，來降低溝通成本、人力、時間及資源成本，從而減少企業內耗。
增加效率，顯而易理解，就是可以通過使用數字化的流程，來提升數據、信息同步效率，達到一傳十、十秒傳千甚至萬的效果。
例如前臺實行無紙化自助登記、智能訪客管理，可大大提升公司前臺的事務效率；通過採用人事管理系統，一鍵同步員工花名冊信息，後期快速關聯考勤、績效數據來評估員工薪資，這些操作要遠遠比原始的紙質資料、合同整理來的高效。同時因為雲端數字化的天然優點，更有利於信息的同步、管理，因此也大大提高了團隊的協作效率。
01 B端產品如何幫助企業降本增效
以協同辦公類軟件為例：
- 使用IM系統，幫助企業員工降低溝通成本，文本消息線上留痕、便於追溯檢索，減少成員之間的口頭無證扯皮；
- 使用任務管理系統，幫助管理者根據部門運營目標，快速制定工作計劃、拆解工作目標，線上分發任務到執行成員；同時，可要求執行成員每天可回覆或彙報任務進度和狀況，來達到過程管理。自上而下真正做到“凡事有交代，件件有著落，事事有迴音”；
- 使用考勤系統，員工可通過考勤線上打卡和記錄來管理個人考勤，企業也可約束和管理、跟進員工考勤，極大提升企業考勤管理效率；
- 使用OA審批系統，通過設定固定、自定義審批流程，可方便審批者在外時及時審批，減少因審批匯報不及時導致的流程拖沓冗餘，直接提升團隊協作效率；
- 使用文件系統，成員部門之間可直接共享、協作文件，極大地提升文件協作效率；藉助雲存儲技術，告別以往移動U盤同步或即時通訊軟件裡發來發去，且極難維護和管理的狀況，間接提升企業的運營效率；
- 項目管理系統，通過可視化企業各部門、各團隊項目進度，使領導可監督、負責人可控、成員可執行，使得團隊作戰更加有條不紊…
除了B端行業的辦公協同類型產品以外，其他類型、平臺的企業軟件服務商，基本都是以降本增效的目的和流程開發的。
以垂直業務類型的產品，CRM客戶關係管理系統為例，銷售體系完整的企業可以使用CRM對銷售線索和商機識別管理，以及對客戶發掘、管理、營銷、服務的客戶全生命週期進行管理；
傳統的銷售過程，客戶信息來源、跟進散亂，銷售過程不易追蹤管理，更不用說還需要明確分析哪些客戶的痛點和潛力，由此客戶關係的維護就更加無從下手了；
CRM客戶關係管理系統通過解決傳統線下銷售過程的弊端和痛點來提升銷售管理效率，如果是還沒建立起完整規範的銷售型企業，也還可以直接給銷售人員使用的銷售過程管理軟件。
其他的還有如採購、資產、甚至招聘等ERP系統，基本都是為企業提供降低時間成本，提升運營效率的服務。這裡的降低時間成本，並不是說使用軟件後，員工的工作絕對時間變少了，而是在單位時間內的產出變多了，因此直接提升了企業生產率。
02 除了降本和增效，“有序”也很重要
在B端產品裡，辦公協同類的產品，在具體的業務功能策劃時，基本都涉及表單事務、任務彙報的審批；在後臺商家管理、支付交易平臺、基礎服務類等產品中，也是通過實現一個個業務功能，然後控制權限，來保證企業信息的安全和流暢。
因此審批、權限兩個關鍵點，就構成了B端產品的第三大特點或者目標：有序。
一些後臺類產品的賬號有權限之分，老闆可以登錄但員工看不了，或者都可以登錄進去，但是發現老闆能看的、能操作的和員工能看的、能操作的通常都不同；
員工日常出差、請假需要發起表單審批，審批內容需要線上留痕、確認，以便相關人員跟進和管理人力資源；彙報任務需要設置彙報對象、相關人、抄送人等，這一系列業務操作場景，都在潛移默化的使企業運轉更加規範，使企業信息管理更有序。
03 企業的有序之美和無序之痛
在北上廣的早高峰時間段，乘坐地鐵、公交時，大家井然有序地排隊上車；去學校上課時，老師挨個點名學生喊報告，老師可以根據實際到課人數做到心中有數，從而合理安排教學任務；去銀行辦業務，需要叫號排隊等候，可能你會發現，明明有的窗口沒有為任何客戶辦理業務，但也必須按號等待；
以上這些都是有序的表現，優點就是可以使企業、機構的機制運轉和流暢，不會突然出現擁堵或高併發，使內部系統更穩定。
試想，如果是無序的表現，那會有什麼樣的現象：
- 早高峰趕地鐵、公交時簇擁一團，爭先恐後，結果就是大家心情不好、形象不好，整體上車的時間反而要比排隊花費的更長；
- 學校上課如果老師不點名，那久而久之學生也會不重視，養成不規範的行為；
- 如果銀行的窗口可以不用排隊，那銀行的業務人員就很可能會在各種不合理的業務處理中崩潰。
日常生活和工作中沒有先來後到、沒大沒小，隨性而為的現象，都可以理解為是無序的表現，也都會讓緊密關聯的系統漸漸喪失活力和效率。
產品需求有優先級，事情處理有輕重緩急，也正因為這樣，軟件開發和任務安排才更加有條理和高效。
企業就像是一個系統，員工又像是一個個標準的功能操作單元，在操作車間或者流水線上，8個小時穩定輸出。
如果企業單純只考慮效率，省去必要的時間和資源，怎麼快速怎麼來，一旦出現了問題，溝通達不成一致，又沒有相關信息佐證，最後只會產生更多內耗和人員隱患，最終結果反而會導致效率下降。
04 審批、權限讓事務更加規範，使企業信息管理更安全、有序
企業招聘員工，候選人來面試均不經過招聘系統，直接是面試官和候選人約定來公司面談，面談後也沒有相關程序來記錄這場面試的過程和結果，最終只會導致面試結果無法客觀評估，相關的工作內容無法記錄和追溯；
再比如公司的商務經理，約了合作方來公司面談，但沒有走線上邀請訪客的審批流程，而是線下和領導約定好後向對方發起邀請，對方直接來公司會見，那這樣的結果同樣會造成不好的影響；
如果合作方在溝通時出現了異常狀況，對公司造成了不好的影響，那可能就無法追責；而且如果不發起邀請的審批，公司的相關職能人員無法跟進你的工作日程和安排，難免會造成誤會。
企業如果不注重權限，當運營中心老大發佈一個季度運營目標給老闆，結果卻沒有設置查看權限，導致重要信息被其他無關人看到，洩露出去。
諸如此類的無序現象還有很多，比如互聯網公司推崇的彈性時間上班，嚴格來講應該也是無序的表現。
彈性時間上下班的好處是員工自己可以根據自己的實際情況來掌握考勤，但缺點也挺明顯，既不利於考勤統一管理，也不利於團隊協作，有些人正點上班，需要你協作處理事情或跟進進度，你卻還在來的路上，這不就耽誤事兒嗎？
當然凡事也沒有絕對，適合企業的才是最好的，有些講究扁平化的初創公司，可能不屑於繁瑣的彙報和審批流程，溝通基本靠吼，工作基本隨手。
可能早期做項目時的缺點並不明顯，但是一旦長久發展下去，隱患就會越來越大，所以不論是中小企業，還是初創企業，都應該逐漸建立有序的意識，為公司長久穩定發展做準備。
05 B端產品，如何有序
在之前的文章中講過，銷售企業協同產品，其實也是在銷售這類軟件服務商的企業規範和做事方法，因此，自家銷售的B端產品的表現，也恰恰反映出自己對企業協同軟件的認知和客觀業務場景的理解。
效率和有序的平衡，就如同企業中最有爭議的管理模式，扁平化和層級制。很多人都說扁平化高效，但現在很多企業仍然實行的是層級制，通過向上彙報、向下管理形成層級傳達、執行力同步。
扁平化只是有限的高效，在特定、緊急場景下可以實現，比如趕項目時可以減少層級的意識，通過快速、扁平溝通達成共識。但企業長久的穩定更需要層級制帶來的有序，如果很多員工一有事就向領導彙報，那領導就自然會很忙，久而久之則無法利用有限的精力去高效管理和正確決策，最終反而大大影響工作效率。
有序是企業長遠的利益，因此不能只顧眼前效率而導致無序帶來的無法追責、無證扯皮等現象，不管審批、權限還是科層制，最終企業表現出來的就是“有序”。
有序，可以是好的B端產品的特點，也可以是B端產品的目標。
特點，是可以通過這一系列的流程審批、權限設置使系統表現更有序。想查找成員行為記錄，可以通過調取出差、請假等表單申請來查看；如果想追溯的事情，也可以通過檢索和查找操作日誌查找到。
目標，是企業可以通過以“有序”為目的，來創造出如權限設置、審批管理等一般的功能，幫助企業來約束規範和信息管理。
06 最後的話
B端系統功能的策劃，不是單純的線下業務流程搬線上，實現數字化、信息化，而是要通過線上完成自動化、智能化的同時，規避原有線下業務場景中無序的隱患。
最後，“審批”功能其實只是手段，更重要的是要清楚為什麼需要審批，如果沒有這類功能，會對企業運營和工作效率帶來什麼影響？那麼，要不要審批，就自然有了答案。
題圖來自Unsplash，基於CC0協議
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