導語
自疫情爆發以來，人社部和法院就如何應對疫情，特別是因疫情不能上班期間，員工的工資如何發放做出了許多硬性的規定。但同時又特別強調通過民主協商機制形成既有利於穩定就業，有利於企業克服當下困難的方案。從勞動法的視角看，對許多中小企業而言，最為重要的是要建立起內部規章制度，讓企業內部涉及到勞動關係處理的各項事項均有合法、合理、合情的內部規章制度。鑑此，特就疫情下的中小企業的規章制度制定問題提出如下幾個方面的建議。
一、 規範企業內部規章制度的法律依據是什麼？
▲▲▲
答：規範制定企業內部規章制度的法律依據主要有：《勞動法》第八條，《工會法》第三十八條，《公司法》第十八條以及《勞動合同法》第四條這些法律共同強調了規章制度制定的三個基點，即“民主協商，內容合理合法，程序公正”。其中，最為重要的是《勞動合同法》第四條。該條規定了三款，內容分別為：
（1）用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務；
（2）用人單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定；
（3）在規章制度實施過程中，工會或者職工認為用人單位的規章制度不適當的，有權向用人單位提出，通過協商作出修改完善。
注意：並非要全部獲得工會或者職工的完全同意。
（4）直接涉及勞動者切身利益的規章制度應當公示，或者告知勞動者。
在上述四方面內容中，最為重要的是後三項內容，在實踐中也最容易引發勞動爭議。
二、 內部規章制度的目的是什麼？
▲▲▲
答：內部規章制度是企業的憲法，是企業行使企業用工自主管理權的表現形式。通過內部規章制度，充分將企業家的管理理念，工作要求和公司發展戰略等通過書面文件的形式體現並告知員工一併遵守，做到“事前有明確告知，事中可以監督執行，事後處理糾紛有依據”。
三、 內部規章制度重點應該規定哪些內容？
▲▲▲
答：《勞動合同法》第四條第二款確定的重點內容主要包括：勞動報酬、工作時間、休息 休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理。
但是，不同中小企業應該根據自己公司所在行業特點，本企業員工管理模式以及員工管理中的難點進行規定。在司法實踐中國中，中小企業內部規章制度規定的重內容主要包括三個方面：（1）嚴重違反內部規章制度的情形。對於什麼是嚴重違反內部規章制度的情形，應該做到儘量列舉，例如遲到十分鐘算嚴重嗎？辱罵公司董事長算嚴重嗎？在辦公室公共場所抽菸算嚴重違紀嗎等。此外，應該有兜底條款，例如，“違背善良風俗，違背黨和國家的方針政策，做出令社會一般人感到無恥的行為”。（2）績效和提成等容易引發勞動爭議的情形。（3）加班工資如何給付。（4）將“被行政拘留”作為嚴重違反內部規章制度情形列明。（5）將“被公安機關，法院，檢察院，紀檢監察等部門傳喚而超過10日到15日”作為嚴重違反內部規章制度的情形。將第（4）和第（5）兩種情形列明的根本原因在於，目前相關機構傳喚人的時候，既不做出處理，也不放人，妨害企業工作的正常開展。不過，企業在處理此兩類情形的情況時，企業可以掌握主動權，本著善待員工的立場酌情處理。
四、 內部規章制度的制定程序如何？
▲▲▲
答：涉及內部規章制度制定的程序主要包括兩個方面：（1）民主，職工代表大會或者全體職工討論後；（2）集中，工會或職工代表協商確定。在我國實踐中，為了充分保障企業的用工自主權以及效率，規章制度也並非要獲得工會或職工代表的完全同意。
在實際操作中，當要修改規章制度的時，可以把規章制度形成過程中產生的文件和照片形成檔案。以後想變更部分條款的，可以通過會議的形式，提交工會或職工代表討論並做好會議記錄，以確保規章制度的連續性。
五、 企業員工如何參與？
▲▲▲
答：按照法律的規定，涉及到職工重大利害關係的內部規章制度應該徵得超過半數職工所推舉的職工代表同意，或者交給過半數的職工群眾討論，並聽取職工代表意見。
注意：過半數職工參與就可以了
重點：人力資源部門要儘可能通過大數據分析，把握員工的心理動態，做好員工工作，本著勞資和諧，勞資兩利的原則，草擬出比較理想的規章制度內容。
六、如何發揮工會作用？
▲▲▲
答：《勞動合同法》第六條規定，“工會應當幫助、指導勞動者與用人單位依法訂立和履行勞動合同，並與用人單位建立集體協商機制，維護勞動者的合法權益。”
但是， 中小企業往往沒有建立工會。建議企業內部在做出重大決定的時候，包括解除勞動合同時，邀請當地工會幹部全程參與內部規定製度的相關活動，或者以書面形式向當地工會組織報告。
七、 哪些情形下內部規章制度已經達到法律的公示標準？
▲▲▲
答：公示是企業內部規章制度有效的程序要件之一。根據司法實踐和操作慣例，企業只要完成了下列行為就視為已經公示了。這主要包括：
（1）向勞動者在公示欄中公示，拍照留存。
（2）讓員工簽字，保存簽字文檔（書面拍照，錄音或者錄像）。
（3）向每個勞動者發放員工手冊，並簽字或捺印，保存領取記錄。
在疫情之下，可以選擇電子郵件送達徵求意見，統一微信會議和發送，視屏會議等線上方式。特別注意在採取線上方式時，一定保存這些程序即內容的相關證據。
對於上述公示方式，如果可以能也可以邀請公證機關或者地方工會組織參與全過程，並請其出具相關蓋章簽字後的證明。
八、對於新員工，該如何讓新員工知曉內部規章制度？
▲▲▲
答：（1）自我學習聲明。為了確保新員工知曉公司規章制度，在組織學習的時候，人力資源部門可以製作相應員工自我學習聲明。該聲明主要內容包括：誰主持學習，學習時間和地點及方式，規章制度文件名稱，編號等，並載明“本人已閱讀並理解公司內部規章制度，同意並自願遵守公司規章制度”等字樣。特別注意的是，需要員工自己簽字或者捺印。如果人數眾多，也可以採用表格形式，簽到並註明相關內容。核心重點：規章制度的內容（文件名稱，文件號），學習時間地點，簽字或者捺印。
若將材料發給員工自己學習，則仍要把發材料的時間，地點，發放人，內部規章名稱和文件號載明，員工簽字或者捺手印。
（2）把內部規章制度作為勞動合同附件一併簽訂勞動合同。此種方式，更方便企業，也方便員工充分思考是否簽訂這樣的勞動合同，是否願意遵守擬入職的企業。
九、 圍繞規章制度的訴訟糾紛焦點有哪些？
▲▲▲
答：根據司法實踐，圍繞內部規章制度的訴訟糾紛焦點主要集中在如下幾個方面：（1）內部規章制度制定時未遵守法定程序。這主要包括：員工參與人數未過半數，未同工會或職工協商，沒有采取一定形式告知員工。（2）內部規章制度的內容不合法。例如，發生工傷均由員工負責。（3）制定的內部規章制度程序正當性的證據不足。缺少相關書面證據說明經過了討論和徵求意見等。（4）口頭約定的規章制度無效。中小企業在管理過程中，老闆通常採取簡單方便的口頭方式告知員工相關的工資報酬，提成等規則，一旦勞動者說公司沒有內部規章制度，用人單位往往會因舉證不能而敗訴。
十、為什麼人力資源管理部門要掌握並分析員工信息？
▲▲▲
答：充分掌握員工信息，是做好企業規章制度或者決定被員工總體接受，並達到合法有效的基礎性工作。不同行業員工的行業特點不一樣，在同一行業中不同員工性格特徵也有差異。（1）通過大數據分析，可以分析出該員工對人力資源部門所草擬的方案在多大程度上被員工接受。（2）根據對員工的大數據分析，可以比較準確地預測處理員工矛盾的最佳方法以及可能的不良後果，從而避免勞資矛盾惡化。（3）通過大數據分析，可以預測哪類型或者哪些員工會對擬討論的規章制度或公司的決定持反對意見。（4）通過員工個體信息數據的收集和分析，拿出應對個別員工的協商方案，從而確保公司整體方案被接受和落實，形成個別預案+整體方案+個體處置方案的一套有效的戰術。
十一、為什麼最好邀請當地工會組織幹部參與內部規章制度的討論？
▲▲▲
答：在涉及到人數眾多的時候，要邀請地方性工會幹部參與指導。這樣做有如下幾個好處：（1）在疫情大敵當前，企業在有工會監督下做好工作是企業政治意識到位的表現，是提升規章制度公信力的重要舉措。（2）我國工會有促進勞動關係和諧的重要任務，指導企業參與內部規章制度的制定是各級工會組織的應有職責。（3）防範勞動糾紛發生時因規章制度瑕疵所帶給企業不利的風險。（4）在必要時，工會組織可以出具證明，化解企業舉證不能的不利後果。
十二、制定本次應對內部規章制度的總體戰略是什麼？
▲▲▲
答：為應對本次疫情，在制定內部規章制度的時候，人力資源負責人需要貫徹如下總體戰略：（1）“企業要降本，求生存”是目的。這次疫情對中小企業影響最大。如何節約成本，是企業家最關心的事情。（2）和諧勞動關係是路徑。為應對疫情，我國中央和地方均出臺了保就業，促穩定的政策，和諧勞動關係是企業之福，員工之福，也是社會之福。（3）優惠政策是助力。人力資源部門需要充分關注當下大量的優惠政策，充分利用好優惠政策，幫助企業和勞動者渡過難關。
十三、如何正確理解處理本次疫情內部規章制度中的情理法？
▲▲▲
答：內部規章制度只有做到情理法相容，才能防止後續勞動糾紛引發仲裁和訴訟風險。在這一點上，要弄清哪些是法律完全禁止的，要突破強制性規定，有沒有情，有沒有理。如何用民主協商一致的方式在合法的範圍之內找到突破法律強制性規定的空間；
十四、如何設計網絡辦公的規章制度？
▲▲▲
答：網絡辦公是本次疫情中催生的新樣態辦公形式。該形式將會對未來企業同員工的組織協作關係產生重大的影響。中小企業家需要早日在專業人士的指導下，適應大數據、人工智能等對企業組織形式的新要求。設計網絡辦公規章制度內容主要體現在四個方面：工作任務的確定，績效考核，協作及時性以及員工履行工作義務的證據保存。
草擬網絡辦公規章制度應該達到如下幾個目的：一是方便任務的落實和考核；二是方便員工工作的自我安排；三是方便用人單位對員工履行工作職責相關證據的保存；四是方便公司指令的傳達。
十五、內部規章制度由誰發佈？
▲▲▲
答：以公司名義發佈。在實踐中，能夠代表公司的包括：法人，人事部，辦公室。注意除此之外以項目部，協調部門，黨支部等名義發佈的文件均不能視同公司內部規章制度，其發佈的文件不具有相應的法律效力。
本文由法谷團隊綜合整理
任何人的發聲，都可能被關注
我們的思想，終將被時代記錄
閱讀更多 法谷法律服務 的文章
