職場必練的“神功”——化繁為簡大法

綜藝主持機智暖心派掌門何炅,集智慧與美貌與一身的流量網絡紅人papi,一群初入職場智商顏值雙高的律政新人,刺激寫實的職場競爭真人秀,這組合想想就很有看頭了。

今天看了《令人心動的offer》第七集,主題是就“訴訟可視化”來呈現一個案例。八位實習律師,分成四個組去完成這個課題。出人意料的是所以這一次的成績都作廢。原因是每個組的最後呈現都沒有達到預期的要求。

職場必練的“神功”——化繁為簡大法

那要求是什麼呢?為什麼四組隊居然沒有一組達到這個要求?

其實要求很簡單:就是要化繁為簡。將複雜案件信息刪選最重要的幾個點,梳理脈絡,最後利用圖標和簡單文字敘述呈現出來,讓普通人都能一目瞭然。

我很贊同最後帶隊律師沒有妥協、在矮子裡拔高子,而是直接否定了所有人的成績。這讓我們都意識到這一個課題的重要性,不是馬馬虎虎就能過關的。

化繁為簡、提煉核心內容,高效準確得傳達信息,其實是職場裡一項非常重要的技能。

大學時我曾參與一項國際學生會的工作,負責為一位即將畢業的大四學生尋找和海外的短期工作機會。因為我很重視這個職責,所以每一天在數據庫中都很認真的去尋找相匹配的工作崗位。然後幾乎每天都孜孜不倦的把有用的信息郵件發給這位學生。

然而我的另外一位同事卻幾乎不去看數據庫的內容,馬馬虎虎的預覽了一下,截止日期將至時隨便郵件發了幾個職位空缺過去,讓那位同學篩選。

我當時還暗暗鄙視他,覺得他對待工作的態度不認真,誰知結果讓我大跌眼鏡,他的那位學生海外工作匹配成功,而我卻失敗了。

我當時很氣憤,一度認為那位大四同學並沒有認真的認真閱讀我發給他的郵件。後來我才意識到,我沒有化繁為簡,我認為所有的都是重點,導致在對方看來,他收到的就是一大堆信息,反而顯得沒有重點,當然就無心去一一閱讀刪選了。

這件事情我現在想起來,依然覺得很對不起那位學生,因為當時並沒有認識到化繁為簡的必要性,讓他錯失了一次海外工作機會。

後來我意識到這個化繁為簡的道理在職場中幾乎每天都能用到,對外與客戶、合作伙伴的溝通,對內的向上彙報,會議彙報、同事間的工作溝通,甚至平時與親人朋友的溝通,都需要我們善於過濾信息,學會說重點的表達技能。

如何去練習這個技能,其實除了是根據目的,從邏輯架構和優先級選擇角度去刪選重要信息,還有一個很大程度上都是要克服我們內心“捨不得”的情緒。

會玩麻將這個遊戲的人可能都有這個感受。有時,你眼前13張牌組合起來都是好牌,輪到你出牌的時候,不知要丟棄哪一張牌,因為不管丟哪一張,都是拆了那個完美組合,心下會很不捨。但遊戲規則如此,你必須要丟棄一張牌。每次我玩到這裡的時候總會想,也許這才是麻將這個遊戲的核心意義:教會我們要“捨得”。

化繁為簡這個技能也是同樣的道理。我們不是真的不知道哪些是重點,哪些不是重點。我們只是覺得這些細節放在一起這個組合才是完美的。如果我們執著於保留這個完美,那這個完美在別人看來就是一大堆無用的信息。

換一面來看,這個世界本身就是不完美的,所以我們所執著的完美原本就是貪嗔痴念。

所以要如何做到化繁為簡,又不丟失重要信息?

第一、我們要明確陳述的目的是什麼?哪些信息指向這個目的?

第二,我們要了解陳述的對象,受眾群已知的知識範圍是什麼?

第三,可以先給出一個最簡單的主謂賓框架,然後再往裡填寫優先級核心內容,配備流程圖、腦圖等圖形表達。

第四,複查。

我們可以回過頭來檢查是否還能更加簡明扼要。換位思考,如果自己是對方,是否能立即接收到要表達的信息目的?

化繁為簡需要注意用精準的簡單句,去除形容詞、複詞等,不用模凌兩可的用詞。

職場必練的“神功”——化繁為簡大法

回到《令人心動的offer》這集,為什麼四個小組、八位成員同時沒有做到律師的要求呢?

第一、沒有意識到可以用典型的可視化工具,例如腦圖、簡易流程圖。

第二、沒有意識到可視化的核心重點簡化。

第三、受了前幾次作業的影響,還停留在細節決定成敗的這個思維定式。

當然柴律師也是一個很好的領導,他也認為也許是自己沒有傳達清楚作業的要求。而且他也及時進行了反思和反饋,立即向組員們道歉。

好的領導善於主動的反思和承擔責任。

因為領導的以身作則,讓所有的團隊成員都進行了主動的反思,大家都不約而同的重新梳理和重新遞交了這個作業。

所以這個節目的這些小細節非常的真實,而且很有教育意義。對於初入職場的新人來說,這些經驗和教訓非常珍貴,可以幫助他們少走很多彎路。


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