前言
PPT是為了輔助觀眾接受你的觀點，幫助他們瞭解你的心情、感受和意見，如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案，那乾脆取消上臺或者會議，寫份報告送上去就好了。 你也曾做出像臭雞蛋一樣的簡報嗎？更令人沮喪的是，這份簡報，很可能是你費了很大力氣，拼命地剪下、貼上相關信息才完成的，結果卻讓人難以下嚥。 問題到底出在哪裡？你有些觀念要改，也有些原則要把握，就能改善問題。
這次我們試著從【工欲善其事，必先利其器】的角度出發，學習製作PPT的技巧，目的不是【視覺效果】，而是【有效溝通】，讓你在彙報的時候表現的更出色、更吸引觀眾目光。
1.構思分鏡 別急著開電腦，先想清楚你到底要說什麼？
每個月部門會議即將到來，你很想趁著這個機會好好表現，讓同事、領導對你另眼相看，所以你特別騰出一段空擋，打算認真做一份報告。你打開PPT，在首頁打上【月度總結】這個標題後，接著開始想到底要說什麼.... 如果你也是這樣一邊想一邊製作PPT。【那就會侷限在軟件容易表現的格式，而大幅壓縮你的創意和想象空間】。筆、紙、手繪才是開啟PPT製作的第一步。動手寫下所有想講的信息，不但有助於看清報告的全貌，還能刺激大腦產生其他想法、反覆辯證，找出需要補充或刪除的地方。
1.拿起紙和筆，找出核心重點
關掉電腦，拿出紙和筆，試著想一想【如果觀眾只能記住一件事情，你希望他們記得什麼】。你可以善用便利貼，依照以下步驟找出簡報的核心論點。
①腦洞大開：這個階段重點是【想法】和【記錄】；
②分門別類:站在觀眾的角度，將點子分類、歸納，挑出最重要最核心的觀點，以此做為報告的核心，貫穿整個PPT。
③組合點子、做成三幕劇：找出3個可以支持核心觀點的內容，排成報告大綱。
【三幕】指故事內容包含鋪陳、衝突、解決等3個部分。
一頁PPT，只講一件事情
製作PPT時候要注意，一頁PPT只能放一個觀點，也要求關注信息的連續性，確保觀眾的理解速度和讀者的說明同步。如果一頁PPT中塞入兩種以上的觀點，觀眾必須費力地消化，無法專注在講者表達的內容上。
2.敘事邏輯：學會8種常用版型，資料與思路一目瞭然
資料的形式必須對應論述的邏輯，而邏輯的展開，必定有最合適的資料形式。如果報告的構架不明確或者過於複雜，觀眾會難以理解。好的幻燈片能清楚顯示製作者的邏輯，讓觀眾可以直接看懂結論和論點之間的對應關係。 好的幻燈片花樣不多，主要可以分為8種，只要掌握這8種，就能讓觀眾看出你的報告脈絡
01：一對一論證法
所有論法中最基本的，根據一個有說服力的事實、案例或者數據，推論出一個結論。案例中1就是想表述的觀點，2就是數據證據
02：並列論證法
列出多個同質性事實來支論點，增強說服力：
03：結合論法
藉由同時存在的現象，支持結論，【結合論法】與【並列論法】不同的是，需要多個事實同時存在，才能證明主張。包含①結論②主要素③事實
04：連鎖論法：
描述人事時地物的因果關係。例如下圖是一個本雜誌的出版流程，從採訪、撰文、美編到印刷，最終才有你手上這本熱騰騰的雜誌。其中就包含了①主張②時間經過、事物順序的等③順利123
05：麥肯錫論法
融合了連鎖與結合論法，例如隨著時間的經過、依據記錄工作的流程，藉由列出不同時間段可能發生的問題，來找到各自的解決方法，最終解決信息管理的問題。
06：對立論法
從正反意見中得出結論。針對同一個問題，先敘述某個見解，再提出相反的觀點，藉由比較兩者不同的看法得出主張。
07：比較論法：
找出不同方案的共同點與差異點。與對立論法不同的是，比較論法適用於兩個見解存在共同點與差異點，而並非完全不同。
08：BCG論法
融合對立與比較論法，BCG的顧問擅長以2*2的矩陣為事物做分類，像是產品組合管理法。例如下圖中可以看出左下角的進攻改良產品與右上角的創新開發商品，無論商品或者顧客都沒有共同點，彼此是對立的。左下角的進攻改良商品和右下角的進化型適應產品，皆是針對既有客群，只不過是新、舊產品的比較。
3.信息呈現：言簡意賅3法則，讓觀眾一眼看出重點
完成報告內容的發想，現在，你可以打開電腦，準備製作PPT了。【少即是多】幾乎是每本PPT製作書籍都會提到的基本法則，目的是讓觀眾聚焦在讀者身上，又能快速理解內容。 不過怎麼樣才是【少得恰恰好】？以下整理了3個可以簡化內容的PPT設計原則，讓你做出【一眼看出重點】的報告。
原則1：減少信息，不必要的信息都移除
務必區分出報告中觀點和信息，減少不必要的多餘信息，以免干擾觀眾瞭解觀點。 最常見的例子是表格中的方框、線條、公司標準等內容，都可以做得更淡、更細、甚至整個消除。你也可以從【重複信息】入手改善，把報告中的字詞和標號，想辦法刪減和整合。
原則2：留白，用隱形格式為視覺保留空間
【留白】是投影片設計的有力法則，就像是一首曲子，如果音符與音符之間毫無間隙，只會構成一串惹人厭煩的噪音。
原則3：一致，以相似的元素塑造整體感
在不同頁面上看到【相同的設計元素】，像字體、字體大小、線條粗細和圖片色系等，可以讓幻燈片看起來更有整體感。
4.少用3種混淆視覺的圖表：圓餅、立體圖容易誤判信息，BCG和Google都禁用
01、餅圖：難以顯示數據差距
02、立體圖：會扭曲數字精準度
03、雙軸圖：容易看錯指標
5.弱化表格：【熱區圖】取代線框，強調關鍵論點
在PPT上插入表格，觀眾會認真地看錶格，反而不會注意聽你在說什麼。因此建議少用表格。非要用可以弱化線框或者用熱區圖代替
6.顏色使用：同色系能帶出從屬關係，一張簡報最多4種色彩
為了美化報告，我們總會在色彩上做變化，但真的要把顏色用好卻不是那麼容易。
以下我們將介紹4個原則：
①色彩影響信息分區 ；
②傳遞錯誤信息 ；
③主次被色彩錯誤引導 ；
④色彩種類超過4種
以上為本次介紹的PPT優化的幾個小技巧。
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