作者 | 胡書濤
來源 | 供應鏈計劃SCMPlanning
聽到這個題目，大多數同行可能會說，這個也要說啊，職場中哪個不會用電子郵件工具呢？的確，在職場中，寫郵件就像吃飯和走路，人人都會。
通用的outlook、Foxmail等軟件大家都可以熟練使用，不但有公司郵箱，還有私人的QQ郵箱、163郵箱、Gmail郵箱等。
但實際使用效果怎麼樣，那就要考驗大家的水平了。
那麼如何才能達成解決事情，愉快溝通的目標呢？
什麼情況，適合寫郵件：
在實際操作中，通過電子郵件的方式聯繫並不是什麼快捷的方法。因為即便有一封電子郵件來自我們認為是非常重要的發送人，通常也需要0.5~1天時間才會進行回覆。考慮到電子郵件屬於“即時通訊”領域範疇這一事實，我們通常會對沒有得到他人的即時回覆而感到憤怒。
因此，現在的問題就在於我們是否應該對人們何時應該通過微信、短信、電話或者電子郵件進行溝通建立一套完整的機制?
由於當前供應鏈從業者都擁有智能手機，因此我們交流的方式應該不僅僅侷限於傳統的電子郵件、電話，而是應該擴展到包括微信、短信等多種方式。一般的：
1. 如果你希望在30分鐘內得到對方答覆的話，你應該打電話。
因為這一方式能夠確保對方充分理解了你的意思，知道對方收到這一信息的時間，並清楚的知道自己應該做什麼。而且，如果你不希望通過打電話的方式打擾對方目前正在進行的工作的話，想必對方也會認為你的事情並不緊急。
2. 如果你希望在2小時內得到對方答覆的話，你應該打發微信或者手機短信。
這將給與對方充分的時間去思考你所希望得到的答案，並在準備好之後給你答覆。
3. 如果你希望在數天內得到對方答覆的話，你才可以發電子郵件。
大多數職場人士，都認為自己永遠有處理不完的電子郵件，電子郵件或許並不是現代職場人士快速得到對方答覆的正確交流方式，特別是在新經濟領域。
那什麼場合下才適合寫郵件呢？
根據目的，我大體分類如下：
- 需要留下“痕跡”：以備未來打官司使用，不但在公司內部，即使在法庭上，電子郵件也可以作為有效證據使用；
- 發佈結論、紀要：一個事項，經過各部門多方討論，已經達成共識、形成結論，通過郵件發佈一下是一個有效的做法；
- 同時與多人簡單的溝通（通知、轉發信息）、不方便安排會議的情況下，發郵件也是不錯的做法；
- 正式溝通前的信息告知、提醒對方準備；
- 佈置任務，有邏輯的將任務說明交代清楚，是任務及時完成的前提，通過郵件方式佈置任務是個不錯的選擇；
- 答覆對方郵件。
以上是適合寫郵件的場景，那什麼情況下，慎寫郵件呢？我給大家總結如下：
- 雙方就某事有較為激烈的情緒時：這個環境下，如發出郵件，字字都是枝枝利箭，一不小心就會給雙方留下永久傷痕；
- 溝通敏感話題、涉及保密內容：最好的保密措施是自己不說出來，這句話在此尤為有效，敏感、機密的話題，如發出郵件，特別是未加密的郵件，一不小心被轉發出去，後果不堪設想。各類層出不窮的“郵件門”就是這樣發生的；
- 話題複雜，需要多方深入解釋或反覆討論：這種情況下，一定要召集會議討論，通過郵件這種簡單的線性溝通，往往會把原本已經複雜的話題更加複雜化，不利於事情的解決；
- 需要對方立刻反饋的緊急事項：上面已經提及，郵件往往需要半天到數天才能有效回覆，緊急的事情因此而耽誤，事後相互抱怨，得不償失！
郵件的接收人選擇
- 主送人，就是TO：主送的人一般都是你的郵件需要他處理的人員，無論是需要他做事，還是需要他知悉；
- 抄送人，也就是CC：抄送的人一般是對此事有影響的人，或者你希望他了解此事進度的人，抄送的人數需要控制，在日常工作經驗中，不是發送、抄送的人越多越合適和重要，精準性非常重要；
- 密送：密送人類似抄送人，不同的是不希望別人知悉你將此事發給了此人。這種做法有點偷偷摸摸的感覺，一般情況下建議慎用。
郵件的內容
- 你需要對方做什麼？1/2/3/……明確列出來，這一點非常重要，你需要收件人做什麼如果都沒有說清楚，郵件的效果肯定不好；
- 你為什麼要寫這封郵件？完整的背景介紹清楚，重點說與收件人的關係、對方為什麼要做此事，以及如果不做此事對他的影響是什麼；
- 表達準確、簡練，勿模稜兩可
- 禮貌得體、儘量客觀的論述性文字避免主觀個人情感，少用感嘆號、問號。發出去的郵件潑出去的水，即使有“撤回”功能，是否允許你撤回主動權也在對方手中。另外，“撤回”功能慎用，因為會給人做事不慎重、毛手毛腳的印象；
- 儘量不要一個郵件涉及多個主題，一事一議；
- 能分段儘量分段；能列小標題儘量列小標題，便於邏輯清晰的表達自己的觀點；
- 附件&正文；附件在正文中需註明，對附件扼要說明，並且，附件不宜太大；
- 儘量不要花裡胡哨，重要內容可以突出、提示，但全文儘量不超過3處；
- 能使用表格，就不要文字
- 歷史來往郵件內容儘量留在下面，便於別人釐清溝通過程和關係。這點也很重要，保留真實過程的情況下，哪些該留下，哪些不該出現，往往體現的是你強大的謀劃能力。
- 標題準確：切勿標題空白或文不對題
- 稱呼、簽名、落款：儘量做到禮貌、謙虛
一封好的郵件發出去，不僅體現的是你的文字功底，更重要的是表達了你對此事的理解深度、態度，一個經驗豐富的經理人，通過一封郵件，往往就可以知悉發件人的工作能力、職業精神等。
越來越多的經理人，工作中已經離不開電子郵件。不過，離不開的，還有越來越多的苦惱。每個職業經理人，每天不得不花上1-2個小時，處理電子郵箱裡的數百封郵件。遭受電子郵件“肆虐”的經理人，怎樣有效地管理數不清的電子郵件呢？
比爾·蓋茨等經理人的做法值得借鑑。他們的秘訣是：第一、採用郵件過濾機制；第二、削減電子郵件總數目；第三、先回應，後回覆的兩步策略。
採用郵件過濾機制
微軟公司的比爾·蓋茨採用了郵件過濾機制，確保對重要信件的及時回覆。
他說：“通過郵件過濾機制，我接收的電郵全部來自於曾經同我有通信聯繫或者我認識的人，例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。我們所面臨的挑戰是要確保將時間用於最重要的電子郵件。”
削減電子郵件總數目
拒絕消耗大部分時間的普通郵件。某跨國公司總裁要求下屬減少“抄送”或“僅供參考”的郵件，僅這一項，就使他收件箱減少了50%的郵件數目。
利用全職助理。摩根的高管斯科特·貝克斯德要求她的助手，對自己的郵件進行初步處理，而重要的郵件留待自己處理。
而某一銷售經理的做法是，在自己拜訪客戶或者參加展會等外部活動，不能正常收發郵件的時候，告訴秘書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復的郵件，秘書會電話告之，由他口述後回覆。
經理人要注意的是，必須告訴助理或者秘書哪些是至關緊要的信息。
先回應，後答覆
某美國公司的女性高管每天要處理200封郵件，她總結處理郵件的有效方式是兩步走：先回應，後回覆。比如，她常常採用的回應語“信已收到，已讀過，下週細讀過後回信”；此後，她會選擇在承諾的時間範圍內，利用早晨醒來、坐車、坐飛機的空閒時間來高效地回覆郵件。
這一做法的優點是，可以給對方及時地回應，也可以給自己留下時間來回復郵件，合乎情理地解決了對方的期望。
最後，再次強調一下，我們在管理電子郵件時，要注意避免三個陷阱。
一是電郵不能代替面對面溝通。
二是電子郵件的溝通無法解決充滿爭議和複雜的問題。
三是如果口頭溝通更有效率，請不要使用電子郵件溝通，因為，一個三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。
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