出品|項目經理世界（ID:IPMP_WORLD）全文1764字
項目例會上，面對老張的質疑，供應商的負責人拿出發貨單和相關的證明照片進行申訴：
“這是我們的發貨單和運輸記錄，我們的貨是完完整整的發出去的，而且你們入庫後到現在才發現沒有這批貨，這都已經過去一個月了，我想你們欣堯是不是也要檢查檢查自己內部的倉庫問題。”
面對供應商的反駁，老張也是啞口無言，不得不在項目組內部進行了一次回溯，想找找看這個問題到底出現在哪兒？
1）這個項目首期向供應商下單採購八十套中心機房內所需要的配套設備，預計從生產到運輸時間需要四十天左右。
2）既然是中心機房，項目上要求中心機房的設備需要儘快上線，進度非常緊張，項目組在審視整體計劃後，決定將中心機房所需要的配套設備空運到一線項目組。
3）經過緊湊的談判確認空運價格等相關信息後，供應商以包機的方式將項目所需的整個配套貨物於當年的五月份運抵到項目所在城市的港口，欣堯項目組負責入庫。
4）然後就是到六月初項目組的分包商在領料的時候，發現缺少配套設備中的室內走線架部分材料，要求欣堯公司儘快提供。
5）收到缺失走線架材料的消息後，欣堯的採購部門立刻通知庫房檢查是否有遺留在庫房，庫房反饋收貨時就沒有看到走線架，但忘記通知採購部門。
6）隨後採購部門和項目組業務人員到設備中心機房站點清點走線架的缺失情況，發現除了走線架外，還發現供應商有部分關鍵連接物料發錯貨，部分物料少發，另外根據設計圖紙有部分物料多餘。
7）項目組整理相關信息後通報給供應商，供應商認為少了那麼多物料不可思議，並提供相關照片證據證明走線架已經隨著其它配套設備一起空運到項目組所在城市，責任要劃分到欣堯一方。
至於少發和錯發的物料同意會盡快快遞給項目組，但由於缺少關鍵連接材料，中心機房設備安裝時間一直推遲，造成停工損失以及項目整體安裝交付時間推遲。
當然，現在可不是追究責任的時候，解決掉問題才是最高優先級，客戶可是不會管到底是誰的責任，
一旦造成項目延期，客戶就會按照合同約定實施罰款措施。為了避免設備中心機房的施工長期推遲，項目組要求工程部門啟動本地加工連接件，並要求採購將加工費用轉嫁到供應商公司。
與供應商召開緊急會議，確認在其它設備站點的可以使用在中心機房的走線架有存貨後，要求儘快完成發貨，將走線架優先調到中心機房先用。
此外，通知欣堯項目組質檢人員檢查是否有遺漏的材料在中轉倉庫沒有領取，經確認沒有找到，項目組要求供應商重新加工走線架，欣堯下單重新採購。
此次缺失走線架及連接件事件造成如下嚴重影響：分包商推遲設備中心機房施工一週左右，供應商不認可材料丟失是他們原因造成，不負責免費提供，欣堯項目組需要承擔走線架補貨的損失。
等到事情處理完成後，項目組才對整個事件進行了回溯處理，對問題進行根因分析並提出了相應的改進建議。
1）由於一線項目組沒有專門的質檢人員，採購和業務部門也沒有專門的人員關注發貨，在供應商發貨前，沒有組建廠驗小組對供應商的首批發貨安排廠驗，對供應商的發貨及包裝情況完全不清楚，也沒有求助採購部門和業務部門協助安排廠驗，最終項目組自己承擔漏貨、錯貨的苦果。
改進：後續由供應鏈、採購部門、工程部一起組成廠驗小組進行廠驗，將大部分問題杜絕在供應商發貨前，另外要求供應商提供出場驗收報告，從自檢中儘早發現問題，及時解決。
2）欣堯在入庫沒有檢驗環節，庫房人員對手合併配套物料不熟悉，導致物料入庫近一個月沒有發現缺少走線架的問題，供應商發貨較規範，留有證據，而欣堯自己無法說明接收時就沒有走線架。
改進：物流部門整理物料收貨規範，收貨時注意保留開櫃現場照片，大宗物料詳細清點，有問題及時反饋給採購部門和業務部門，協助儘快處理，如果有可能，在庫房安裝攝像頭，對收貨的全過程進行錄像監控。
3）採購簽署的額採購合同對欣堯不利，發現供應商發貨有少料和質量問題等情況時，無法停止付款，只要供應商正常出貨，單據正確，無需欣堯的驗收報告，銀行就會啟動付款，欣堯利益沒有保障。
改進：後續採購簽約時必須要考慮漏料和質量等問題，充分確保欣堯正常利益才能向供應商下單。
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