很多年輕的項目經理人喜歡把“忙”這個詞掛在嘴邊。如果看他們的時間表，看上去確實很忙——忙得不亦樂乎，加班是家常便飯，甚至損害了他們的健康。
很多項目經理人往往會陷入“忙”的誤區，認為“忙”是事業成功的必要代價，甚至陷入一種“嗜忙”的狀態，一刻都閒不下來——這就是我們通常說的“工作狂”。然而，這種“忙”真的是有效率麼？
回答這個問題很簡單，把你一天處理的事情記錄一下，看看哪些事情是產生績效的，哪些是沒有產生績效的。結果可能會嚇你一跳。很多所謂忙碌的事情，其實產生的績效很低，很多忙碌是沒有價值的。有時候的問題在於，你處理事情的效率太低了，因此只好依靠延長工作時間來解決問題。這兩個誤區沒處理好，就可能導致很多人忙碌不堪而沒有績效了。
管理能量 而非時間
管理時間是每一個職場人士的必修課，可惜很多人都不及格。
首先，管理自己的時間也要有戰略觀念，那就是：你的目標是什麼？沒有清晰的目標，從技術層面去談時間管理，很容易滑落到有效率沒效果的誤區。所以，要管理好自己的時間，第一個要問的問題是：我要去往哪裡？然後，你的所有時間都應該是為這個目標服務的，這樣的時間管裡才有意義。
在時間管理這個問題上，《哈佛商業評論》發表過很多時間管理方面的經典文章，其中最經典的兩篇是《誰背上了猴子》和《管理能量，而非時間》。這兩篇文章被重新印刷過很多次，值得每個項目經理人反覆閱讀。看了這兩篇文章，你就知道如何利用好時間，把時間當作你的朋友，而不是把時間塞得滿滿的，把自己搞得筋疲力盡。
在《誰背上了猴子》一篇文章中，關鍵思想在於：你不要什麼事情都要做。做那些你不得不做的事情，然後把其他事情更好的授權給他人來做。而在《管理能量，而非時間》一文中，則強調要調整自己的工作和生活習慣，在精力最旺盛的時候處理最重要的事情，保證自己最有工作效率，所謂的“要事第一”。處理好這兩件事情，你就不會覺得那麼忙碌了。
如何提高個人的工作效率？《哈佛商業評論》採訪了工作效能專家——戴維·艾倫和託尼·施瓦茨，他們都強調了提高專注力、排除各種干擾（尤其是電子郵件的干擾）對於提升工作效率的重要性。如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關心的話題。個體的工作效率會在未來影響整個團隊的績效和業績。
戴維·艾倫發明了“GTD工作法”——先列出工作清單，逐項推進的效能管理方法。戴維·艾倫認為，影響工作效率的最大阻礙是，人們既沒有明確工作事項，也沒有具體落實，事情就一直縈繞在心頭，造成了巨大的精神壓力，卻沒有進展 。因此，最好用記錄的方式，將頭腦中的任務移出來，安排好每一步行動，做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。
託尼·施瓦茨則認為，人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之後，要適當休息，做到能量的平衡。在他看來，工作應當是一段一段的“短跑”，而不是馬拉松似的“長跑”，在緊張工作90分鐘後稍事休息，就能恢復能量，從而保持最佳狀態。
託尼·施瓦茨認為，90%的人一上班就查收電子郵件，這等於把工作安排的主動權交給了別人。人們之所以對查收電郵上癮，原因是這不費勁，回覆郵件讓人覺得短時間內做了不少事情。而且，能收到郵件說明別人需要你，被需要的感覺挺不錯。為了避免受到電子郵件的干擾，一個人應該媒體定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經常干擾我們的日常工作。
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