五台县信访局不断夯实信访基础工作，规范信访事项办理的各个环节，狠抓信访事项的立档工作，对近三年的信访事项立卷归档，实行一人一档。
信访事项档案包括：一是来访登记表，来访登记表中详细登记信访人个人信息、初次上访时间、反映诉求、历次信访情况；二是县信访局历次处置情况、领导批示情况、领导包案情况；三是责任单位处理情况：对于信访人的合理诉求，要求责任单位按期限上报处理情况和答复意见书；对于无理诉求或因暂无政策依据无法化解的案件，要求责任单位提供化解稳控方案；四是责任单位上级行政机关的信访事项的复查意见书；五是复查单位上级行政机关的信访事项复核意见书（即“三级终结”）；六是责任单位提供与信访人的调查笔录和送达回执；七是形成处理意见、复查意见、复核意见会议记录、纪要，调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料。对于上级交办案件将“交办信访案件的汇报材料”归档。
信访案件整理归档工作，一是对当前群众信访中出现的突出问题，便于开展拉网式的矛盾纠纷排查梳理工作，做到早发现、早介入，及时进行集中排查和重点排查，对重点人员和群体逐一建立台账、逐一梳理分析、逐一明确领导包案，严格落实“四定”、“五包”责任；二是便于督促责任单位按照“三到位一处理”的要求化解信访案件，使得上级交办案件和排查梳理的重点信访案件可查询、可跟踪、可督办，确保所有信访案件“件件有着落，事事有回音”；三是对存在越级访倾向的信访事项，因事施策，一案一策，把矛盾纠纷化解在基层，把信访人吸附在当地；四是通过查阅信访档案，使领导掌握有关的历史资料，对问题作出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定，指导工作提供历史依据和处理问题的借鉴案例；五是以信访档案为可靠依据，能有效避免随意性，减少失误。 （五台县信访局 董文青）
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