一個管理者最重要的職責就是持續改進工作系統，這樣他的員工就能工作得更為高效、更具意義，從而為客戶生產更高質量和更具價值的產品。可以通過多種途徑發現和消除浪費，例如向一線工人詢問工作意見、向
其它公司學習改善方法、引進顧問和研究資料等。然而最有效、成本最低的改進過程其實是在現場進行簡單地觀察和思考。生產車間的“大野耐一圈“
做為一個專業小組的成員，幫助解決一條價值數百萬美元的機器生產線的問題時，便會體會到“大野耐一圈”的重要作用。這條機器生產線被設計用來防止生產線上的缺貨和多餘的零件庫存，它使用條形碼設備、架空傳送帶、掃描儀和開關來將一個新的補充零件的提貨設備送到正確的工作站。當一個裝載箱被清空後，它會被放置在回程傳送機上，當回程掃描器讀取條形碼時，這個裝載箱號碼就會被捕獲。這個掃描器會記錄下空裝載箱號碼，並且每三分鐘將號碼列表傳輸到庫存軟件上，從而減少分配設有該裝載箱號碼的工作站的庫存，並在物料處理站彈出補充訂單。這個系統可以說失敗得很慘，因為主管們不得不在每次輪班開始時都要進行一次完整的庫存盤點以糾正庫存記錄。
我們花了幾周的時間走訪車間並研究了樓層佈局圖，最終發現本可以在20分鐘之內用“大野耐一圈“方法解決整個流程中出現的問題。大野耐一被譽為豐田生產系統背後的主要思想提出者，他發明了一種新的改進方法。他會去工作現場，用粉筆在地上畫一個圈，然後站在裡面。他一站就是幾個小時，觀察和思考他看到的東西。他會尋找阻礙人們創造價值的因素並且通過研究現場情況來確定是什麼導致的。這使他獲得了做持續改進所需要的洞察力。
當然，問題解決小組已經參觀了生產線，但卻沒有發現問題所在。如果小組成員之一站在一個地方足夠長的時間來仔細觀察，就會看到返回的裝載箱從傳送帶上掉下來，一個一個地嵌在一起。下一刻，就會看到有人把剛掉下來的空裝配箱從堆棧頂部拿出來並用於下一個訂單。材料處理程序會輸入裝配箱編號，新的工作站目的地，以及發送到那裡的零件編號，並在運輸途中將裝配箱發送出去——通常在箱件從回程傳送帶上脫落後不到一分鐘。也就是說，觀察者很快就會意識到裝配箱的重複使用過程對信息流動來說太快了——信息流動每三分鐘才報告一次清空箱件號碼列表。每當在發送列表之前重用箱件時，新工作站的庫存將會減少，而不是用返回裝配箱工作站的庫存。
憑藉這種洞察力，問題輕而易舉地解決了——改變系統更新的頻率或改變回程過程，使所有裝配箱都不會在從傳送帶掉下來的三分鐘之內重新被裝滿。改變回程過程是更簡單的解決方案，因為防干擾系統被快速實施，使最近的裝配箱不可能被選擇和嵌在一起。
總之，一點點細心的觀察就能展現出很多信息。
辦公室裡的“大野耐一圈“
觀察和理解的重要性遠遠超出了製造業領域，“大野耐一圈”不僅僅可以用於製造業，也可以應用在服務業領域。最近我們與一家銀行進行了合作，在簡化他們的小企業貸款組合的信貸監控流程中，就用到了“大野耐一圈”。這家銀行認為對於小額金額貸款，他們可以監控一些可量化的參數如付款及時性和透支歷史等等來取代全面的年度審查。從紙面上看，這個新過程似乎不應該超過20分鐘，但實際上卻需要將近一個小時。我和做這項工作的人見了面，用便利貼標註了過程，但對於如何將工時從60分鐘縮短至20分鐘，我沒有什麼好主意。
最終，我做了我本一開始就應做的事情——我擠進一個小立方體的角落，儘量不引人注目、躲開人群並觀察著整個工作過程，發現我們的規劃中遺漏了一件重要的事情：為了在監視電子表格中添加一個相對不重要的數據，信用分析師不得不提取紙質文件。這個過程會用掉五分鐘，但並不是我們流程圖中遺漏掉的全部浪費。結果是，一旦分析師調出文件，他就覺得有義務通讀一英寸厚的文件夾——以防裡面包含一些相關信息。突然，20分鐘的過程變成了60分鐘。我們在文件上消除了一個不必要的信息才發現該過程耗時原來可以被縮減至原來的二分之一以下。
文章篇幅有限，今天就先介紹到這裡。如果大家想了解更多關於“大野耐一圈“的應用，歡迎關注我們的微信公眾號，閱讀後續文章。
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