流程管理最讓人心動的五個價值

子曰：“工欲善其事，必先利其器。”在當今現代化的企業管理裡，流程管理正在被越來越多的管理者

l 什麼是流程

為了更淺顯的講清楚流程（process）的基本概念，我們先舉一個流程實例——請假流程，這個流程應該是上班族最常用、最熟悉的流程之一。

請假流程雖然簡單，但卻是非常標準的流程實例，它包含了流程的全部要素。那麼，流程的要素都有哪些呢？我們先來看看國際標準化組織（International Organization for Standardization，簡稱ISO）在ISO9000裡對流程的定義：流程是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動。這個定義雖然有點生硬，但很清楚地說明了流程的三要素：輸入、過程、輸出。

輸入是流程的前置環節，是啟動流程之前需要提前完成的準備工作。要確保流程有效運作，就必須有符合流程要求的輸入。不同的流程對於輸入的要求是不相同的，比如提交某項申請需要準備相應的申請材料、生產某個產品需要準備相應的原材料，等等。

過程是指流程從發起到結束所經歷的處理環節，通常這些環節是被預設好的。環節可能是一個，也可能是多，這些環節之間存在著相互的依賴關係或是先後順序。每個環節的工作內容、資源投入、處理時效、衡量指標等都已經被定義清楚。例如某個決策流程會按照預設的人員或崗位進行流轉從而完成決策過程、生產線上的產品生產流程會按照產品生產或裝配的順序組織生產過程。

輸出是指實施這個流程能達成的最終產出。輸出是流程的目標，也就是說實施這個流程究竟要達到什麼目的。例如決策流程的輸出就是決策結果，生產流程的輸出就是符合質量標準的產品。

簡單點說，流程規定的是”做事的方法、過程和目標“，即做一件事情需要有哪些前置的準備工作（輸入）、事情的處理環節是怎樣的（過程）、以及會產生怎樣的預期結果（輸出）。

接下來讓我們回到請假流程，現在我們能夠講清楚為什麼它是非常標準的流程實例，因為它包含了流程的全部要素：輸入、過程和輸出。

請假流程 1、假期類型（年假、病假等）2、請假原因3、請假的時間段4、請假人剩餘假期 部門經理審批 審批結果（批准或不批准）

請假流程的三要素構成如下：輸入（準備工作）是要申請人先明確假期的類型、請假原因、請假的時間段和剩餘假期，提出申請；處理過程只有一個環節——部門經理審批，這個環節的工作內容是由部門經理審批假期申請的合理性；輸出是審批結果：批准或不批准請假申請。

通過對請假流程實例的講解，大家應該對流程的基本概念有所瞭解，接下來我們再說說什麼是流程管理。

l 什麼是流程管理

流程管理（process management）顧名思義，是對流程的管理。流程是流程管理的核心，通過一系列的管理制度和有效措施，確保流程生命週期的各個環節都符合管理要求。流程管理的主要內容包括：流程管理制度和在流程管理制度之下的流程挖掘和梳理、流程開發和實施、流程資源管理、流程執行、流程監管、流程優化等等。也就是說，流程管理是一套以流程為核心的管理體系，包含有制度、資源、執行、監管、優化等管理手段。

企業的流程管理體系是和戰略管理體系同等重要的管理體系，它可以極大的影響公司的業務和績效。流程管理者需要具備戰略的高度、全局的視角和發展的眼光，建立高水平的、符合戰略、管理和業務發展要求的流程管理體系，以流程為核心對企業各條業務線進行梳理、整合、優化，推動跨部門的資源協作和業務開展。流程管理者還需要不斷跟進和監控流程的執行過程，發現和分析流程存在的問題，以流程優化反向推動企業管理架構、資源配置和業務開展過程的優化。

搞清楚了流程管理的概念，接下來我們來看看流程管理對企業來說有哪些價值。

l 流程管理的價值

根據流程管理的具體實踐，我歸納了流程管理最讓人心動五個價值：提升規範、提升效率、全面監管、積累經驗、優化管理。

首先我們來看一下流程管理的第一個價值——提升規範。規範的提升是流程管理實施之後最為明顯的管理提升，也是企業管理者和員工能最先感受到的變化，因為很多時候我們要做一件事情，不能再口頭說說了，而是需要“走流程”。走流程本身就是一種管理規範，它改變了以往通過口頭或郵件溝通、甚至做事情靠“刷臉”的極不規範的工作方式。流程輸入的規範要求，可以讓流程提交者清楚地知道發起某流程所需要的所有材料和準備工作，從而避免因準備不充分而出現的反覆溝通的現象。流程處理過程按既定的環節流轉，操作人員各司其職、相互配合，每個環節的職責清晰，即使是跨部門的協作也能輕鬆應對。流程管理還可以規範企業內部的管理授權，能夠根據授權嚴格限定各級管理者的審批和執行權限，從而大大降低管理和業務執行風險。我們再用請假流程舉例，看看流程管理是如何規範管理授權的。

假如某公司的請假制度是這樣規定的：員工單次請假天數不超過3天的，由部門經理審批即可；單次請假天數超過3天的，除了部門經理審批之外，還需要由部門總監審批。流程圖如下:

從上面的流程可以看到，部門經理對於員工假期的審批權限是不超過3天，超過3天就需要再由部門總監再次審批，這樣的處理過程與管理授權是相符的。企業的管理制度通過流程來落地，員工遵照流程既定的過程來開展工作，企業內部管理規範性得以大大提升。

流程管理的第二個價值——提升效率。實施流程管理之後，企業的內部管理效率和業務執行效率都能得到較大的提升。流程管理對管理過程進行有效梳理和執行，減少因為內部管理混亂帶來的反覆溝通、重複執行、決策失誤、產出低劣等問題，從而提升企業內部的管理效率。可能有的朋友會覺得流程管理不一定能提升管理效率，例如在實施流程管理之前，某些決策只需要管理層“拍腦袋”就行了，決策起來很快；而實施了實施管理之後，管理層需要按照決策流程來操作，決策週期反而變長了，這怎麼能說是提升了決策的效率呢？其實道理很簡單，管理效率是否提升不能侷限在某個具體的流程實例，而是需要站在企業管理的全局來考量。原來快速的決策是以不規範的過程和巨大的潛在風險為代價，一旦出了問題，企業將花費額外數倍的時間和成本投入進行補救，這種情況下一切管理效率都是空談。流程管理規範了決策過程，能有效地控制決策風險，提升決策的效率。流程管理對於業務執行效率的提升，最典型的例子就是企業生產線對於產品生產效率的提升。這裡有個例子在各類流程管理的書籍中被反覆提到——福特汽車公司在1913年開發出世界上第一條汽車組裝生產線並投入生產。在生產線上，每個工人固定在一個工位組裝車輛的某一個零件，原先一輛汽車裝配時間需要700多個小時，採用流水線僅需12.5小時。此舉讓福特T型車產能大增、成本有效降低。對於當今的生產企業來說，現代化的流水線已經司空見慣，流程管理能最大限度幫助企業提升生產效率、提升產品質量、降低生產成本。俗話說磨刀不誤砍柴功，如果我們能多花點時間把流程管理這把“刀”磨好，企業管理效率的整體提升是水到渠成的。

流程管理的第三個價值——全面監管。如果企業的內部管理和業務開展過程都通過流程來實施，那麼任何決策和執行過程都會被記錄在案，企業管理者可以隨時瞭解和掌握這些信息，對業務的開展過程進行監管。通過流程管理，公司內部審計部門也可以不定期的對公司業務的開展過程進行抽查審計，一旦某個事項出現問題，可以快速追溯到責任人。對於上市公司來說，擁有一個規範的、被嚴格執行的流程管理體系，可以為上市公司審計提供便利，也能為審計結果加分。流程管理還特別適用於“集團總部-分子公司”的管理架構，集團總部對於分子公司的監管要求可以通過流程管理來實現——集團總部只需要把核心的管理和業務流程部署到分子公司，就可以實時監管分子公司的業務開展情況；而那些超出分子公司管理授權的決策事項，通過流程可以直接上報到集團總部進行決策。當一家公司收購另一家公司之後，流程管理可以對被收購公司的管理和業務進行快速整合，原理與集團總部-分子公司的管理模式類似。

流程管理的第四個價值——積累經驗。對流程的梳理，其實就是對企業內部管理和業務過程的梳理。在實施流程管理之前，很多管理的方法和過程都是存在員工個人的頭腦中，尤其是那些有豐富管理經驗和較強業務能力的員工，他們是公司隱形的財富。很多創業公司或是規模不大的企業往往依賴於某幾位核心員工的個人能力，一旦發生人員變動，可能會直接影響公司的業務開展。流程管理，可以把存在於員工個人頭腦中的工作經驗梳理成實實在在看得見的工作流程。這樣的流程管理過程，就是把員工個人的管理經驗轉化為公司的管理積累沉澱下來、傳承下去。對於新員工來說，這些現成的、已經被流程化的管理經驗能幫助他們更快的適應新的崗位和工作。例如當企業遇到公關危機時，有著豐富PR經驗的員工處理起來會顯得遊刃有餘。因為他們能對危機的嚴重程度進行準確的判斷、知道危機的處理過程和牽涉的部門，他們還知道根據危機的不同等級啟用相應的應對措施，這就是個人經驗的體現。當企業把公關危機的應對過程流程化之後，它就不僅僅是員工個人的工作經驗，而是變成了企業應對公關危機的標準流程加以實踐、完善和優化，從而確保在任何時候都能從容應對突發的狀況，這就是流程管理在企業管理經驗積累上的價值所在。

流程管理的第五個價值——優化管理。流程管理對於管理的優化，是通過現有流程的梳理和實際運作過程，去發現流程中不合理的業務過程、管理授權和資源配置，反向推動企業管理架構、資源配置和管理過程的優化。流程確定下來之後，其運作的過程是相對透明的，而透明就有利於發現和優化不足。當企業的管理優化之後，再通過流程進行落地，這個過程就是流程優化。流程優化和管理優化是相互推動和促進的，一個企業如果能做到流程優化和管理優化的良性互動，那麼這個企業的流程管理就是有生命力的，能為企業的長遠發展提供源源不斷的動力。

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