在督办落实、参谋调研、办文办会、信息报送、后勤保障等办公室业务工作中，如何发挥好统筹协调作用，显得尤为重要。
办公室做好统筹协调的主要手段之一，正是打电话、发短信（微信）。
区委书记的领带是“借”的
2016年1月6日，X区召开区委全体（扩大）会议暨全区经济工作会议。距离会议召开还有5分钟，区委书记系好了“借来”的领带，走进会场。整个会议过程流畅，顺利结束。
会后，领导没有任何批评，但作为负责会议通知的张敏，却懊恼万分：因为她一个细节疏忽，差点影响了整个会议的质量。
原来，在1月4日召开X区区委常委会会议上，专题听取了关于召开X区区委全体（扩大）会议暨全区经济工作会议相关筹备情况的汇报，区委书记专门就会议规模、会议材料、会议宣传、会议氛围作了明确要求。
在“会议氛围”上，书记明确要求：着正装。其中，专门明确了穿西服、白衬衫、可不系领带。负责会务的张敏，当时正在处理另一个突发事件，并没有听清领导的要求。
第二天上午，张敏编辑短信，向所有区级领导发出会议正式通知。强调了着正装的要求，但没有提到“可不系领带”这个细节。
会议开始前几分钟，张敏才发现：所有的区级领导都穿了西服、白衬衫、打了领带，只有书记一人没有系领带！她立即寻人借了一条领带给书记，保证了会场着装统一。（人物均系化名）
缺席的市政协主席
2016年某日下午17:00，D市领导临时决定晚上19:00召开常委会会议，议题是研究纪委案件。参会人员主要有市委常委，人大、政协主职，列席人员为纪委相关负责人。
接到会议通知后，秘书科负责会议通知的王科长迅速通知相关部门的办公室，要求各部门办公室必须于18:00前反馈参会情况。
根据王科长提供的参会人员名单，肖迪及时迅速地将会场布置完毕。根据惯例，每位县级领导都准备了席位卡。因为主题是讨论纪委案件，会议无关人员不能参会，布置完会场后，肖迪回到办公室，等待会议结束后，收拾会场。
当晚，会议结束后，时任市委常委、市委办公室主任的张主任很严厉地批评了肖迪：“晚上的会议，市政协李主席没有来参会，为什么你把他的席位卡放桌上了？我跟李主席通了电话后，李主席很确定地说他请假了；由于会议主持人误认为李主席要参会，所以会议推迟了10分钟才开；你回去查查哪个环节出了错误。”
事后，肖迪与王科长沟通，搞清楚了事情的原因。原来市政协办公室最初反馈李主席能参加晚上的会议。但是，后来反馈李主席因故请假。而王科长忘记将请假的信息反馈给肖迪。（人物均系化名）
办公室接打电话攻略
01
注意通话时机
除非特别紧急的事情，最好在上班时间打电话。
如果通话过程中忽然中断电话，应该由打电话的人再打过去。
打出去的电话，如果对方马上挂断，说明对方不方便接听，不可一而再、再而三拨打对方电话，可用短信等方式联系。
02
注意通话时间
以短为佳，宁短勿长，最好不要超过3分钟。
如果是较长的电话交谈，要通话之初告诉对方大致时间，获得对方许可后再继续。
03
注意通话内容
电话接通后，首先确认对方信息，自报家门后，用一句话概述你打电话的原因，然后再条理清楚地说其他内容。
涉及到数目、时间、日期、地点等内容，要准确并和对方确认。
对重要的会议通知，要问清楚时间、地点、什么人主持、哪些人参加（正职、副职）、有什么要求（是否要发言、着正装）等等。
04
及时接听和回复
如果是一时没接，再接时，要说“对不起，让您久等了！”或者简单解释一下没接原因。
放在包里的手机，要隔一阵查看一次。
如果没有听到，看到后要及时回复，特别是熟悉的领导和同事。
05
注意保密
打电话声音不要过高。
在会议中不得打电话，要走出会场打接电话；涉及到保密事项，不要公众场合接打电话。
01
称呼要注意
不能没有称呼，也不能随便称呼。
一对一的信息，一开始就直接“点名道姓”，明确对象，如李主任、张局长等。
群发信息，用“尊敬的各位领导”“尊敬的各位嘉宾”等，不能把群发的信息明确到个别领导和嘉宾身上。
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02
要署名
对于不熟悉的人，一条信息发过去，如果不署名，对方不知道是谁，可能不予理会。
署名可以在信息开头就表明身份，如：“尊敬的××主任，我是办公室××，有个事情向您报告”，也可以在信息末尾加括号注明，如（办公室×××）。
03
要准确
信息发送前，一定要核定准确后再发送，不要急急忙忙发送后发觉有误修改后又发送一次，这样不礼貌，且会引起对方反感。
对于需要对方回复的会议通知等，要提醒对方“收到请回复”。
对于收到的信息要及时回复。
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