1、力求思維方式超越化
這是寫好公文的前提條件。所謂思維方式超越化，就是撰寫公文材料時要注意從認識層次、思考層面、境界層級等不同角度，不斷追求實現新的突破，從而保證自己起草的公文能夠對相關工作有新的促動、對指導下級有新的幫助、對現實需求有新的回應。
一是要超越自我。在一定程度上來說，機關幹部起草公文的日常實踐，本身就是一種不斷深入理解各項工作並努力突破自身思維經驗的提升過程。因為只有這樣，才不至陷於自我複製、自我重複、自我循環的困境，才能持續保證機關文件指導的前瞻性和引領力。超越自我、突破自身最重要的是要有努力跳出個人思維慣性的自覺，最關鍵的是要有每承擔一次新的公文材料寫作任務都要爭取邁上嶄新境界的追求，敢於付出艱苦的思想勞動，敢於通過否定自我實現思想飛躍，進而做到超我開新。
二是要超越既往。超越既往，就是要超越自己和別人過去撰寫的同類同種公文材料所達到的水平。這就要求我們，一旦受領公文材料的起草任務，那麼就要有超越該方面、該類型、該事務過去所有相關公文材料已達到的層次、質量和水平的標準追求。作為機關公文材料的起草者，首先要敢於堅信確立這種追求不但絕非狂妄之想，而且還是當好機關幹部的應有之義。想要做到超越既往，就要善於以批判的眼光審視過去積攢積累的同類同種公文材料的優劣短長，在揚長避短、取優去劣的基礎上破舊立新;就要善於用優質的標準篩選過去同類同種公文材料能夠提供的素材資源，在披沙揀金、去粗取精的基礎上推陳出新;就要善於按提純的需求萃取過去同類同種公文材料的真知灼見，在抓住本質、去偽存真的基礎上吐故納新。只有這樣，才會保證所起草的公文材料，既立足既往又能超脫既往。
三是要超越預估。這裡的預估是指交代公文材料起草任務的領導對承擔任務者的期待。這種期待永遠都是真實而客觀存在的。正因如此，如果我們能夠在起草撰寫公文材料時達到那種既在領導期待之中但又超乎領導意料之外的層次，那麼就在很大程度上標誌著起草者已經具備較為高超成熟的公文寫作能力。要達到這種境界，起草文章者應結合實踐觀察分析相關問題，進而不斷增強正確判斷形勢發展走向的能力，提高自身置身大局關照實際的思維水平，努力提升並達到見葉知秋、未雨綢繆的超前預知層次，更好地掌握想問題辦事情當參謀做助手的真本事。只有這樣，我們才能在起草各種公文材料時成竹在胸、心中有數。
2、力求整體結構框架化
機關公文材料寫作的一個顯著特點，就是要看材料的整體結構搭建得是否合理、是否穩當、是否能夠立得起來、站得住腳。那麼，怎樣才能有效提高公文材料寫作整體結構框架化的搭建能力呢?
一是要有座標系意識。 就是一旦受領公文材料寫作任務，頭腦中首先要準確定位要寫的材料到底關係著哪個方面事物、哪項常規工作、哪件具體任務，搞清楚材料所要圍繞表述的情況到底是歸屬機關哪些部門負責的哪種性質類型的業務、事務或任務，這些業務、事務或任務在黨政軍企機關甚至黨、國家、軍隊和企業的各項事業中又處在何種位置，對上級、本級、下級又有什麼樣的價值意義。只有把這些最基本的問題搞清楚了，才能站在大局和全局的高度來認識材料指向的情況，更容易抓住中心和重心，從而也就更容易使相關公文材料的寫作抓住本質、緊貼主旨。
二是要有溯源流習慣。就是在動筆撰寫公文材料之前，首先要善於對材料想要反映的事物的歷史過程及其緣起、發展和結果，進行刨根問底、追根溯源式的考查與探究，力求最大程度地把握事物演化發展全貌。只有這樣去認識和把握情況，撰寫材料的時候，才能使我們更為清楚明白地把握住事物發展的起點與終點、來龍與去脈、昨天與今天，從而在起草相關材料時能夠如數家珍地截取相關事物的根蔓枝葉、經絡脈搏和點滴細節，進而保證在起草相關材料時能夠隨時隨地牢牢抓住時間軸和歷史軸來說明情況、講清情況。
三是要有定邊界觀念。定邊界，也就是我們在把握將要起草的公文材料所圍繞、反映或指向事物與事務的空間和範圍上，要有明確限定必要邊沿界限的概念。換句話說，就是既要深刻地把握材料內容應當寫些什麼、需要寫些什麼，也要敢於確定材料內容中不該寫些什麼、無需寫些什麼。確定好了寫什麼與不寫什麼的邊界，我們收集資料、整理信息、提取素材也就有了更加清晰的目標範圍，也就更易於按照合則用、不合則棄的原則作出取捨，減少無效勞動，防止無用干擾，直接圍繞寫作目的和材料主題篩選真材實料、乾貨精華。
3、力求複雜問題簡明化
要想使自己起草的公文更好地指導工作，一個非常重要的前提是善於把複雜的問題進行簡明扼要的處理，使之簡單化。
一是要抓住事物的本質。公文材料寫作實踐告訴我們，有些材料涉及的問題看似非常宏大甚至牽扯線索和內容非常之多，以至於開始寫作的時候很容易出現不著邊際、牽強附會、東拉西扯的現象。要想避免這些情況，關鍵就是要扭住要害、抓住本質。而抓住本質，就是要抓住那些真正反映事物自身得以存在的、最具特殊性穩定性根本性的東西，這樣才能在撰寫相關材料時更加直接、鮮明地觸及事物的內在特質和核心要害。
二是要揭示核心的目的。好的公文材料必須既不浪費筆墨和紙張，也不浪費閱讀者的時間和精力。這就要求我們在起草機關公文材料的過程中，始終以達到撰文目的為衡量標準，動筆之初就要堅持從目的出發，牢牢把住材料寫作的主要目的是什麼，有利於達到目的的就要大寫特寫，無益於實現目的的就要省掉減掉;動筆之後也要圍繞目的而行，緊緊把住材料寫作的最終用意在哪裡，可以順著有助於讀者理解用意的方向盡興盡力拓展;運筆結束之時更要對照目的進行檢視，表達的落腳點與材料的出發點同頻共振地彰顯主題、明確目的，而不能忘記目的、偏離主旨。
三是要剝離依附的干擾。有些機關幹部在撰寫公文材料特別是面對很多複雜問題時之所以常常把握不住重點、點中不了核心，根本原因還是因為沒有排除那些纏繞、附著甚至寄生在這些問題之上的迷惑干擾，以致受阻於認知瓶頸，從而無法深刻有效地把握事物真相。破解這個難題的辦法，就是首先識別出哪些是與材料所寫問題完全不著邊際的垃圾信息，進而分辨出哪些是與材料所涉問題伴生而存但卻不痛不癢可有可無的邊緣情況，最後挑出哪些是材料所講問題的關鍵內容，並以之作為撰寫公文材料的可靠基礎。只有這樣做，才能保證自己所起草的公文材料讓人容易理解和把握。
4、力求內容層次條理化
實際工作中，一些機關幹部撰寫的公文材料乍一看像回事、細一品不對味，乍一瞧很豐富、細一想沒幹貨，乍一瞥挺熱鬧、細一掂太空洞，更有甚者通篇講著車軲轆話、滿紙多是無關的事。出現這些情況的根本原因，就在於對材料內容層次的把握上缺乏邏輯性。
解決這個問題，一是“大王”“小王”要分好。人們平時開玩笑經常會講，怎麼連“大小王”都沒有分清呢，指的是當事人顛倒主次、混洧高低，不辨主從關係。其實在撰寫公文材料過程中，也隨時隨地都有大小、高低和主從的區別。一般而言，相對於材料的一級標題這個“大王”而言，二級標題顯然就是“小王”，當然相對於三級標題，它可能又變成了“大王”。在材料內容的撰寫上，“小王”部分的內容既要在自身限定的空間之內去書寫，更要在“大王”容納涵蓋的範圍之下來展開，否則就會造成公文材料各個部分內容大小錯位、交叉錯亂的後果。防止出現這種情況，要求我們既要善於區分和界定不同層次的問題，更要善於在每個層次上以同一水平線衡量該水平線上的各個問題。唯有如此，才能保證材料內容各安其位、相安匹配。
二是誰先誰後要排好。就是要在公文材料寫作過程中注意寫作材料次序的安排。一般而言，公文材料內容寫作時的先後次序，要麼遵循事物發展的邏輯順序，要麼遵循事物演進的時間順序，要麼遵循人們把握事物的認識順序。簡單而通俗地講，所謂事物發展的邏輯順序，就是按照事物發展的因果關係推導出的先後，因在先、果在後;所謂事物演進的時間順序，就是按照事物現實存在演化過程確定的先後，過去很久的算先、新近發生的算後;所謂把握事物的認識順序，就是我們自身探究認識瞭解事物全貌時的過程先後，通常是由表及裡、由淺入深，表與淺為先、裡與深為後。只要我們自覺地把握這些先後順序，材料內容的敘述就很容易做到條理分明、頭頭是道。
三是需多需少要量好。這是指在公文材料的寫作過程中，要在突出主旨思想和表達重點的基礎上，時時注意各部分內容之間的比例協調、比重平衡。當然比例協調與比重平衡，並不是簡單地指段落長度或文字數量的相近甚至相等，而是指應該在各個部分表達到位、表達盡意的前提下，總體上實現各部分內容的恰到好處。即哪部分要略寫哪部分要詳寫需通盤考慮，這樣才能做到既不缺項落項也不多餘累贅，整個材料內容顯得張馳有度、收放自如。
5、力求立意行文指向化
所謂立意行文指向化，即在起草公文材料過程中，一定要始終本著善於發現問題、著眼解決問題並追求產生實際意義的原則去構思醞釀、動筆落筆。沒有問題意識，拿出來的公文材料只能是空洞無物、寡淡無味、軟弱無力的文字堆砌之作，不但無益於指導和推動工作落實，相反還會浪費基層幹部群眾的精力與時間，影響和降低機關的威信與形象。因此，在起草各類公文材料時，有必要強化針對問題而寫的自覺意識。
一是要堅持有的放矢。無論謀篇佈局還是立論闡發，都要找到材料指向的事物中存在的問題，並以之作為材料寫作特別是立論成立的現實前提。發現和尋找問題時，既需要睜大眼睛、窮盡所能，也需要事實求是、恰如其分;既需要圍繞現象、探查原因，也需要找到實例、佐證確認;既需要獨闢蹊徑、獨到深刻，也需要公允持中、不偏不倚。做到這幾點，公文材料寫作也就更可能切中要害、抓住要領。
二是要做到言之有理。 言之有理，就是在公文材料寫作過程中，立言立論都要著眼能夠有效回應人們關心關注和可能提出的問題來動筆下筆。換句話說，就是我們在撰寫每段話、每句話的時候，都要時時處處爭取以雄辯有力、確鑿無疑的敘述表述來夯實公文材料的大廈地基。只有這樣，才能保證我們起草的公文材料經得起他人的推敲、質疑和審視，具有更強的公信力和生命力。
三是要追求實用管用。機關公文材料的寫作要自始至終把解決問題放在最重要的位置上。要全力避免那種花拳繡腿、華而不實的空虛矯飾，努力在探討處理各種複雜情況的思路方法、拿出應對各種考驗挑戰的對策措施、提出解決各種問題的意見建議上拿出真知灼見、遠見卓識。要全力避免那種虎頭蛇尾、流於吆喝、忽悠上下的無聊應景文字遊戲，切實在破解群眾關心關注的難題、歷史長期遺留的頑症、影響事業發展的障礙上求突破，從而使公文材料寫作最大化地還歸它本來應有的價值與意義。
6、力求語言表述規範化
公文材料寫作中的語言表述能力，被視為代表機關幹部公文材料寫作水平的重要標誌，理應引起高度重視。
一要注重把握書面用語。除主持詞、答謝辭、祝酒辭、講話稿等需要通過口頭表達的文種外，絕大部分公文材料都要用於書面交流、書面指導，這就要求機關幹部在起草公文材料時，必須更多地按照書面用語表達的要求來把握和處理文字。公文語言需要講究精確，力爭準確到位不含糊、貼切穩妥不忽悠、嚴謹求實不漂浮;公文語言需要講究文雅，力爭追求文采不低俗、錘鍊精緻不媚俗、奉行通俗不庸俗;公文語言要講究簡約，力爭長話短說不囉嗦、綱舉目張不拖沓、直搗要害不繞彎，進而達到一言九鼎之功效。
二要合理使用專業術語。起草公文材料時，一旦涉及專業性問題，一定要重視使用不同行業領域的專業術語，防止和避免給人留下只在外圍打轉轉的不良印象。當然也要防止過猶不及地在面向下級、面向基層、面向群眾的公文材料中大量過度地使用只有專業領域人士甚至少數人才能看得懂的術語，那樣的話也將失去公文材料的存在價值和意義。正確的做法是，既在表達需要的地方使用必要的專業術語，也要在群眾需要的地方合理地把專業術語進行通俗化大眾化的轉換，這樣才能保證寫出的公文材料易於被人們接受和理解。
三要善於借鑑群眾語言。公文材料語言雖然有著比較嚴格的規範性要求，但是從源頭來看，群眾語言依然不失為公文材料的重要話語來源之一。特別是在涉及生活時尚、社會風尚和人們最新崇尚事物的文字材料寫作中，大膽恰當合理地捕捉群眾在實踐中創造使用並且具有通俗性不失莊重性的流行語、時髦話和新詞彙，自然也會在很大程度上增加公文材料的鮮活感時代感，進而贏得群眾認可贊同，確保我們撰寫的公文材料不枯燥、不呆板、不落伍。
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