移動互聯網和通信技術的發展正帶領人類社會走向全聯接時代，人與人以及人與設備的通信與交互，將隨著智能技術的日益滲透和落地，被賦予新的內涵與外延。
訪客管理和工位資源的配置與使用，是日常的辦公中，最常見的人與人，人與設備產生聯結和溝通的場景。全球領先的通信技術服務和平臺供應商Avaya，基於Breeze快速開發平臺近期推出了兩款智能應用，力圖將智能、安全、高效、便捷的通信理念，實踐在企業的行政管理的情境中，構建全聯接時代的智能辦公場景。
自動化閉環式訪客流程與管理
訪客，幾乎是每一個公司、機構和組織都會產生聯結的人群。但大多數的訪客體驗是不理想的，不僅需要現場簽到，甚至還需要前臺查詢電話簿聯絡拜訪對象。雖然，市場現有的一些訪客系統，能做到給訪客發短信，但仍需要在前臺，向工作人員出示短信，告知拜訪對象，領取訪客牌。之後，訪客是否進入，順利找到拜訪對象，無從得知。此外，部分公司的前臺要求訪客必須電話聯繫拜訪對象，在訪客不知道電話號碼的情況下，需要等待，直到前臺工作人員成功聯絡到拜訪對象為止。
改善訪客體驗，並提高訪客環節的辦事效率，最關鍵的是實現各個訪客環節的自動化。通過自動化的訪客流程，可以記錄每個訪客相關的行為，形成可追溯的數據，改善智能辦公的行政環節，幫助行政部門實現訪客流程自助式服務和自動化分析管理。
Avaya開發的智能訪客應用，在訪客流程中的邀請環節，受訪人可通過PC或者手機訪問應用，給訪客手機發送一條邀請信息，其有一個鏈接，點擊後可查看訪客所需的全部信息，比如時間、地點、內容安排，訪客面部識別簽到提示及操作方法說明。然後訪客只需拿起手機自拍，任何角度都可以，上傳照片資料，訪客邀請環節就結束了。
在到訪環節，訪客在相應的時間來到前臺，前臺有一個類似於電話的設備，裝有訪客管理應用，點擊簽到按鈕，系統立刻掃描訪客面部特徵，和系統存放照片進行比對，訪客的身份立即被識別，包括姓名，拜訪對象，聯繫方式，來訪目的等，隨後系統會自動電話通知被訪人訪客已到前臺。整個簽到過程全自動，不需要任何手動檢索、通知或聯絡。
相較於傳統的訪客管理，Avaya的訪客管理系統能形成完整的閉環式的訪客流程，將訪客行為記錄電子化，完整地記錄來訪信息，以更低的人力和時間成本獲得更安全、規範、便捷的訪客管理，同時，訪客管理系統還是一套訪客大數據管理平臺，通過數據分析，洞察訪客量、來訪目的及訪客類型，為企業管理創造更大價值。
數據化智能化的工位配置與使用
對於行政部門而言，合理規劃工位數量，提高工位利用率，非常重要。常規的辦公工位都配有預先設置好的電話設備，無論是在最初的移動工位還是時下的共享工位的場景下，電話遷移的操作方法和登錄密碼都很繁瑣，因鮮有員工能記住，導致推廣實踐中面臨諸多困難。Avaya開發的共享工位應用，利用近距離無線通訊技術（NFC）解決了這一問題。員工只需輕輕一刷工卡或者NFC手機，就可實現工位系統的自動登入和登出。同時，行政部門能獲得電子化的工位使用數據，進行成本和效率分析，輔助決策。
這一解決方案還可以應用在物聯網場景中的設備巡檢環節。例如，利用NFC的掃描技術，瞭解設備是否被移動，是否有損害需要保修，每個設備是否都被巡檢到，是否符合巡檢流程等。在系統中設置接口，就可將通信行為數據化，進行電子化管理，方便進一步挖掘數據價值。
在全聯接時代，通信概念的外延，從單純的人與人的溝通，擴展到人與設備的聯結，在豐富多元的場景中，自動化、數據化與智能化是通信技術與服務發展的未來。
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