Business Writing Basics
“Letters have to pass two tests classed as good:they must express the personality both of the write and of the recipient.”
''信件得需过两关才能称得上是好信：它们必须既能体现写信人的个信又能体现收信人的个性。''
E.M.福斯特（E.M.Forster）
如果你像很多人那样，每天都花很多时间在电脑上噼里啪啦地打字，不仅写电子邮件，还写信件、传真、报告、建议书和其他诸多材料，那你可曾想过为什么你去信后却未得到你想要的答复呢？你可曾想过如何才能更好的表达自己的想法，或者如何才能收到更好的结果？事实上，的确有更好的方式。其实如今的读者更想从字里行间看到你的个性、你的活力、你的激情、而不是老套乏味的陈腐表达。
21st century business language
在20世纪中叶，商务往来与今天相比要冷淡、正式的多。即使是面对面的会议也非常正式，彼此之间保持距离。类似地，当时商务文书的写作也很正式，常常使用那些一本正经的繁文冗词。写作者爱使用‘‘大词，因为他们认为这样能给读者留下深刻印象。此外，句子中还冲斥着很多冗余的表达方式。被动语态广泛使用，在写作者和读者之间制造距离。这些的确都是那个时代的人们常做的事情。
今天的商业往来却不再那么正式、刻板。我们在开会的时使用自然、轻松、友好的语言，而不用几十年前那很不自然、极为正式的语言。我们会使用主动语态更快切入主题，但是依然注重说话的委婉得体。一般来说，商业往来的目的首先是建立关系，只有通过恰当的语言实现顺畅沟通才能达到这一目的。
然而令我惊讶的是，时至今日，有很多人仍在采用那种正式而刻板的写作风格，使用他们在交谈中从不使用的语言。这些语言其实更适合我们的曾祖父辈们，而不是今天21世纪的商界人士。下面我们来详细叙述。
Seven deadly sins of today's business writting
caution 许多人认为他们需要使用‘‘please be infomed''之类的表达，因为这样才显得更有礼貌。其实你无需使用这些被动的、古板的表达也一样可以谦恭有礼。
不要说
●please be advised that our next metting will be held on Monday 14 June.
要说
●Our next meeting will be held on Monday 14 June.
不要说
●Kindly be informed that the fire will be tested at 9 am tomorrow.
要说
●The fire alarms will be tested at 9 am tomorrow.
不要说
●I am writting to let you know that Mr John Lim is not longer with our company.
要说
●Mr John Lim is not longer with our company.
Long-winded words and phrases 冗长繁杂的词汇和表达
我们的先辈过去认为大词和辞藻华丽的句子会给读者留下深刻印象。但今天再采用这样的写作方式只会给读者造成困惑并让他们感到恼火。不要再purchase,endeaour,commence,terminate,而用buy,try,start,end等。要努力做到用短小的词汇、简短的表达、简短的句子和段落简介地表达意思。
Passive vioce 被动语态
我们的先辈之所以使用被动语态是因为他们不知道谁该为事情负责。被动语态的使用会在写作者和读者之间制造距离，而这正是那个年代里人们想达到的目的。今天的商务写作中应多使用主动语态、这样才更积极、更明朗、更有人情味、而且也会更生动、更清晰。
不要说
●Arrrangment have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately.
要说
●I have arranged for a repeat order to be sent to you today.
不要说
●Sales of the X101 have exceeded all expectations.
要说
●X101 sales have gone sky high.
Yesterday's language 陈旧过时的语言
不要说
●We refer to your letter of 21st oct,
要说
●Thank you for your letter dated 21 oct.
不要说
●The above-mentioned goods will be dispatched to you today.
要说
●These goods will be sent to you taday.
Writing differently to how we speak 书面表述和口语表达大相径庭
如果你能在文书的写作中融入一些自己的想法、个性和情感、你最终将能收获友好的往来关系
不要说
●Your email of this morning refers...
要说
Thanks for your email.
不要说
●As spoken this morning
要说
●Thank you for your call this morning.
Commas instead of full stops 该用句号却用逗号
记住，标点符号非常重要。
不要说
●Thanks for your email,it was good to hear from you.
要说
●Thanks for your email.It was good to hear from you.
不要说
● I will see you next week,meanwhile please let me see some samples soon.
要说
●I will see you next week.Meanwhile,please let me see samples soon.
Thank you and Regards 感谢和致意
为什么很多人要在信的结尾说“Regards”或者“Thank you”? 为什么而谢呢？是感谢别人读了你的邮件吗？
如果你真的因为某事而致谢，那可以考虑在结尾处用“Thank you for your help” "Thank you for your patience"或“Thank you for your understanding”等类似的表达。
适当的时候，你也可以用一些小小的礼貌语收尾，如“see you soon” 'Have a great weekend" 或“Good luck with the meeting”等。或者用“many thanks”如何？然后签名，这样的结尾方式非常友好。有助于建立良好关系。
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