近日,虽然整个社会的生产秩序已经在逐步有序地恢复当中,但是相信大多数非关键部门的员工仍然在家待命中。突如其来的情况催生了远程协作的浪潮,虽然人在家中坐,但工作可是不等人的。那么如何在这段时间内高效办公呢?想要远程协作,当然还是要从高效会议开始。那远程会议如何做到有的放矢、高效便捷呢?又有哪几个方面需要格外注意呢?接下来就为您支上几招:
会前充分沟通,保障全员上线
居家办公,使用的移动设备各不相同。有时候一场远程会议大家以为只是在微信群里简简单单地开个语音,但殊不知,远程会议当中可能涉及到的高清视频、屏幕共享、文件传送、在线编辑等等功能,并不是一个即时通讯软件就可以完全胜任的。所以最好选择专业的视频会议软件,提前沟通协调,方便各方参会人员安装注册,做好高效会议的先决条件。
会议资料的保密、共享与传达
远程会议当中资料的传送不可避免,当传送一些超大文件的时候,经常要用到网盘,那么有没有准备好专用的网盘下载通道?网盘下载的安全性和时效性是否能够得到保障?网盘是否具有在线协同编辑的功能?谁来负责会议资料的整理和传达?这方方面面的问题也需要在会前提前做出部署安排。
视频会议中的屏幕共享
在远程会议当中,当对某些具体议题进行讨论研究的时候,经常需要共享演讲人的电脑屏幕。但普通的即时通讯工具一般不具备这种功能,这时候就需要用到会议软件。那么在共享过程中,视频的清晰度是否能够满足要求?屏幕共享的切换如何实现?当进行多屏分屏显示的时候如何操作?这些问题在会前也需要提前考虑到。
远程视频会议的实现想来简单,但在实际的操作过程当中则可能会遇到许多问题。不过只要提前做好准备和部署,就能保证会议的高效。其实解决上述问题也并不难解决,一台好的会议设备会令这些工作更加得心应手。例如MAXHUB推出的会议平板产品,打破传统的会议设备系统,触控一体机设计,一台设备就能很好地解决这些难题。
MAXHUB会议平板无需外接其他设备,就能够搭载市面上绝大多数的会议软件,实现多方的远程高清会议。视频过程当中可进行手机、电脑、平板等多台设备的无线投屏,也可实现四分屏,以及会议平板与移动设备之间的双向操作,有效提高会议效率。并且MAXHUB会议平板还具备智能手写功能,支持PPT的随页批注。有任何想法和灵感,都可以随时随地书写并保存下来。而当会议结束后,还可生成二维码,参会人员只需扫码就可将会议资料下载。这样一来,即保证了会议资料的安全性,也为参会人员的资料传达提供了便利。
工欲善其事必先利其器,伴随5G技术的落地,远程视频会议将成为未来的趋势之一。而一台得心应手的设备将有效提高办公效率,让会议即便远程,也能高效。
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