鬍子哥說：
接待客人是秘書的日常工作之一。在客人等待的時候，千萬不能讓他乾等，否則他會越等越急躁。這時候，如果你能跟客人聊點什麼，不僅能消除尷尬，還能建立客人對你的信任感。那麼，哪些話題可聊，哪些不要提及呢？一起來看看這個故事。
文章摘自：《秘書工作情境案例》，史玉嶠、譚一平著
今天上午一個客人也沒有，公司的幾位領導都在自己的辦公室忙自己的事。
“除了留一個人值班，其他的人都跟我到第一接待室去。艾麗絲，你留下來吧。”經理說。
大家都跟著經理到第一接待室。
“我覺得你們幾個年輕人作為秘書，知識面還是太窄，興趣還是不廣。所以趁今天有點空閒時候，一起來談談‘話題’這個話題。”經理開門見山。
“‘話題’是什麼？ ”小石問。
“話題就是談話的內容。”經理說。
“作為秘書，與客人交談是一項很重要的日常工作。作為一個優秀成熟的秘書，你不僅在與客人交流時能聽懂客人說話的內容，而且還應能根據客人的興趣，進行深入的交流，不能只會說‘真的嗎’或者‘是的’這幾個字。如果你老是說這幾個字，就會讓客人感到興趣索然。”
經理喝了一口水，接著說：“假如在足球世界盃期間，客人問你是喜歡巴西隊還是德國隊，你是喜歡羅納爾多還是喜歡貝克漢姆……他一看，你是一問三不知，那會是一種什麼情景？這就是我們今天要談的‘話題’送個話題的目的。”
“遇到這種情況多嗎？”小石問。
“當然很多。”經理興趣盎然地說：“ 我們在日常工作中常常會遇到這種情況，客人按預約的時間來訪，可領導一時還離不開，要麼是與前面的客人沒談完，要麼是在打一個長途電話，需要讓客人等待。在這個時候，你就得替上司招待客人。在客人等待的時候，你總不能讓客人乾等吧。如果客人有幾位，他們自己可能會聊點什麼，如果只有一位客人，你讓他乾等，他就會越等越急躁。
因此，秘書在這個時候應該跟客人聊點什麼，在這種情況下，客人一般會主動提一些話題，比如可能是從克隆人到世界盃這樣的話題，這時，秘書應根據客人提起的話題與他進行交談。如果能與客人進行這種交流，客人不僅不會焦急，而且對你本人產生一種信任感。”
“還有就是，領導與客人見面的時候，也會有些寒暄，如果是老朋友的話，寒暄的時間可能會更長一點，寒暄的話題也會多一些。如果秘書對他們聊的話題一點都聽不懂，那也是一 種很尷尬的事情。”孟姐補充說。
“所以，作為秘書，你們應該加強這方面的訓練。”
“實際上，你就是讓我們見人說人話，見鬼說鬼話？”瑪麗問經理。
大家鬨堂大笑。
經理點點頭說：“ 你這麼理解也沒錯。”
孟姐也笑著說：“ 說在什麼山上唱什麼歌更貼切些。注意，有些話題不要談，即使是客人先提起來的。”
“哪幾類？”瑪麗問。
“第一，有關談話者自己的話題。有的人談來談去總是圍繞著自己的生活，開始人們也許還有興趣聽，可時間久了，人們便失去了興趣，甚至會躲著這樣的談話者。第二，有關禁忌的話題，如夫妻關係、家庭成員之間的矛盾、不願談及的疾病等等，如有的人不願意別人打聽自己的經濟來源或經濟狀況。所以這些話題最好不要觸及，除非對方主動提及。第三，假話題。假話題是指那些無法繼續下去的話題，如果你用‘今天天氣很好’來開始談話，對方便沒有什麼話來回應。”
在聊天的時候我們可以從身邊的事務聊起，如對方的服飾、攜帶的物品等等，都可以當做聊天的素材，但即便是這些與對方關係密切的東西也未必就是對方的愛好，所以千萬不要一上來就說“原來你也喜歡這個，我也是。”千萬不要盲目自信，以免引起尷尬。
我們還可以讚美對方，讚美要發自內心，要真誠，否則就變成了拍馬屁，效果則適得其反。讚美客人，最好找出其可能被人忽略的特點，讓人感覺到你的話是真誠的。
平常如果有可能，可以多留意一些與領導來往比較密切的客人的日常動態，瞭解對方興趣，從對方的興趣著手開啟話題，如老鄉、校友等方面話題，共同的經歷、體驗、愛好等。
秘書平常還應關注行業動態和社會熱點問題，開闊知識面，以便與客人或上司聊天能有話題可說，能發表自己的觀點和看法。
另外，秘書在與客人聊天時，要注意說話的語氣語調，保持熱情與活力，給予客人親和感。
製造話題不僅能消除尷尬，活躍氣氛，而且能拉近彼此乏間的心理距離。善於製造話題，既是能力的體現，也是素質的象徵，因為一個善於製造話題的秘書，她身上肯定具有很強的親和力。
思考問題
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