四、用印制度立法详尽
用印是钤印于公文表示鉴定或签署，是区别官阶爵秩和显示官府权威的重要凭证，适用于宋代公文处理工作的各个阶段。以公文的誊抄押署制度为例，为保证公文内容的真实可信，要求誊录时不得遗漏或错写，更不能更改其中的词句，若必须改动，改动处要盖上官印。如果制书有误，在不影响原意的情况下，应由负责公文撰写的官府的长官予以改正，重要改动处也要加盖官印，以维护公文的原始真实性和证据权威。誊录重要公文时既要在公文的内页加盖官印，又要在各页之间加盖骑缝官印，以保证公文不会在传输过程中被遗漏或修改。公文在誊录完毕后、正式发文前，须交主审官员审查判署，或加上简洁批语，或写上“从”“可”“闻”“准”等字，并签名进行押署，然后再由鉴印官盖印。由此可见，印章在公文处理的各个环节中都会用到，包括内容纠错、文书审核、实封贴黄等，用途极为广泛。
用印的主要目的是保证公文的法定权威性，实现统治阶级的权力意志。基于此，宋代在律法中用一系列的规定对用印作了专门且详尽的说明。《庆元条法事类》对于公文用印机关的规定是：“诸官司应铸印记，先具以某字为文，保明申所隶，再行审验关申。”宋代对在用官印的使用期限以及废弃官印的处理等也有相应规定。地方官府所用印章基本由知州监制，每年更换，以防止有人伪造公文；旧的官印送州府销毁。同时，宋代严令禁止“预印空纸填写文书”，以防止有人滥用职权。对官印的使用范围则规定：“诸官司印记，不得印私文书。”对使用过官印的每份公文都要造册登记。盖印位置一般是在公文的封面和所载时间上，若公文有“贴黄”，还须在“贴黄”处盖印。如果出现官印改换的情况，旧的官印须在当日申纳尚书礼部进行销毁。若文书运转部门没有官印，可以借用“钱谷刑狱”或“所在官司”的官印进行代印。“无印者，文书及内外封面须一手写”。宋代对官印的管理十分严格，惩处措施也相对严厉。对于盗用、伪造官印者，罚杖一百，情节严重者处以发配。利用伪造的官印来伪造公文者，流放三千里。如果伪造的公文已经开始行用，制造假印者将被处以绞刑，同时朝廷下令禁止运行伪造的公文；若伪造的公文还未来得及行用，制造假印者流放三千里。以上所列举的关于用印制度在公文处理工作程序中的具体应用，是宋代公文处理工作深化扩展的体现。
五、首创收发文登记编号
为了对公文处理环节进行全过程的监控，使信息传递和政令指挥系统得以顺利运转，宋代要求各衙门对收发的公文均分别造册登记，便于核查公文运转的时间、地点以及不同部门的承办效率，做到责任到官，防止衙门之间相互推诿不予办理。但各衙门用以登记公文的簿册名称不一，主要有“文簿”“籍”“历”等，这些簿册都是衙门用来登记文书的重要凭证。
发文登记簿册一般是作为衙门发送公文的凭证，管理较为简单。收文登记簿册则承载着政令实施的结果，登记内容较为复杂，需要长官时常审核监督，格式要求也比较严格。收文登记簿册分为承受簿和未绝簿两类，其中衙门接收的公文都要在承受簿上登记，每季度或每半年审核清理，未办理完毕的文书记入未绝簿，直至办理完毕才能在簿册上勾销，勾销后需经州县的史官审查、签字。公文登记制度是为了防止各级衙门拖延处理公文或不按规定发文等。
在用专门的登记簿册登记后，收文衙门还要对所收公文进行编号。对公文进行编号登记是宋代首创的制度，尤其实封公文，必须编号。在《续资治通鉴长编》中曾记载，公文在封送到县衙后要即日拆封，并置历登记，“排日以千字文为号”。在宋代，这种选用文字作为排序编号的做法并非只存在于文书档案工作中，宋神宗时就曾尝试按文字排列仓库的顺序。北宋时期，时任地方转运使的周湛创立“千文架阁法”，以《千字文》编排档号用以稽考账籍、管理架阁档案。《千字文》作为中国古代三大儿童启蒙读物之一，带有浓重的东方文化色彩，不仅通俗易懂，而且不易改动，既与宋代官员所掌握的基本常识相符，又适应了公文管理的需要。南宋时也继承了依千字文编号的规定，无论收文、发文，都以千字文编号后登记入册。可将编号标于公文的封面或卷内，也可直接在公文上进行编号。宋代创立的收发公文编号登记法，使得每一份公文在不同衙门中都有明确且固定的位置，编号不但可以直接显示公文数量，便于检索和利用，还能体现衙门的办事效率，保证权责到官，为两宋以来一直沿用，是公文运转过程中重要的监察措施。
六、公文急递出现分离
北宋建立之初，公文传递主要采用驿传的方式，大量常规公文和官物一起通过递铺进行运输。递铺是北宋前中期负责公文传递的最主要也是最基础的组织机构，由兵部和枢密院总管。此时，无论是地方向中央机关提交的普通公文，还是边疆上奏的紧急军情公文，都由同一组织进行传递，两者只有运输速度上的差距，并未得到彻底的分离。递铺主要由步递和马递两种不同的运输方式构成，其中步递是宋代公文传递的基本方式，适用于大多数普通公文。由于步递只采用人工步行的方式，运输速度自然受到限制，日行约二百里，是递铺中速度最慢的运输方式。马递即骑马传递，用来递送紧急机密公文及赦书，速度较快，日行约三百里。急脚递则是北宋朝廷为了适应频繁边境战争产生的军事情报沟通的需要，在边境专门设立的一种速度更快的马递，主要负责传递边关机要、“朝旨支拨借兑”等重要公文；此外，皇帝行幸时产生的临时性事务公文也都通过急脚递传递，日行约四百里。由于马递和急脚递传送的都是紧急机密且事关国家大事的重要公文，因此每次传输都需提前在登记簿上造册登记，并记录此次运输的所有行移情况。
北宋的递铺还不是独立的通讯机构，它们存在的时间较短，也不具备独立通讯机构的性质，但却为急递机构与驿传的进一步分离拉开了序幕。北宋末南宋初，频繁的对外战争对递铺造成了极大的破坏，而且递铺组织过于烦琐的运输网络无法满足紧急公文的传递要求。鉴于此，南宋朝廷于建炎三年始设立斥堠铺，将边境上负责放哨侦察的哨所改编为专门用于传递紧急重要公文的急递通讯机构，只负责运送御前急诏、尚书省、枢密院发布的重要公文以及奏报尚书省、枢密院的紧急公文。但由于地方官员不注重普通公文与急递公文的区别，使得斥堠铺传递公文的效率低下。虽然朝廷一再下令规范公文急递，但在斥堠铺仍出现大量公文滞留的现象。为此，南宋朝廷又于绍兴三十年设立摆铺，主要负责重要军事公文的急递工作。斥堠铺和摆铺都是南宋朝廷为公文处理工作专门设置的急速传递机构，与普通的通讯机构在性质和传送目的上都有所不同，可见在南宋时期，紧急公文的传递组织与普通的通讯机构已逐渐出现分离。
七、公文承办注重时效
为了更好地传达统治者的意图，宋代由朝廷下发的公文大多需要在承办前进行翻录抄写，旨在留存副本以资凭证。除已明确指定接收人的公文外，大部分公文须先经路级行政机关按所需的份数誊录或印刷后，再逐级下发。宋代时印刷工艺有了很大的进步，因此宋仁宗后公文抄录大部分改为印刷。为防止公文在此环节被耽搁，宋代对誊录公文的时间也作了相关规定：“诸受制敕应翻录行者，给书写程，急速限当日，满百纸一日，二百纸以上二日，每二百纸加一日；非急速各加一日。”
地方官府和官员接收公文后，要具体承办公文指示的内容。由于公文种类和性质不同，承办的方式千差万别。对于大部法令条制而言，宣读是地方官承办的首要环节。各州府须“有赦宥则以时宣读，而班告于治境”。为保证公文内容在宣读时不被曲解，朝廷会派人从旁指点。但由于宣读的范围有限，政令在更大范围内传播还需借助其他的方式，张挂榜示文书是地方官府向民众传达统治信息的主要方式。据宋代史料记载，文书经当职官员校读后，“行下民间通知者，所属监司印给，榜要会处，仍每季检举。其赦书、德音，州以黄纸印给县、镇、寨、乡、村晓示”。除了保密公文，其他公文都要张挂，如果私自隐匿公文不予榜示，违规者会受到相应的处罚，监司如果知情不报，处以同罪。
除了在一定范围内对外公布公文政令，地方官府还需对朝廷发布的各种诏令文书置历供呈，并召集衙门内的官员共同参阅，通晓公文传达内容，以便更好地落实朝廷指令。对于造册登记后的公文，地方官府须按照处理政务的基本模式尽快承办。若短时间内未完成，则要继续登记在册。为提高行政效率，宋代根据公文文种和紧急程度对地方官府承办政令的时间提出了具体要求：“诸官司所受之事，皆用日印，当日受，次日付。事速及见送囚徒皆即时发付，其行遣小事限五日，中事十日，大事二十日。”
为确保公文的承办时限得到落实，中央机关专门设置了催驱房负责公文的催办事项，地方官府须向监司汇报公文承办情况。“诸恤刑条制，提点刑狱司岁于四月、十月上旬检举下诸州，长官行讫以闻。”对于地方官府没有及时汇报的公文，催驱房需委派官员每十天催一次，连催三次后将对相关人员进行惩罚。承办时限的规定对于提高公文的办理效率，推动朝廷政令在全国各地的落实起到了积极作用。
宋代的公文处理工作程序是关于宋代档案工作及政治制度研究的一个重大课题。研究公文处理工作程序的重要性，既要考虑到其设置的严密性，又要观察相关制度的运行情况。秩序井然的宋代公文处理工作程序，反映了宋代公文工作较前代更为完善、严密，这也是宋代强化中央集权的成功之处。但值得注意的是，即便是在特色突出、制度详备的公文处理工作制度基础上，执行时的官员无序和吏强官弱等原因也足以造成公文处理工作程序的变形与失效。在众多史料中，不难发现因公文处理工作程序失效造成信息传递滞塞或中央政令不能准确下达的情况。公文处理工作程序的变形与失效，导致中央治理意图的效果大打折扣，无疑加剧了宋代地方官场上下勾结、欺上瞒下的贪腐无序。这不是仅存在于宋代的个案，而是中国几千年来无数朝代最终走向倾覆的深层原因。对宋代公文处理工作程序进行研究，有助于继承和发展中国古代公文处理工作的精髓，了解公文运转机制的源流，认清封建专制社会中人治高于法治所带来的政治弊端，为现代公文的改革与建设提供参考。
（本文注释及参考文献略）
（本文刊于《秘书》杂志2019年第6期）
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