公司各項費用報銷管理辦法

目錄

第一章 總則

第二章 報銷流程及審批職責

第三章 招待費報銷原則及標準

第四章 交通費報銷原則及標準

第五章 差旅費報銷原則及標準

第六章 物料採購報銷原則及標準

第七章 會議（培訓）費報銷原則及標準

第八章 業務推動費報銷原則及標準

第九章 其他事項報銷原則及規定

第十章 填報規定及票據要求

第十一章 附則

第一章 總則

第一條 為加強公司成本管控力度，提升費用支出管理水平，規範和確立費用開支標準及流程，保證各項支出的合理性、合規性，特制定本辦法。

第二條 本辦法作為公司《財務支出審批授權管理辦法》具體操作細則，在《財務支出審批授權管理辦法》效力內執行。

第三條 本辦法旨在規範公司報銷支出流程及填報規定，並重點對交通、招待、差旅、會議等日常費用的具體報銷原則及支出標準做出規定。

第四條 本辦法適用於董事會、監事會、經營管理層、公司各部門以及各分公司，控股子公司費用報銷管理參照本辦法的規定。

第五條 各分公司可參照本辦法，結合當地的實際情況及稅務、監管要求，制定切合本單位實際情況的報銷管理實施細則，但各項費用標準不得高於本辦法規定，且執行力度不得低於本辦法所設定要求。

第二章 報銷流程及審批職責

第六條 公司財務支出分為財務費用、管理費用、銷售費用、資本性支出和稅務支出，依據管理要求不同，各費用項目對應不同的支出審批流程。

第七條 未經審批人審核批准的預算動支申請，以及應執行但未執行事前預算動支申請流程的支出，不得支付。

第八條 報銷流程為公司支出流程中的一個“子流程”，公司支出流程主要包含“內請流程（含合同）”、“費用申請流程”及“費用報銷流程”，前兩項流程為事前控制流程，報銷流程為事後審核流程。

事前控制流程非每項支出的必須流程，報銷人需依據不同的費用項目而選擇不同的支出流程。對於需要立項的費用項目，應提前進行“內請”，涉及合同及協議的，需同時完成“合同審批流程”（財務支出項目審批流程）。

第九條 費用報銷必須按《財務支出審批授權管理辦法》規定的報銷審批流程籤批方為有效。凡需要兩個或兩個以上審批人籤批的支出項目，只有在所有審批人全部籤批後該申請方可支出。

第十條 根據支出審批程序，經辦人需打印“費用報銷單”及相關附件，與粘貼好的原始單據交由部門負責人（或指定第一責任人）手工籤批後送交財務部門。

第十一條 部門負責人對報銷支出的真實性、必要性及預算額度的充足性負責並審批。

第十二條 財務部門對發票的真實合規性、金額的準確性、費用填報的合理性進行審核，對報銷事項的合理性、必要性負責。

第三章 招待費報銷原則及標準

第十三條 公司招待費分為一般招待和加班誤餐津貼兩類。一般招待是指公司舉辦內部活動、會務及與外部往來單位工作業務交流時發生的交際性支出；加班誤餐津貼指公司給予員工因加班產生的誤餐費，員工因公出差享受的誤餐津貼在“差旅費”項目列支。

第十四條 公司招待工作應堅持“統一安排、對口接待、有利工作、內外有別、熱情儉樸”的原則，各部門招待費支出在下達的預算額度內統籌安排。

第十六條 部門及個人單次招待消費1000元以上的需提供消費小票或報銷人銀行卡刷卡記錄。

第十七條 公司員工在符合公司規定的情況下週末加班或工作日加班至晚上7:30以後的可以報銷誤餐津貼，誤餐標準為30元/餐/人。當月加班誤餐津貼隨加班交通費在次月30日前提交報銷，過期視同放棄。報銷時須提供部門主管簽字確認的《交通費及誤餐津貼報銷清單》。

第十八條 員工在異地發生的招待支出應隨差旅費一同提交報銷，報銷時應同時提供《差旅費用明細表》及《招待費明細表》，計入部門“招待費”預算項目。

第十九條 員工出差期間按規定可享受誤餐津貼，計入“差旅費”預算項目，與差旅費包含的費用項目一併填列《差旅費明細表》報銷。誤餐津貼標準參照第五章“差旅費報銷原則及標準”規定執行。

第四章 交通費及車輛使用費報銷原則及標準

第二十條 交通費包含市內交通費及車輛使用費。

第二十一條 市內交通費包含市內公交費、出租車費；車輛使用費包含過路過橋費、停車費及燃油費（不包含業務條線發生的租車費用）。

第二十二條 員工出差期間由出發地或目的地往返於機場、車站、碼頭以及異地乘坐市內交通工具所發生的費用，計入“差旅費”預算項目，與差旅費包含的其他費用項目共同填列《差旅費明細表》申請報銷。

第二十三條 員工在以下情況可以報銷交通費：

1) 員工例行公事市內外出及參與組織公司職場外活動或培訓需要攜帶大量物品或貴重物件情況下乘坐出租車的費用。

2) 員工工作加班至晚上六點以後由公司返回住地發生的交通費。

3) 需要調用行政車輛但辦公室不能予以調配安排，使用私有車輛出行發生的市內交通費，具體標準參照第二十五條規定執行。

第二十四條 車輛使用費分為公司車輛使用費和私車公用使用費二種。公務車輛報銷要求寫明出行日期、出行事由、出發地、目的地、里程數、費用明細（過路過橋費、停車費、燃油費、維修保養費、洗車美容費、每百公里耗油率等）。過路過橋費發票日期應與出行期間一致，燃油費發票日期可在出行日前十日起至出行結束當日內有效（發票付款人名稱必須為公司名稱），且不再報銷其往返公司與出行地的其他交通費用。

第二十五條 員工確因公務外出需要使用車輛，但公司不能滿足相應需求的情況下，經部門負責人及分管領導批准，填寫《私有車輛公務出行審批表》，可使用自有車輛安排出行。

第二十六條

第二十七條員工私有車輛用於市內公務出行的費用使用部門“交通費”預算額度，用於異地出差的使用部門“差旅費”預算額度。

第二十八條車輛出行發生的違章行駛相關罰款及經濟糾紛，應由駕駛人自行負責，公司不承擔任何責任。

第二十九條當月加班交通費隨加班誤餐津貼在次月30日前一併提交報銷，過期視同放棄。報銷日常公出市內交通費時須提供上級主管簽字同意的《員工外出申請單》。

第三十條普通員工報銷的非加班產生的市內交通費及車輛使用費應與加班產生的市內交通費分開填列，發票也應分開粘貼，報銷時須提供經部門主管簽字確認的《交通費及誤餐津貼報銷清單》及經部門主管和辦公室簽字確認的《公務車輛費用報銷清單》。

第五章 差旅費報銷原則及標準

第三十一條 差旅費指員工因公務需要在外埠出差期間發生的相關費用，包括交通費、住宿費、誤餐津貼及出差雜費。

第三十二條 員工出差應事先在人力資源管理系統中提交出差申請，經批准後方可公出。

第三十三條 員工預支差旅費，需填寫《個人借款申請單》，審批後至財務部領取借款需同時提交審批的《出差申請單》。

第三十四條 事項完成後一週內辦理報銷還款手續，歸還借款時由出納開具收款收據核銷借款。上次借款未清還原則上不得再次借款。

第三十五條 借款額度

備註：超出以上各項額度的特殊事項由總經理最終審批。

第三十六條 差旅費報銷時須提供出差審批表及《差旅費明細表》。發票日期、往返地必須與實際出差日期、出差地一致，單據上如登記旅客姓名的，該姓名必須與實際出差人一致。

第三十七條 差旅費中的交通費指出差期間往返於辦公地點、住所、酒店、機場、車站及碼頭之間乘坐交通工具所發生的費用。其中普通員工單次出差在出發地及目的地往返於機場、車站及碼頭之間的交通費總額應不超過200元，出差目的地發生的往返於酒店及辦公地點之間的交通費每天最高不得超過100元，報銷時憑有效票據在《差旅費用明細表》中詳細列明乘車時間、起訖地點以及具體事由等信息。

第三十八條 員工出差往返出發地和目的地乘坐的交通工具依職位等級、路程遠近決定，具體規定如下：

（1） 交通工具選擇標準：原則上，出差目的地距出發地500公里（含）以內且有火車直達的，應選擇火車出行；500公里至1000裡（含）以內，如有高鐵直達或換乘的，應選擇高鐵出行，如無高鐵直達或換乘的，可選擇飛機出行；超過1000公里的，可選擇飛機出行。

（2） 飛機艙位選擇標準：董事、監事及高級管理人員可乘坐商務艙，如乘坐的航班無商務艙則可乘坐頭等艙；其他人員需乘坐經濟艙。

（3） 火車席位選擇標準：部門負責人及以上職級人員、分公司負責人可以乘坐軟臥或一等席位，其他人員需乘坐硬臥或二等席位。

（4） 特殊情況如攜帶大額現金、支票或重要文件等，經分管領導事先批准可選擇適宜的出行方式。

第三十九條 出差交通工具選擇飛機出行的應由辦公室統一訂票，機票低於6六折以內或選擇其它交通工具出行的，可自行訂票，由辦公室統一訂票的需在《差旅費明細表》中註明交通工具費用由辦公室統一報銷。

第四十條 員工以自駕車方式發生的交通費，參照第四章“交通費報銷原則及標準”規定執行。

第四十一條 住宿費指出差期間入住酒店或旅館發生的相關費用，不包括桑拿、迷你酒吧等娛樂性非必須支出。住宿費發票必須是出差期間內的當地發票，報銷時需提供住宿費清單。員工出差在三日以上的，可以報銷在酒店的洗衣費用，但總體費用不應超出住宿標準。住宿期間發生的食品（飲料）等費用從差旅誤餐津貼中相應扣減。

第四十二條 住宿費標準依職位等級分別設定，詳見下表：

第四十三條 除部門負責人/分公司負責人（含）以上職級員工外，其他員工出差時必須安排同性別員工入住標準間。

第四十四條 以上標準適用二線城市，出差前往一線城市的，住宿標準上浮20%，其他城市下浮10%。城市標準見[附件4]

第四十五條 出差參加會議（培訓）的，若住宿由主辦方組織安排的（不承擔住宿費用），住宿費用可按組織方安排的酒店標準憑發票據實報銷，報銷時需提供會議（培訓）邀請或通知。

第四十六條 員工同一次出差前往多個地點的，其住宿相關費用可按總額控制原則核定（即發生的住宿費按出差天數計算，總計不超過額度即可）。出差人在同一地點出差期間超過1個月（不含）以上的，需安排短租或選擇入住經濟型酒店，其住宿費用按出差住宿標準的70%內核定報銷。

第四十七條 任何人員不論何種原因住宿相關費用超出正常標準的，需事先報經部門負責人及分管領導批准。

第四十八條 員工出差期間發生的誤餐津貼，在《差旅費用明細表》中按出差期間分項填寫，具體標準如下：

（1） 總公司部門負責人/分公司負責人（不含）以上人員出差期間的發生的餐費支出需請示上級批准，並隨差旅費報銷時提交《招待費明細表》。

（2） 總公司部門負責人/分公司負責人（含）以下人員出差，過夜誤餐津貼標準為100元/人/天，不過夜誤餐津貼標準為80元/人/天。

（3） 出差期間由對口單位接待的以及參加會議或培訓活動由組織方統一安排食宿的，不得申請出差誤餐津貼。

第四十九條 出差雜費包括出差期間的訂票費、機場行李打包費等，需與火車票、機票一起報銷。退票費及升艙費等原則上不予報銷，有特殊原因的需寫明情況報部門負責人審批同意後方可報銷。

第五十條 員工出差期間的誤餐、交通津貼報銷應提供出差期間對應的餐飲（食品發票）及交通費發票。

第五十一條 員工出差期間發生的招待事項，參照第三章“招待費報銷原則及標準”規定執行。

第五十二條 單次出差的全部費用應一次性提交報銷，不允許分次報銷，沒達到標準按實報實銷原則。

第五十三條 國（境）外出差費用標準按照一事一請示方式，經總公司總經理審批同意後方可執行。

第六章 物料採購報銷原則及標準

第五十四條 物料採購包含辦公用品、低值易耗品、會議用品、宣傳用品等零雜物資的購置。

第五十五條

第五十六條 物料採購款項應儘量選擇對公支付，5000元以上的採購支出必須選擇對公支付。預付款後經辦人要在兩週內收回發票報銷。分批次預付款要列明總價款、已付款、本次付款金額，以及收回發票時間，能先行收回已付款部分的發票要及時收回報銷，採購合同有相關規定除外。

第五十七條 物料採購報銷時需提供《入庫單》（詳見[附件2-7]）及《出庫單》（詳見[附件2-8]）、供應商蓋章的送貨清單或購貨小票；單筆採購銷金額在5000元以上的，須提供對方蓋章的報價單或採購訂單；單筆採購金額在20000元以上的，須提交正式採購合同及採購訂單。

第五十八條 公司配備個人使用的低值易耗類辦公設備，採購時應提交經辦公室籤批的申請單、入庫單及出庫單，作為公司財產統一管理。

第七章 會議（培訓）費報銷原則及標準

第五十九條 會議（培訓）分為外部會議（培訓）與內部會議（培訓）。

（1） 外部會議（培訓）是指外部單位組織的各種會議（培訓）活動，如行業內組織的會議（培訓）等。

（2） 內部會議（培訓）是指公司內部組織的各種會議（培訓），如公司級別會議、渠道系列會議、部門級別會議、公司員工培訓、各銷售渠道組織的內、外勤培訓班等。

第六十條 會議（培訓）費報銷時應根據會議（培訓）的性質選擇對應的報銷類型。渠道與外部單位之間的溝通會、答謝會、表彰會、培訓會應選擇“業務推動費”或“業務培訓費”預算項目。

第六十一條 總公司部門以現場方式召集的會議，包括各類管理幹部和內勤員工的培訓會議、系統工作會議應根據公司會議管理辦法規定履行會議申請審批。

第六十二條

第六十三條 外部會議（培訓）報銷時需提供參加會議（培訓）的邀請函（或相關通知）、會議議程（或培訓課程表）。因會議發生的交通、住宿及伙食等相關費用由組織單位統一安排的，根據組織方開具的發票據實報銷。未統一安排的，應參照第五章“差旅費報銷原則及標準”規定執行。

第八章 業務推動費報銷原則及標準

第六十四條 業務推動費指公司業務渠道以獲取銷量、達成業務計劃為目的的具體方案發生的費用，包括贈送費用、渠道啟動會、高峰會、表彰會、慶功宴、產品說明會及其他產品推廣支出。

第六十六條 獎勵現金、實物或宣傳贈品的應附獎品領用簽收表，以旅遊方式兌現的應有旅遊合同及旅遊名單，以上獎勵方式均需合併納稅，報銷時應附納稅情況報告；對公司以外人員獎勵或隨機發放公司贈品的，報銷時應予以代扣代繳稅金。

第九章 其他事項報銷原則及規定

第六十七條 探親費用：總公司外派幹部及分公司外派幹部享受探親假費用報銷；探親假費用報銷原則及標準參照公司外派幹部待遇暫行規定的通知執行。

第六十八條 關於代扣代繳稅金的規定：支付獎品、禮品、紀念品、旅遊、消費活動費、軟件使用費等需代扣代繳稅金的，具體操作按資金部工作通知書執行（代扣代繳申請表詳見［附件2-10］及［附件2-11］）。

第六十九條 廣告（宣傳）費報銷規定

（1） 廣告（宣傳）費指用於公司形象宣傳、產品推廣並且能取得正式廣告業務發票的支出，不包括人事招聘廣告項目。

（2） 廣告（宣傳）費報銷時，應提供內請、廣告製作合同及製作清單、廣告發布的圖文資料（廣告效果圖）、廣告業專用發票或當地稅務機關認可的廣告業務發票及其他與廣告相關的必要資料。

第七十條 租賃費報銷規定

（1） 租賃費包括房屋租賃費及車輛租賃費。

（2） 租賃事項必須在租賃合同簽訂前報批，租賃合同須經相關部門及法律合規部（標準協議除外）審批後簽訂，在合同期內的租金支付無須再報批，續租時按第一次租賃時提供的資料重新上報。

（3） 租賃費報銷時應提供內請、租賃合同、租賃發票、付款通知書及其他財務要求的支持性或說明性材料。

第七十一條 資產購置費用報銷時，應提供內請、資產購置申請清單、採購合同或採購訂單、簽收單、資產入庫單等。固定資產的採購、驗收、日常管理等事項，應根據公司固定資產管理辦法規定執行。

第七十二條 裝修費報銷時應提供內請、裝修合同、工程驗收報告及裝修發票；尾款結算時須提供完工結算清單、裝修驗收證明及其他財務要求的支持性或說明性材料。

第七十三條 印刷費報銷時應提供內請、印刷費發票、印刷合同（協議）、印刷品訂單、簽收單等。業務宣傳內容須經相關部門審核。

第十章 填報規定及票據要求

第七十四條 費用報銷必須一事一報，不得將非相關事項列入同一報銷單之內，亦不得將同一報銷事項拆分若干項目分別報銷。

第七十五條

第七十六條 支出事項對應預算中心、成本費用中心和預算科目須填報完整正確，相應金額應合理、準確的分配到各對應的預算及成本費用中心，需要費用分割的項目應填寫《發票分割單》（詳見[附件2-12]，成本中心見[附件4]）。

經預算動支申請批准的支出事項報銷時，內容必須與預算動支申請相符，且報銷金額不得超過已批准的預算動支申請金額。對於超出原預算動支申請內容或金額的任何支出，經辦人須結束原預算動支申請，重新提交與實際支出相符的預算動支申請。

對公轉賬收款方應與發票開具單位一致，不一致時，需有發票開具單位提供的“收款委託書”，“收款委託書”上應明示委託收款方的戶名、開戶行、賬號、委託收款金額等信息，“收款委託書”應有發票開具單位蓋章。

第七十七條

第七十八條 不得使用稅務機構已註銷或停用的過期、作廢發票。發票使用有效期為3個月，超出3個月以上的發票視同過期發票，不再允許使用；因特殊原因超過報銷時限的，需提供分管領導簽字的情況說明作為報銷附件。為保證預算進度統計的準確性、防範稅務風險，當年開具的發票，必須在次年三月份之前報銷完畢，不得遞延使用。

第七十九條 報銷發票必須真實、合法、有效，填寫規範，嚴禁各類常用票據之間互相替代。

（1） 發票抬頭必須為“富德（白山）麥礦泉有限公司（XX分公司）”（簡稱應遵照當地稅務機關要求），不得出現個人姓名（需實名制的除外）或其它單位名稱。

（2） 發票的內容須具備：1.開具日期；2.開具單位發票專用章；3.付款公司名稱；4.經濟業務內容；5.大小寫必須一致。發票內容要素不齊的為無效票據。

（3） 發票上應有具體的商品名稱。大額髮票如果在一張發票上無法開具物品所有名稱、數量的，須在發票後面附購貨清單，並加蓋與發票相同的財務（發票）專用章。

（4） 發票所記載的各項內容均不得刮擦、塗改，不得出現不同字跡和不同複寫顏色，經塗改的發票為無效票據。

（5） 發票上標明需附其他票據方可作為報銷憑證的，相關單據需完整提供。（例如：國際航空旅客運輸專用發票上註明該發票需附機票方可作為報銷憑證的，則報銷時需附相關機票）。

（6） 發票遺失後應向發票開具方提出重新開具發票的申請，如果對方不能重開，則應要求對方提供該發票的複印件，並加蓋開具方發票專用章方可作為報銷的附件。如以上處理方式與機構所在地稅務機構的規定衝突，則以當地稅務機構的規定為準。

第八十條 票據的粘貼要求工整規範，具體要求如下：

（一） 不同類別的票據如：招待費、公雜、差旅費等票據分開粘貼單粘貼，票據數量少於10張的可不受此限制。

（二） 票據應均勻分類、平整的粘貼在“粘貼單”上，粘貼單四周不可超越。粘貼單應保持乾淨、整潔，粘貼應從下往上、從右至左成階梯狀，整齊排列布滿，避免集中在粘貼單中間，保證每張發票都粘貼在粘貼單上，不宜上下重疊（票貼票），嚴禁使用訂書機裝訂。

（三） 票據粘貼完整後，應在“粘貼單”右下角填上漢字大寫的票據張數和數字小寫的票據金額，相關金額和數字不得塗改。

（四） 作為發票補充說明的小票須與正式發票粘貼在同一粘貼單上，補充說明需另行附表。

第十一章 附則

第八十一條公司全體員工應嚴格遵照本辦法規定執行，公司財務部門、審計監察部等相關職能部門具有不定期專項檢查的權利，對違反本規定的員工將根據公司員工違規處罰管理辦法相關規定予以處罰。

第八十二條

第八十三條 公司原有制度所涉及的報銷規定與本辦法相牴觸的，以本辦法為準。

第八十四條 本辦法自發布之日起實施。

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