【管理科學】如何當好辦公室主任
辦公室主任處在承上啟下、溝通內外、聯繫左右、兵頭將尾的特殊位置，具有十分重要的作用。面對新形勢、新要求、新挑戰，如何當好對上的“秘書”、對下的“領導”、對外的單位工作“大管家”、對內的單位事務“牽頭人”的角色？
多思多謀。辦公室主任作為一個單位上傳下達、溝通各方的橋樑和紐帶，要立足發展了的新形勢和變化了的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，發揮好參謀和助手作用，不斷提高參與決策的能力，為全面貫徹落實領導的指示和要求，確保各項工作的圓滿完成，參在關鍵處，謀在點子上。
超前意識
辦公室主任要努力貼緊領導的思路，做到想領導之所想，謀領導之所慮。要做到這一點，就要求辦公室主任有較強的政治意識、責任意識，儘可能增強工作的主動性、預見性、創造性，以較高的政策理論素養和業務工作能力為領導出謀劃策、拾遺補缺，與領導“同頻共振”：要注重研究政策、吃透上情，搞好調查研究，掌握下情，善於捕捉信息，瞭解外情，做領導的數據庫、資料庫、信息庫；要認真研究領會組織意圖和領導思路，圍繞領導關心的重大問題進行廣泛深入的調查研究，為領導決策提供真實情況和可靠依據；要廣泛蒐集資料，研究各地的新情況、新經驗、新做法，借“它山之石”來攻玉，為領導提出決策預案，供領導借鑑和參考。
全局觀念
辦公室主任要胸懷全局，善於站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況複雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，做到知上、知下，知左、知右，知內、知外。既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作；既要了解上級和領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和幹部職工的意見和建議。要善於從紛繁複雜的事務性工作中解脫出來，理清思路，明確目標，出謀劃策。
服務理念
辦公室是單位的綜合辦事機構，協調服務越來越顯得重要。辦公室主任一定要樹立服務理念，義不容辭地做深、做好為領導服務，為基層一線服務，為其它科室服務的工作，充分發揮各方面的積極性，善於對上加強聯繫，對內加強管理，對外搞好協調，對下做好服務，增強辦公室的整體合力。搞好服務首先是要明確目標，圍繞全局的中心工作開展服務，這樣的服務才是有為的服務，背離中心的服務肯定稱不上到位的服務和優質的服務。其次是要以協調、配合作為服務的主要手段和方法，辦公室畢竟不是業務部門，在協調和服務中，做到服務不越位。再是要圍繞解決難點和熱點問題開展服務，切切實實地通過服務和協調把大家普遍關心，關注的熱點難點問題解決好，以實際行動取信於大家，維護單位和領導的形象。
要公正
公平處事，誠懇待人。辦公室主任在協調各種關係、處理各種事務中要始終堅持從事業出發，從大局出發的原則，不能存有任何偏見，不從個人恩怨出發，不以個人好惡為準，始終擺平心中的秤桿，做到客觀、公正。這不僅僅是一種美德，更應成為一條紀律。
要廉潔
辦公室主任接觸面廣，工作繁雜，因此，一定要有堅強的黨性原則和法制觀念，要嚴於律己，奉公守法，品行端正，志存高遠，時刻繃緊廉潔自律這根弦，在思想上、行動上築起拒腐防變的堅強防線，經得起各種誘惑和考驗。
要務實
要據實情、講實話、幹實事、創實績、求實效，紮紮實實，不慕虛榮，不圖虛名。辦公室主任一定要實事求是幹工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，從基層聽取意見，向領導反映情況，都要注重全面、真實，有喜報喜，有憂報憂。工作中，要一步一個腳印地到角到邊，不蜻蜓點水，不做表面文章，以紮實的工作和誠實的作風，贏得領導和幹部職工的肯定。
要謙和
俗話說“謙受益，滿招損”。謙虛是一種美德。辦公室主任在思想和行動上，既要尊重領導，又要關心幹部職工，對上不曲意奉迎，對下不傲慢驕橫，以誠心換真心；工作和服務上既要大膽、果斷，堅持原則，敢於有所作為，又要時時保持清醒頭腦，處處謙虛謹慎。
一、辦公室主任扮演的十種角色
1．智多星角色
2．耳目嘴角色
3．胳膊腿角色
4．代首腦角色
5．聯絡員角色
6．監察員角色
7．外交官角色
8．總管家角色
9．萬金油角色
10．老黃牛角色
二、辦公室主任應具備的幾種素質
1．講政治、善思考
一是政治上、思想上同黨中央保持一致，對人民、對職工負責，保持辦公室的政治方向。
二是圍繞黨委、經營班子的中心工作部署辦公室工作。
三是講黨性，按照黨性的原則辦事，切忌只憑個人恩怨、個人興趣。
四是無私奉獻，清正廉潔。
要帶頭維護領導的權威，對領導的指示和決策帶頭執行，對領導交辦的事不折不扣地落實，對領導的批評虛心接受，有則改之，無則加勉，對領導工作決策失誤在適當時機正面提出，不能不分場合，發表些有損領導意圖言論，更不能明頂暗抗，做一些不尊重領導的事情。
2．講嚴細，求高效
膽大包天，心細如髮，守口如瓶，有“一葉落而知天下秋”的敏感。善於從行為變化發現隱伏其中的大問題，小中見大。
3．講技能，多面手
適應領導同志的多種需求，做到“三熟兩強”：
上情熟，下情熟，政策熟；
辦事能力強，文字水平綜合能力強；
提筆能寫，開口能講，有事能辦。
4．講奉獻，肯吃苦
甘於吃苦，甘於寂寞，甘於清貧；
學會剋制自己，既任勞又任怨；
受到批評時，著重檢查自身，不能有委屈感；
一切從工作出發，一切從大局出發；
做到“不可能左右天氣，但可以改變心情。”
5．講紀律，守規矩
自重、自醒、自警、自勵；切忌影響機關形象和領導聲譽；
要加強個人品德修養，潔身自好，慎獨慎微；
不仁之人不交，不義之財不取，不禮之言不說，不規之事不做；
做一個品德高尚、遵紀守法、清正廉潔的人；
心細如髮，守口如瓶是辦公室主任的職業品質；粗枝大葉，口無遮攔的人是不能當辦公室主任的；
保守機密。要有強烈的保密意識，領導嗜好、性格、特點不能對不相關人提起；
洩密原因：腦子缺少保密這根弦，言談中不注意；喜歡吹牛，好炫耀；推不開人情；
要過好人情關，朋友關。做到不該看的不看、不該聽的不聽、不該問的不問、不該傳的不傳。
6．講團結，顧大局
內講團結，顧全大局；外講協作，維護整體。
（1）以忠誠之心維護領導班子團結
處理好主與次的關係；
處理好趨與避的關係，對領導班子成員關係謹慎從事，既不失職又不失敗；
處理好遠與近的關係，不可突破紅線，不搞人事依附，多彙報，多溝通；
處理好傳與瞞的關係，有利於團結的活傳，可能不利於團結的活瞞。
（2）以熱情之心增進與其他科室領導的團結，當好科室之間的紐帶。
滿腔熱情的搞好人際關係協調；
積極主動的搞好科室之間溝通；
熱情周到地搞好機關後勤服務。
（3）以真誠之心促進與下屬之間團結
學會關心下屬，對優點鼓勵，對缺點進行善意的批評；
學會理解下屬，設身處地為下屬著想，分析原由，冷靜處置；
學會尊重下屬，愛人者，人恆愛之，敬人者，人恆敬之。
三、辦公室主任應樹立的意識
1．服務意識
服務是辦公室主任的天職。為領導服務，為各部門服務，為下級和各基層服務，當好助手。
2．全局意識
站在全局高度去考慮、研究、處理問題。有領導的眼光。（二八定律，領導把80%精力放在工作的要務上。）
一要吃透上情，掌握下情；
二要愛學習，勤思考，有真知灼見；
三要熟知特定環境、人物、事件的構成要素和一定時期的工作重心；
四要有良好的心理素質和適應能力，審時度勢，恰到好處。
3．參謀意識
4．換位意識
站在領導的位置上思考問題。
換位不是越位，參謀不是參與，助手不是阻手。
5．協調意識
及時彙報，不等，不拖，不靠、更不推諉。
協調不是指令也不是決策，而是協商，是以平等態度商量需要解決的問題。
6．應變意識
從容應對。常繃一根弦，隨時準備應付突發事件。
沉著應付、忙而不亂。
有冷靜的作風，鎮定自若，忙中求快，快而不亂。
有應變的措施。
7．效率意識
四、辦公室主任應有的修養
1．豁達大度
有容人的雅量和風度。
對上受寵不驚，受辱不怒；對下有平和寬厚的胸懷，一視同仁，與人為善。
對下屬的缺點和失誤，不以點蓋面，耐心幫助。
表裡如一，言行一致。
2．夾緊尾巴
低調做人。任何情況都不能忘乎所以，飛揚跋扈，不能趾高氣揚。
謹慎是一種美德。說話辦事不張揚，不張狂，不說過頭話，不意氣用事。
在律已方面高標準，嚴要求，不做越軌出格的事。
3．不卑不亢
有平衡穩定的心態和處世觀。對上不要卑，對下不要亢。秉公直言，虛懷若谷。
4．處事公道
不能感情用事，不能以親屬遠近作為辦事的標準，更不能搞小團伙。在講原則的前提下廣交朋友，真誠待人。
5．寵辱不驚
有則改之，無則加勉。以平常心態坦然處之，冷靜分析，合理接受。切忌忘乎所以。
6．大智若愚
進退有序，深謀遠慮。在後臺當好助手，搞好服務，而不是衝到前臺，顯示聰明才智。要選擇適當的方式傳遞給領導，供其參考。
大智是對工作水平的要求，若愚是對特定角色的約束。
7. 提升修養
( 1）有勢不仗勢，得勢不欺人
講究人品。平等待人，平易待人。
( 2 )自重不輕高，奉命不奉承
韜光養晦，切忌顯山露水。充滿自信，切忌自命清高。
領導是旗幟，辦公室主任是旗杆，要行得正，站得穩。
注重小節，養成嚴謹的生活態度。
（3 )抓大不忌小，主動不盲動
一是要突出重點，找準四兩撥千斤的支點；二是要細緻周全；三是要沉著冷靜。
（4 )補臺不拆臺，競爭不嫉賢
協作大於分工。相互補臺，好戲連臺，相互拆臺，共同跨臺。
原則大於交情。
理解大於諒解。理解是知道對方的難處，諒解是知道對方的錯誤，高風亮節不計較。要指導助手搞好工作，鼓勵競爭，勇薦人才。
五、學會給領導補臺
一是要考慮辦公室的職能；
二是要考慮辦公室助手的位置。
（1）補領導獨自做不好的事情；
（2）補領導獨自做不了的事情；
（3）補領導不宜親自做的事情；
（4）補領導不願親自做的事情。
六、善於領會領導意圖
意圖是希望達到某種目的的內心打算。
瞭解意圖的方法：（1）複述法；（2）請教法；（3）例證法；（4）反饋法。
起草領導的講話時：
1. 留心收集領導人的各種意見。全局的結論，零碎的看法，新鮮的觀念。
2. 注意深化領導者的意圖。跟蹤思維，使意圖豐富、完整、深化。
3. 要善於挖掘整理領導的意圖。
（1）修飾領導意圖；
（2）突出領導意圖；
（3）連貫領導意圖；
（4）昇華領導意圖；
（5）促成領導意圖
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