隨著國際貿易的發展，國際貿易貨物單據化，商品買賣以單據買賣的形式來實現，買賣雙方的貨款結算是以單據而非貨物為依據，商品的買賣往往表現為單據的買賣，單證製作的好壞直接關係到企業外貿業務的完成和經濟效益的實現。
一套正確、完整、及時、清晰的單證是能否順利結匯的關鍵，需要相關工作人員認真負責、細心耐心地完成。需要對各種單據的性質、作用、具體內容、繕制注意事項、各有關法律以及國際貿易慣例等都應該有所瞭解，才能確保在製作單證的時候能順利結匯。
雖然說單證的製作不是很複雜，但是對人的專業和辦事的仔細程度是有很大的要求的。為了防止錯列，漏列等問題，在填寫這些單證時要特別細心，注意日期是否正確，在做單時是不允許有任何差錯的。一旦出現小差錯將導致整個流程出現漏洞，造成不必要的損失。
目前手工制單操作遇到的問題:
1.單據格式繁瑣，制單困難。格式大致有《中華人民共和國海關出口貨物報關單》、《報關單據》、《清關單據》、《出口貨物委託書》等多種單據。如果公司涉及拼箱、拆箱、零頭箱等情況，箱單的處理更為複雜繁瑣。
2.單證歸檔問題。外貿業務常常存在分批出運、合併出運等業務模式，繁瑣的操作在於一份合同的數據只能產生一類相應的單據，使單證的歸檔變得困難。
3.單證查詢問題。鑑於第二條，通過發票號快速找到對應的外銷合同，變得尤為困難。
如果以上都是通過手工操作來完成，比較消耗資源。另外，如果有異地辦公人員，還要經常為異地的業務部門進行相關歸檔單證的查找，加大了員工的工作量。從節省員工工作量，降低員工勞動強度，提高工作效率的角度考慮，需要引進一款用於單證操作的單證管理軟件，簡化操作流程，提高單證操作運行的效率。
匯信單證管理系統
產品特點
- 所有的單證樣式均可以按照客戶的要求去定製模板。
- 支持生成四套單據：報關單據、結匯單據、商檢單據、給客人清關單據。
- 通過軟件自動生成的單據格式，可以直接生成Word 、Excel 、Pdf 、jpg等office文件。
- 單據格式上可以直接掛接公司的電子簽章和法人簽名。
- 在流程業務上，原先繁瑣的操作在於根據一份合同的數據來產生相應的各類單據。匯信單證管理系統可一次性生成四套單據格式，大大減低了工人操作的工作強度。
- 匯信單證管理系統最大限度的整合企業信息數據，真正把分散於個人資源數據，整合成為公司整體的資源數據。
- 根據企業行業特點及管理需要，動態配置相應系統模塊，加強業務風險的管理，實現精細化作業模式。
- 從收付兩條線源頭的數據管控開始，配合各崗位節點的監控，與實時數據查詢分析系統配合，從而確保資金流向的正確性和安全性。
客戶案例
簡介：山東潤科國際貿易有限公司隸屬於山東濰坊潤豐化工股份有限公司，潤豐化工作為中國最大的農化產品生產者和供應商之一，面向全球客戶提供植保產品和相關服務，是國家定點的農藥生產企業、山東省高新技術企業，擁有自營進出口權，潤豐成立於2000年10月，農藥出口額位居全國第一位。市場中心暨山東潤科國際貿易有限公司是公司的戰略管理與運營總部，已經建立了涵蓋60多個國家和地區的客戶網絡，正在朝著構建國際化市場營銷平臺和全球產品供應網絡的戰略目標穩步推進。
項目介紹：山東潤科國際貿易有限公司於2018年9月份開始正式佈局使用匯信外貿單證管理系統+接口開發設計。
應用效果：與潤科的初次溝通是在網絡上，因為雙方瞭解不夠全面，當時匯信誤以為客戶只是要簡單的單證管理，所以就一直朝著這個方向給潤科介紹。後來經過幾番深入接觸和麵對面詳談，才挖掘出客戶的真正顧慮——想利用新系統完善信息化，但又怕新系統與老系統不能有效的銜接，造成數據反覆和工作冗餘。針對客戶的需求和當前顧慮，匯信整合技術人員意見拿出了可行性解決方案，並讓雙方技術進行實質性的接觸探討，驗證了方案的價值，達成了合作。
1.通過系統可以直接生成各種單據格式，可直接另存為excel、PDF等格式查詢各種歷史報價。
2.成本核算更簡潔，簡化操作流程，提高操作運行的效率。
3.打印多種票據價，大大減低了工人操作的工作強度。
目前，潤科除了利用匯信軟件對客戶、供應商、單位地址、商品庫、海關編碼、航運費、單證等實現了綜合管理以外，與用友NC的BPM合同、訂單、備貨單、出庫單、發票、質檢單等也實現了數據對接。
匯信軟件真正讓企業管理走上了數據一體化的道路，幫助潤科插上騰飛的翅膀，繼續領跑整個行業； 真正做到“以客戶為中心”，專注、創新、共生、共贏，為客戶提高效率，降低成本，讓中國的外貿企業更好的走向世界！
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