公司檔案管理制度
為進一步完善公司檔案管理體系，建立標準的檔案管理制度，實現檔案管理工作的制度化、規範化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，結合實際，制定本制度：
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的重要組成部分，是維護公司合法權益的有效手段。
（三）公司檔案管理工作由檔案管理人員進行日常管理，具體包括經營過程中形成的各項工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等資料。檔案管理實行統一保管，不得分散保存。
二、歸檔範圍
歸檔的文件材料應完整、系統。文件載體材料應能耐久保存。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。範圍具體分為以下幾類：
（一）行政類
1.公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等。
2.與省公司及其他單位往來發文、工作報告、請示、會議記錄等。
3.合同、協議委託書等。
（二）人事類
員工入職檔案、培訓檔案、工資績效檔案、離職檔案等。
（三）企劃類
公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；詢價報價、合作協議合同；年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、蒐集的客戶資料等。
（四）庫管類
倉庫管理方面的材料出入庫登記等。
（五）工程類
包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、工程預決算、驗收報告等。
（六）財務類
會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行存款餘額調節表，銀行對賬單等。
（七）營銷類
有關營銷促銷活動方案、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。
三、檔案管理方式
在保證各項歸檔資料準確完整的情況下，按檔案類別進行分類管理，具體方式如下：
（一）行政類
根據其相互聯繫分類整理，按年分裝。證照單獨保存。文件類應按其發生時間先後有序排列。填制文件編號，確保文件編號連續且唯一，設置《文件目錄索引》（附件一），方便快速查找。
合同類按合同類別分別保存。
（二）人事類。對人事檔案應按部門、入職時間分類編號歸檔，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。按在職人員、離職人員進行整理。在職員工的基本資料有變動時，對其相關資料複印件及時收集進行歸檔，原件當場查驗，確保材料的真實性。工資表按月打印，按年分裝，保存電子檔表格。
（三）企劃類。依照企劃方向進行分類，按照發生時間有序保存。
（四）倉管類。同種單據單獨保存，保證單據號連續不間斷，按年度裝訂成冊。
（五）工程類。填制工程編號，區分合作企業，同一工程項目檔案單獨文件盒保存。
（六）財務類。每年形成的財務檔案，應當由財務人員負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿之後，應當由財務部門編制移交清冊。移交統一保管的財務檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理員應當同財務人員和經辦人員共同拆封整理。
（七）營銷類。細化客戶分類、名稱，按年度整理，按月排序。
四、檔案管理員的職責
檔案管理員應認真貫徹執行本公司檔案管理制度，完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計；保證歸檔的原始資料及單據整齊完整、安全保密；對查、借閱檔案情況準確登記。
（一）歸檔要求
1.填寫卷內目錄，擬寫案卷標題，應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。
2.對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應摺疊，並拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
（二）檔案鑑定、移交、銷燬
1.定期對檔案進行鑑定，鑑定工作在公司主管領導與業務部門負責人的統一主持下，由檔案管理人員與所鑑定檔案相關的業務部門組成鑑定小組，具體負責檔案的鑑定工作。
2.凡經鑑定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司領導批准後銷燬。檔案銷燬時，必須有兩人在場負責銷燬，填寫《檔案銷燬清冊》（附件二）。銷燬清冊由公司檔案處永久保存。
（三）檔案保密
1.檔案管理人員及檔案借出人員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和洩密。
2.不準向無關人員提供或洩漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利於保密的場合談論涉密檔案內容。
3.檔案管理人員不得私自打印、翻印或複製涉密檔案，不準擅自帶人翻閱檔案。
4.集中銷燬保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得另做他用。
5.發生洩密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成洩密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
（四）檔案查、借閱
1.借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、汙損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、塗改，未經批准不得複印檔案。
2.調閱重要及機密檔案只可在檔案部門調閱複印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得洩漏資料內容，不得遺失。借閱後需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，並另行辦理借閱手續。
3.如因工作需要外借檔案須填寫《查、借閱檔案登記表》（附件三）經領導批准後方可。
附件：1.《文件目錄索引》
2.《檔案銷燬清冊》
3.《查、借閱檔案登記表》
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