01

老張正在賣力的敲打鍵盤，這一份項目例會的會議紀要已經改了三遍，老張感覺還有一些東西在會上沒有講到位，就重新整理了一下思路，嘗試把邏輯說的更加清晰一些，儘量避免出現歧義，當前這個項目已經進行了一個月，一切都走上了正軌，老張這才有閒心來對付一個會議紀要。

技術負責人過來了，“老張，有個投訴......”

老張一聽就急了，“最近沒有聽說有什麼問題啊，怎麼還會有投訴，哪兒來的？”

“別激動。”技術負責人一看，趕緊安撫一下老張，“和當前項目沒啥關係，是一個採購物料的核算，物料廠家找我們要錢來著。”

老張琢磨了一下，“項目採購物料都是有采購流程的啊，按照流程來不就行了，怎麼找到你這兒來了。”

技術負責人給老張從頭講了一遍，老張聽了半天，這件事還真是和這個項目沒啥關係，不過供應商只能找到這個項目來進行核算。

這算是一個遺留問題，欣堯的項目組和項目的第三方供應商可能都存在一些問題。

02

這個供應商是欣堯集團第三方供應商名單中的一個，在一年前和欣堯簽訂了一個試驗站點的供貨設備安裝合同，這個實驗站點是為了向客戶展示和營銷使用的，進度趕得非常緊。

項目組人員口頭上通知了這個供應商儘快備貨，那作為乙方自然是不敢怠慢，於是急急忙忙採購了一部分物料開始進場安裝。

後來營銷進展不利，這個試驗站點就暫停施工，隨著時間的推移，這個試驗站點項目幾乎就是不了了之，兜兜轉轉，在欣堯內部由於營銷人員和參與這個試驗站點項目的人員變動較大，沒有及時通知到這個供應商進行物料核銷，這一拖就是一年多。

這個試驗站點後來被劃分到老張當前這個項目中來了，歸屬到正常的施工站點中，這也就是供應商找到老張要求核銷的理由。

“現在他們需要進行費用核銷，主要是之前採購的物料費，施工人員的安裝費，還有設計費和項目管理費用，大大小小他們說是有幾十萬快錢。”技術負責人最後道出了對方的訴求。

“我去找過公司的會計，不過會計那邊沒有同意。說公司的系統中沒有這個項目物料採購的記錄。”

老張考慮了一下技術負責人的所說的這個情況，然後說，“既然這件事情確實發生了，總是要處理的，會計那邊是按照規章制度辦事，核銷費用是需要證據的，你讓他們儘可能提供完整的採購證據，比如項目組要求他們採購的郵件證明，文檔，發票，還有接貨單或驗收文件等等。”

“你再去找找當時這個項目的一些人，看看他們是不是還有和這個項目相關的證明材料，然後一起審核一下。”

最終，這個供應商經過一個多月的單據整理和證明材料的收集，老張和技術負責人以及項目團隊對這些材料進行逐一審核，確認了整體費用大概在8萬元左右，對方也接受了這個核銷結果。

03

那麼，在項目中，為了避免給供應商和項目自身帶來不必要的損失和麻煩，在採購方面需要注意下面幾個方面：

1.供應商中標後，在物料採購前一定要發郵件給項目經理並抄送給相關人員，避免口頭協議帶來的證據缺失；

2.供應商人員參與項目管理過程，比如開會，需要及時進行簽到或在會議紀要中籤字，並留存複印件；

3.欣堯方面在項目暫停或取消的時候，需要及時通知供應商及時完成工作量的整理和物料的核銷以及項目的費用結算，雙方統一確認避免後續爭議。