寫彙報材料，是向上級彙報反映情況讓上級瞭解下情，或請求上級幫助下級解決問題的一種方式。彙報材料可以是口頭彙報的腳本，也可以是供上級閱讀的書面材料。彙報材料寫得好不好，不僅會影響領導的決策，也會影響到上級對下級的幫助。要提高寫作“彙報材料”的質量，需要注意“清、重、實”三點要求。
一、清
“清”就是思路清晰。彙報材料不管是供書面交流還是供口頭交流，上級組織或領導在看或聽彙報材料的時候，也在思索材料所講述的事實、所分析的問題，同樣存在一個思維過程。如果彙報材料寫得不符合思維習慣，就會讓人覺得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，彙報必須理清思路。
理清思路，首先就是要理清彙報的順序。《周易》說：“言有序。”所謂“序”，就是思路有條理而不紊亂。在彙報材料中的表現，就是謀篇佈局，安排層次段落、開頭結尾、過渡呼應等合理有序。彙報順序既有常規順序，也有非常規順序。英國文學家約翰• 巴洛茲說：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區別並不在本質，而在於分子的排列——結晶的方式。木炭和金剛鑽是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠啊！珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的。”這就告訴我們：說同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
對常規思維習慣來說，在敘述某一件事情的時候，應在時空立體上展開。彙報的順序可以按照事情發展的順序：開端——發展——結局；介紹某個空間對象的時候，常常是按照由外到裡（由裡到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介紹某個人物的時候，常常是由過去到現在，或者由現在追溯到過去；介紹某個單位事蹟的時候，常常要把事蹟分成幾個方面，在劃分事蹟類型的時候，常常是先政治，後業務 …… ；論說某個道理常常是在事理的平面展開的，比如，整體與部分、屬性與關係、個別與一般、現象與本質、因果與條件、必然與或然等等。
對非常規思維習慣來說，彙報材料如果要按照非常規的思維過程寫，那就需要注意兩點：一要了解閱讀彙報材料者的思維習慣；二要注意按這種非常規思維習慣來說，是否能夠取得更好的彙報效果。比如，向領導彙報某件事情的做法，既可以按通常習慣，先介紹幹這件事情的經過，再介紹幹這件事情的結果（效果）；也可以按反常的思維習慣，先介紹結果（效果）再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，後者的效果更好——能先聲奪人，吸引看材料的人認真讀下去。如果拿著彙報材料向領導作口頭彙報，用後一種思維習慣介紹，還會有試探作用——試探領導對其是否感興趣。
其次，要注意材料內容之間的邏輯關係。邏輯關係包括：因果關係、並列關係、遞進關係、條件關係等等。如果彙報材料能夠把材料之間的邏輯關係表述清楚，那就能夠幫助閱讀彙報材料者掃清閱讀的思路障礙，準確把握彙報材料所要傳達的有關信息。
如何理清思路？最常用的辦法是反覆推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級標題下要有二級標題，二級標題下面要有三級標題……提綱列得越詳細，彙報起來思路就會越清晰。列出不同級別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關係。如果上下級別的提綱是推論關係的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級標題之間，還要注意它們是否具有不相容的關係，如果出現了全同、交*、包含或被包含的關係，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會把思路搞亂。如果前後內容存在一定跨度，在內容轉換的時候，一定要使用過渡句，使內容銜接自然，反之，則容易使聽彙報的人覺得突兀，跟不上彙報者的思路。
二、重
“重”就是重點突出。一般來說，彙報材料的內容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今後的打算等幾個方面，但面面俱到往往事倍功半。彙報材料要突出重點，就要做到有“點”有“面”。“點”就是重點，應當展開講、深入講；“面”是非重點，在彙報材料裡，只是起輔助性說明性的作用，應該適當濃縮。
寫彙報材料應當根據什麼標準來確定彙報重點呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點的依據。
第一，凡是符合上級領導聽彙報意圖的，就是彙報材料的重點。任何工作均有輕重緩急，上級領導聽取下級的彙報，總有一定的目的性，對彙報內容、彙報時間、彙報形式、彙報範圍等，都會有明確要求。撰寫者必須深刻領悟上級意圖，仔細揣摩這些要求，必要時還可通過其他信息渠道，更廣泛更深入地瞭解上級領導近來重點關注的是什麼、重點抓的工作是什麼。這就可以有的放矢，做到上級不關注的不彙報，上級已經瞭解的不彙報。
第二，凡是能夠突出自我特色的，就是彙報材料的重點。如果彙報材料沒有特色，喪失自我或少了自我，彙報也就沒有個性，自然也就失去了本來的意義。要突出特色就要做到常規性的內容不講，與別人相同的內容不講。只有從本單位的實際出發，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達到“人無我有，人有我強”的效果。“特色”不僅指工作成績、成功經驗，也包括在工作中發現或出現的新矛盾，以及對問題的新思考。這種新思考，可以通過對特定問題所選取的彙報角度或站位的高度來體現。
彙報材料如何做到重點突出？
一要圍繞重點展開敘述或論證。彙報材料要有思想、有見解，才能夠給人以啟發，使人聽了豁然開朗產生興趣。彙報材料的思想性，體現在材料、事例和闡述的道理之中。分析問題要有理有據，要有深度，不要做膚淺的表面文章。彙報材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數字說明的問題，一定要把有關數據寫清楚。數字雖然枯燥，但能增強材料的說服力，在說明問題上，具有用文字敘述所不可替代的作用。對一些較為抽象的數字，有時還必須採用折算的方法，讓數字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時說：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。”“16億噸泥沙”到底是一個多大的數字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個數字，如果改成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護堤，那這條防護堤便可以環繞地球27圈。”這樣一折算，抽象的數量“16億噸泥沙”，剎那間就變得那樣的具體可感了，彙報的亮點也就能為之一閃。
二要把握重點抓住要害和實質。抓住本質，就要少講過程性的東西，多講實質性的東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫出來。比如某人在彙報某單位思想狀況時說：“……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實最終都是在玩自己。”這種說法一針見血地點出了問題的要害和本質，能使人為之一振。
三要詳略得當。彙報材料的線索要單一，情節要簡單。如果串起材料的線索太多、談及內容的情節太複雜，聽彙報的人不但不容易理出頭緒，反而會越聽越糊塗。因此，要把多餘的線索和過細的情節統統刪去。領導聽彙報最關心的是工作重點以及處理的結果，彙報要遵循“事不過三”原則，每談重點，關鍵事項最好只談一件，通常不要超過三件——這是許多人的經驗之談。認知心理學的實驗結果也表明，主要論點多於三到五個時，人們便不容易領會。這倒不是說講完三個論點就坐下完事，而是把複雜的想法歸納成三到五個方面以抓住事物本質。
在語言運用上，敘述要簡明，切忌冗長囉嗦，千萬不要從文件、報紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語彙，儘量口語化。這樣彙報起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便於說，又便於聽，而且乾脆有力，節奏感強。
三、實
“實”就是實事求是。寫彙報材料要做到實事求是，需要注意兩點：
第一，要準確可靠。彙報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西，但必須講真話、講實話、講心裡話。彙報的情況要準確無誤，不允許有任何虛構，也不允許誇飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實寫入彙報材料。對彙報材料所涉及的重要數據，一定要反覆核實，科學論證，不可想當然隨意虛報。在評價事件或人物的時候，要恰如其分；彙報經驗要避免脫離群眾、脫離現實、脫離整體觀念。
準確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質的東西，即使它在事件的發展過程中是真實存在過的，也不能拿來作為例證，因為這樣的事例只是事物發展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實面目，用這樣的事例作論據，不會有說服力，會犯論據不足的邏輯錯誤。
第二，要喜憂皆報。領導聽彙報，既是瞭解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領導都會認真對待。說不定你的“憂”，有時候正是領導所關注的熱點問題、焦點問題。因此在彙報情況的時候，要做到喜憂皆報，不能報喜不報憂。怎樣做到喜憂皆報呢？
一是報喜要報夠，勿攬功。報喜只有報夠了，才能讓上級全面瞭解過去決策的真實效果。報喜報得很深透，對領導研究工作會有啟發，有利於上級今後工作的再決策。如果報喜不夠，既不利於領導認識過去決策的實際情況，也不利於上級瞭解下級，在一定情況下也會影響上級對典型經驗的推廣和利用。必須注意的是，在報喜的時候，界限一定要拿捏適當，不要誇大吹牛，不要把一切成績都攫為己有。要分清所取得的成績，哪些是上級的，哪些是本單位的。屬於本單位的，又要分清哪些成績是屬於哪些領導、哪些部門的。只有把功勞分清了，才有利於幫助上級總結制定工作方針政策的經驗，提高工作效率；有利於本單位內部的團結，增強內部的凝聚力，提高單位領導的號召力。
二是報憂要報透，勿推卸。報憂要報透，就是要把工作不足或缺陷完全地實事求是地向上級說清楚。醜媳婦總要見公婆。對工作中所出現的失誤和不足，要按照要求進行彙報，即使是丟面子傷筋骨的事情也得彙報。在彙報這些失誤和不足的時候，不要輕描淡寫，不要避重就輕，更不能遮醜護短隱瞞遮掩。報憂要報透的作用，既可以幫助自己總結工作經驗教訓，防止以後再出現類似的錯誤；也可以提醒上級以後在制定方針政策的時候應當注意什麼。在彙報這些失誤和不足的時候，要敢於承擔責任。既不能一切往下推，責怪這個部門不負責，那些群眾不努力；更不能一切往上推，怪上級這項政策不完善，那項制度不嚴密。
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