03.05 如何做好时间管理,做一个高效率的职场人?

白枫麟


不请自来、干货分享、绝不私藏 ~

我是明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,13年职场经历,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,欢迎关注我的头条号,一起成为职场精英。

核心观点

时间管理的目的不是要尽可能做更多的事情,而是更有效率的做事情,所谓有效率的做事情,就是做的事情和目标方向是一致的,而且是高效率的。如果所做的事情与目标方向不一致,那就是南辕北辙,越努力,效果越差。

即,时间管理关注的是产出价值的那部分效能,下面我们分别从计划管理、时间管理、做事习惯3个方面进行阐述。

目录


一、计划管理

(1)计划管理的核心是目标制定要遵循SMART原则,即目标要是

  • 具体的

  • 可测量的

  • 可实现的

  • 可执行的

  • 由时间要求的

同时,一个目标可能很大,所以需要将目标拆分为更小的、更容易达成的小目标。


(2)目标要定期回顾,最好公之于众,获取同伴、监督和支持。


(3)目标的执行计划,建议遵循6大步骤,即目标制定的原则、愿景、明确目标、确定范围、细化任务、明确下一步行动。


二、时间管理

(1)时间管理的关键是理清楚时间黑洞并有意识的规避这些黑洞,比如关闭聊天工具、防打扰、先做重要又紧急的事情等。

(2)用好四象限法则

(3)跟巴菲特学投资


三、培养计划

培养时间管理习惯,比如一次只培养一个习惯(这叫100%有效)、每日应用80/20法则,集中精力做产出80%效果的那20%的事情等

最后,定期总结回顾:


小福利

今天就分享到这里,分享思维导图工具:

(2)私信发:思维导图大礼包 (注:是私信发哦,不是在评论区发哦)

关注【思维导图PPT】,每天分享一篇思维导图、PPT、职场技巧干货,希望你的每次来访都有所收获,助您早日升职加薪!

思维导图PPT


时间管理方面的书籍其实之前就看过不少,但说实话,效果并不很好。虽然每天都给自己制定了满满当当的计划,完成的却寥寥无几。

也许你会以为是执行力的问题,一开始我也这么认为,但其实最根本的原因,是我的精力太差了。经常性的晚睡晚起导致上午时间很快就过了,中午又休息不好,下午和晚上工作都不在状态,看起来忙忙碌碌,但只有自己知道其实收效甚微。

内心焦虑又痛苦,想到年初制定的计划很多都没完成,我急切地想要尽快解决这个问题,走出当前的困境。为此,这两天我专门找了《精力管理》这本书来看,因为之前看不少人推荐过,希望能找到解决之道。

看完这本书之后,我发现,所谓的时间管理其实根本就是伪命题,每个人每天的时间都是24小时,不会多也不会少,再怎么管理,它也不可能变成48个小时。而一个人的工作效率其实主要取决于他的精力和状态,一个精力饱满的人,工作起来必然也会更高效。因此,与时间管理相比,更重要的是学会精力管理。

《精力管理》这本书从体能、情感、思维和意志四个方面揭示了精力的来源,帮助我们建立起适用自身的精力管理系统,学会科学地管理精力,提高工作效率,从而实现自己的目标和理想。

一、体能精力

体能精力是一切精力的基础,体能精力主要受到呼吸、饮水、饮食、睡眠和锻炼的影响。


前面三个就不用说了,最常被人们忽视的是最后两项:睡眠和锻炼。


睡眠是精力恢复的主要来源。 心理学家克里普克追踪了1,00万人在六年间的睡眠模式发现,每晚睡够7—8小时的人,死亡率最低;睡眠不足4小时的人,死亡率较前者高出2.5倍。睡眠超过10小时的人的死亡率,也会较7—8小时睡眠的人高出1.5倍。睡得过少和过多都会增加死亡风险。

虽然现在不少企业流行加班文化,也有不少职场人为了工作的晋升,选择牺牲休息和锻炼的时间疯狂加班,每年越来越多的“过劳死”新闻提醒我们:身体才是革命的本钱,没有一个健康的身体,一切归零。

此外,有人曾对多名管理层人士进行了为期九个月的追踪发现:定期锻炼的人比不锻炼的人健康水平提升了22%,处理复杂问题的能力更是高出了70%。因此,职场人在工作之余,千万不可忽视身体健康,可通过短跑、爬楼、骑自行车、或者举重等等方式高效恢复精力。

二、情感精力

积极的情感提供正向的动力,消极的情感则会消耗精力。

举个例子。当我们和他人大吵一架之后,往往会觉得非常的疲惫,但是当我们做了一件自己喜欢的事情之后,就会变得愉快且精力充沛,工作起来也会更高效。

由此可见,积极的情感力量是可以提高我们的工作效率的。那么职场人如何获得正面的情感精力呢?

首先,学会倾听。在与他人的沟通时,认真倾听,确保自己获得足够的信息量,避免不必要的误会。

其次,积极反思。思考工作的方式方法,以及和他人的交流方式,反思自己哪里做得不够好,并积极改进,有助于形成良性循环。

接下来,加强情绪控制和化解。放大正面情感对自身的影响。当被领导夸奖了之后,或者得到同事的赞美后,可以正面鼓励自己,获得积极的情绪力量。

最后,加强与家人亲友的沟通。工作并不总是顺心的,但家人的抚慰和支持是我们源源不断的力量来源。


三、思维精力

思维精力依托于体能精力。具体包括思维、准备构建、愿景、积极的自我暗示、高效的时间管理和创造力。

积极的运动会刺激大脑发展,有助于提高专注力和创造力。


日本著名作家村上春树每天都会坚持一个小时游泳或长跑,每天定期锻炼有助于激发他写作的精力和创造力。

职场人工作长期用脑过度,而适当的运动则能让大脑得到暂时的放空和休息。所谓磨刀不误砍柴工,虽然在锻炼上花费了时间,但所恢复的精力却能帮助我们更好地工作。


四、意志精力

意志精力是掌管所有行为的独特力量。拥有强大的意志精力,我们就会更加热情和有毅力。

职场人要想拥有强大的意志精力,最好的办法就是做自己热爱的工作。很多人都有这种感觉,当所做的工作是自己喜欢的工作时,往往会有源源不断的热情和动力,虽然过程依然很辛苦,但却能够坚持很久。

最后,锻炼意志精力有三个步骤:

首先,确保自己所做的事情是自己真正热爱的;其次,在实践过程当中,一旦出现问题,必须积极协调资源去努力完成,不能轻易放弃;最后,学会对自己的承诺负责,对自己的客户负责。如果能够长期坚持这样做,意志力就会越来越强。


好了,今天的分享就是这些,我是笑薇,一个通过读书写作月入过万的姑娘。 微信公众号:笑薇读书。回复“投稿”,送你一份100家公众号投稿资源。


笑薇读书


手帐,可以较好的提高效率,我从第一次试用,已经快5年了。

现在有大量的APP,干嘛还要用手写呢?

我的手机里也又很多app,印象笔记、OmniFocus、Sorted、日程表都可以用来记事,感觉是非常方便。我一般用来记录一些常规的、周期的事情,比如还信用卡提醒、周例会什么的。

重要的事情我还是选择手写,手写的印象更加深刻,写字的手艺也不至于退化。很多人提笔写字经常写别字,要么是无法写出来,都是电脑用太多后带来的后遗症。

用手机记录经常会忘记,因为手机分散注意力的APP实在太多,有时候本来要打个电话,但一不小翻到微信,20分钟过去了,电话却忘记打了。

手机解锁、打开APP一般都要5-6个动作,加大了使用难度,人的习惯很难养成。

手帐虽然传统,但打开就可以写,非常方便。


笨猴杜平


在职场,若时间管理得当,不仅不需要加班累到吐槽,反而会提高自己的职场竞争力,进而改善生活。



许多职场人认为时间管理是管理好分配给各项事务的时间,其实,按照柳比歇夫的时间管理方法,在工作中只分配时间是远远不够的,时间管理还需要做以下工作:

1.列出每日,每周,每月的工作内容,按照轻重缓急对各项事务进行归类,并且给各项事务完成预估所需要的时间,就像柳比歇夫那样。

2.记录做所列事务花费的实际时间,需要具体到分钟。

3.最重要也是最容易被人忽视的一步就是对比分析实际花费时间与预估花费时间的差异,找出差异的原因,然后调整自己的行为。最大化,最高效利用自己的时间。

很多人都做时间管理时间记录,但是效果还是不好,觉得记不记录都没有对工作起多大作用,其实不是时间管理的问题,而是人们忘记了自己管理时间的目标。

我们进行时间管理不是为了记录时间花在哪里,而是为了提高自己的时间利用效率,把有限的时间做出更多,更有价值的事。

其实,时间管理的本质,是管理自己的注意力,注意力消耗在哪里,价值就产生在哪里。这也是为什么同样的24小时,别人做十件事,你做两件事的原因。


门前一竹


时间对每个人都是公平的,可我们经常发现有些人无论是工作还是学习效率都比较高,完成同样的工作有的时间短,而且质量也高,有的人则反之,为什么会有这种现象呢,就是因为有人擅长时间管理,而有人不擅长,怎样才能提高自己管理时间的能力,下面我就说说我的看法。

一、提高做事的专注力。

在工作中我们经常会发现有人在做事时一会看一眼手机,一会喝口水,一会旁边的人聊得话题又引起了他的注意,总之就是不能专心致志的把干一件事干完,这就叫专注力不好。专注力如何修炼呢,可以给完成每件事设一个时间段,强迫自己在有限的时间内完成任务,在这期间尽量不看手机、不聊天、不做其他无关事项,坚持一段时间会有所好转。



二、做好工作计划

在工作中尽量量化自己的工作,把大的任务分解成一个个小的任务,分别列在笔记本上,并逐一在规定的时间内完成,干完一项划掉一项,这样可以保证不会遗漏工作,也可以保证工作有序开展。



三、根据工作的重要性和紧急性进行排序

把工作按照重要性和紧急性排序,很多人都应该知道的工作重要紧急四象限法,把各种工作按照各自象限安排好完成的时间和进度,可以有效提升自己的工作效率。



四、管理自己的情绪

每个人都有情绪高涨和情绪低落的时候,情绪高涨是做事的效率也高,情绪低落的是任务完成就要打折扣。所以我们要尽量把工作安排在情绪好的时候干,情绪不好的事可以安排自己休息,劳逸结合跟有利于做事的效率。



以上就是我的看法,说起来容易做起来难,只有严格的要求自己,不断的反思总结,才能取得良好的效果。

我是臭小蛋妈妈,我关注社会、职场、财经类问题,并愿意把我的一知半解写出来,大家分享,感谢您的点赞、评论和关注。


臭小蛋妈妈


说到时间管理,可能很多职场人都会有这样的困扰。

明明认为自己一个小时就能完成的工作,可能加班了一上午;每天都在做计划,计划却永远都完不成;时间管理方法学了个遍,效率却依然没提升。

其实这些情况都跟时间管理有关系,先来分析一下为什么做不好时间管理呢?原因可能有以下几个。

一、陷入“时间黑洞”而不自知

什么是“时间黑洞”,简单来说,是指像黑洞一样,在不经意间吞噬了很多时间的事情。

举个很简单的例子,吃饭的时候你很无聊,想着看半集电视剧,结果一打开发现剧情特别精彩,完全停不下来。

通常的结果是吃完饭很久了,自己还陷在剧情里,于是安慰自己:我就再看一集,有可能一看一下午过去了。

这就是典型的一个黑洞事件,在工作和生活中这种现象都很常见,一旦陷入黑洞里,时间管理的方法根本不起作用。

二、被“拖延症”困扰

“拖延症”也是影响时间管理的一个重要原因。

原本一个小时能完成的工作,拖了两个小时,这可能和“拖延症”有关。

比如领导给你一个特别艰巨的任务,这个时候你可能会想:时间还早,我先喝杯水,喝完水你可能又想再玩会手机。

就这样三拖两拖时间就被浪费过去了,“拖延症”在职场屡见不鲜,这会浪费很多时间,影响时间管理。

三、不懂得“精力管理”

除了上面两个原因,时间管理之所以做不好,还和精力管理有关。

人的精力也是有限的,在这件事上花费的精力过多,必然会影响到另一件事。其实时间管理的天花板是精力管理。

就像我有一个朋友,工作的时候生病了,状态特别差,这个时候就算他强打精神,想要在规定时间内做完工作,基本上也不可能实现。

时间管理的完成是建立在精力管理之上的,只有精力充沛才有可能实现良好的时间管理。

了解了原因之后,具体来看一看到底应该怎么解决时间管理的问题,可以试试下面3个办法。

01.增加“黑洞事件”难度,避免浪费时间而不自知

职场上,“黑洞事件”也很多,为了让时间管理可以落到实处,先要摆脱吞噬时间的黑洞。

比如说,你工作的时候,老是想刷抖音,一刷就停不下来,这就是典型的黑洞事件,在不自觉中浪费时间,这时你应该刻意增加难度。

比如你可以把抖音卸载了,或者可以把流量甚至网给关掉,这样的话,如果你下次还想刷抖音,一想还要重新装软件,过程很麻烦,也许就不刷了。

刻意增加的难度越大,可以越有效地摆脱黑洞事件。

当吞噬你时间的黑洞事件慢慢减少,你的时间就会越来越多,这样的话也可以重新规划,把时间用在工作上。

02.运用“5分钟行动法”,摆脱拖延症

摆脱拖延症的方法有很多,根据我个人的经验来看,“5分钟行动法”是非常有效的。

比如我要写一篇文章,但又迟迟不想动笔,这个时候我会这么做。

在心里对自己重复:先写5分钟,就写5分钟。

通常只要开始,就很难只写5分钟就停下来,因为大脑一旦开始某项行为,就会不自觉有上瘾的症状,一旦我开始写,通常会写完最少1/3左右的文章。

所以如果下次你被拖延症困扰,明明知道有工作,却迟迟开始不了的时候,不妨试一试5分钟行动法,一旦完成第一个5分钟,就会有后面的很多个5分钟。

这样可以大大提高效率,节省时间,让时间管理落到实处。

03.学会劳逸结合,做好精力管理

既然时间管理的天花板是精力管理,那么要做好时间管理,必须要保证充足的精力。

在工作中一定要学会劳逸结合,尽量不要熬夜,保证充足的睡眠,生活规律,有良好的生物钟。

这些话看起来简单,其实做起来很难,尤其是在现在压力特别大的职场上。

很多人经常要加班熬夜赶工作,但是如果可能的话,尽量在有限的条件里保证充足的精力,如果精力不够的话,时间管理是很难有成效的。

所以,在工作之余也别忘了好好锻炼身体,恢复体力和精力,这样才能有效管理时间。

关于时间管理的方法有很多,但最重要的是要挑适合自己的,别人合适的时间管理方法,对你可能不一定有效。

所以不妨多尝试几种方法,挑一两个适合自己的足矣。


狐小胖


“8小时”之后你在做什么?如何利用手账进行精力管理

蔗糖派 2019-05-24 10:04:33

时间管理的一大误区,是希望通过利用更多的时间来做更多的事,很多人觉得8小时工作之后,再加班,或者回家后继续工作学习才是充分利用时间。这种做法,实际上忽视了时间管理的本质——精力管理。

把人体看作一个机器的话,进入工作状态就是引擎运作,而引擎运作是需要能源也就是汽油来带动,汽油用完了需要加油,我们人体的也是如此,汽油就是你的精力,精力这东西,看不见摸不着,实际上还是存在,试想你可以保持专注工作8小时不停歇吗?所以时间管理的本质是精力管理,每个人都需要给自己“加油”,需要协调“引擎”的运作周期,来保证自己的效率。

我们的8小时工作效率,其实和上图表达的一样,在工作产出不断提高的过程中,最终达到一个瓶颈,继续工作下去,产出只会降低但不会增加,更长的工作时间并不等于更多的产出,有些孩子每天学习扫题到十二点,成效还不如九点打游戏十点睡觉的孩子,就是因为时间与产出并不成正比。

这一点提醒我们,在手账时间管理时,很多人有一种写满手账就非常满足的感觉,但实际上自己并没有足够的精力去完成这么多的计划。如果发现自己的手账出现这种情况,那就说明你的精力管理出现了问题。

所以在手账时间管理中,经常性的做法是把8小时内和8小时外的计划分开,有的人使用两本手账,有的人通过纸质和电子化协作办公,目的就是把需要高度集中精神、消耗精力的工作和恢复精力的个人生活分开处理。

但也有人在工作之余,还需要继续消耗精力去提升自己,有这样一种观点:一个人能否成功往往取决于工作的8小时之外,尤其是每天晚上8点到10点这两个小时在干什么。如果你有这个目标,那就需要制作一张8小时外手账计划。

手账绘制示意图

切记,手账只是工具,正如汽车一样,会开车你才能享受高速交通的便利,手账一方面帮助我们养成时间管理的习惯,一方面帮我们提升时间管理的效率,选择适合自己的管理方法是最关键。碎片时间的使用关键,就是协调精力管理,一方面利用碎片时间恢复精力、提高精力阈值,另一方面利用碎片时间。

内容选自未铭图书策划新书《时间管理手账》

更多内容欢迎关注“蔗糖派”,我们会私信邀请您加入蔗糖读书会


蔗糖派


想要做好时间管理,要坚持三个原则

第一个原则:合理的利用碎片化时间

碎片化的时间就是你自己日常生活中所有零碎的时间合集。大到搭乘交通工具上下班的时间段,小到喝口水掏手机看的时间,都算是碎片时间。

碎片化时间的管理其实就是自律行为的管理,把大量碎片化的时间拿来学习,做正事,而不是刷朋友圈,看电影,你就会发现一天下来,你多做了很多事情。

比如我自己,平时工作比较忙,要讲课、要做公司的管理、要开会等等,但是我都会利用搭飞机或者高铁的时候来写作。我的很多书籍的内容,课程的内容,演讲稿的内容,我基本上都是利用碎片化的时间来完成的。

第二个原则:对自己要做的事情分优先等级

我们每个人每天都要处理很多事情,但如果你分不清楚哪些事情对你比较重要,你就会陷入瞎忙的境地,到头来自己最重要的事情还都没有达成。你也就没什么效率可言。

关于如何排优先级,思敏给你一个方向,你可以从“每天三件事”这个小习惯进行培养。

首先把每天应该完成的事情全部列出,然后找出一天中最重要的三件事,先去执行。用这个方式先培养一个小习惯。然后再培养成长久的好习惯,你就会更好运用时间管理的方式完成很多人生重要的目标和发挥你最大的价值了。

第三个原则:学会拒绝不必要的应酬

我们之所以要做时间管理,就是因为我们本身时间很宝贵,如果你把时间频繁的浪费在一些小事情上,这是非常可惜的。

对于一个已经工作的人来说,接触到的主要人群是:同学,朋友,以及同事。与这些人的交往中,这里面时间消耗最多的就是约饭。时间空闲的时候还好,但如果日程拍得非常满,就需要你合理选择饭局了,其实很多时候有一些饭局应酬是可以拒绝的。比如同事下班要去吃个烧烤,同学明天相约去唱K,朋友下周约你去一个社交活动。

重要的聚会我们必须要参加,但是如果不重要,你只是凑热闹,那就是对时间的浪费。

既然学时间管理,就要对时间有充足的概念,学会放弃一些无关紧要的娱乐,其实就是选择一种自律的生活。

有舍才有得,你的人生才能更有价值和意义。


周思敏礼仪


不是不适合你,而是需要更系统的掌握方法。做事靠系统,在对时间分配之前,你需要先了解自己,学会管理自己的任务,降低预期。

你时间不够用的问题,并不是在对时间进行管理。如果有太多的任务需要你去做,而你又不知该如何进行组织和管理,哪怕24h连轴转,依旧有源源不断的任务等待你去完成。


在时间管理之前,我们需要先了解自己的能力,明确价值,降低预期。

因为我们不可能把所有的事情都做完,需要对需要做的事情进行分类,优先完成最重要的,可能数量不多,但可以给你带来最大的收益和效果。


时间管理是一个方法,一个解决问题的思路,但也需要根据自己的实际情况进行管理。

1、写一周的时间日志

如果觉得时间不够用,可以先整理一周的时间日志,看自己把时间用在了哪些任务上。是因为效率低?因为精力被琐碎的事情打散?还是因为要做的事情超出了能力完成范围?


2、PDCA工作流

PDCA是一个处理重要任务的模型。对于非重要的任务,按照四象限法则进行分配,重要的任务按照PDCA进行处理。




3、更好的安排一天的时间

把每天的时间分块,给不同的时间块安排工作和生活不同的任务。有利于你更好的分配一天的时间和精力。

4、做好回顾,是时间管理的核心

执行完之后,如果没有回顾,只是机械的完成一件事,会让时间的效率大大降低。做好回顾,更好的了解任务完成的情况,以及自己的效率,更好的进行把控。



洋松果职场说


1. 大道至简,平衡至上

找到让精力平衡的状态,越简单越高级。

2. 优质睡眠助力更好人生

睡前90分钟远离电子产品,每天睡够8小时,中午午睡不超过30分钟。

3. 断舍离实际上能让我们获得更多

实行断舍离,放弃那些消耗精力而又对自身无益的杂念,保存更多精力去做自己想要做的事情。

4. 注意力是最稀缺宝贵的资源

你的注意力才是最宝贵的资源,注意力在哪里你的成果就在哪里,每天关注自己的注意力使用在哪些方面。

5. 坚持比努力更重要

如果说一件事情需要消耗意志力去坚持,那么这件事情就很容易半途而废。努力,有时候只是某一次的尽力,但坚持,是一辈子的尽力。

6. 专注当下比灵活切换更高效

在不同的任务之间切换,会使得任务执行的精确性降低,速度变慢,越专注越轻松。工作的时候尽量专注工作,信息可以晚点回。

7. 水是最好的保健品

每天的饮水量为每千克体重30毫升,喝够水,可以瘦身,可以改善身体状态,能够预防很多健康问题。

8. 深呼吸冥想

深呼吸是放松身体一个非常简单又有效的方式。闭上眼睛,关注你的呼吸,每天15分钟。

9. 心态是自我管理的基石

心态管理包括三个核心要素:安心,真诚和认真。安心是专注的状态,真诚就是不逃避,诚实的面对人和事,认真是对待每一件小事都保持认真的态度。

10. 积极主动是王道,懒惰则是万恶之源

学会更好的休息,为更好的生活状态,休息是积极主动的休息,而不是被动的选择。一定要警惕懒惰的发生,懒字即为心被负能量束缚了。


分享到:


相關文章: