07.13 PDCA使用指南

PDCA循環，一個老話題了，大家都知道要這麼做，但在平時的生活和工作當中，你是否真的都這樣做呢？ 當你發現你面對的困難重重，寸步難行時，是否反思過是因為自己一開始的方法就不正確？

本文包涵了PDCA循環的背景、內涵、特點、四大階段八大步驟、PDCA在HR管理（招聘、培訓、績效）中的具體應用，以及在個人日程中的運用和實例回放，實乃PDCA操作指南詳解。

一、PDCA的來源

PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Act(修正)的第一個字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，並且循環不止地進行下去的科學程序。

PDCA最早是由美國質量管理專家戴明提出來的，所以又稱為“戴明環”。 他是美國的一位質量專家，當年他在美國提出這個質量管理體系以後，沒有受到重用，就跑到日本去了，所以日本所有的質量管理都是戴明博士開頭的。

二、PDCA的基本涵義

PDCA四個英文字母及其在PDCA循環中所代表的含義如下：

1、 P（Plan）--計劃，確定方針和目標，確定活動計劃；

2、 D（Do）--執行，實地去做，實現計劃中的內容；

3、 C（Check）--檢查，總結執行計劃的結果，注意效果，找出問題；

4、 A（Action）--行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定並適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現，未解決的問題放到下一個PDCA循環。

每一件事情先做計劃，計劃完了以後去實施，實施的過程中進行檢查，檢查結果以後，再把檢查的結果進行改進，進行實施，進行改善，這樣把沒有改善的問題又放到下一個循環裡面去，就形成一個一個的PDCA循環。

三、PDCA循環的特點

1、週而復始

PDCA循環的四個過程不是運行一次就完結，而是週而復始地進行。一個循環結束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現了新的問題，再進行下一個PDCA循環，依此類推。

2、大環帶小環

類似行星輪系，一個公司或組織的整體運行的體系與其內部各子體系的關係，是大環帶小環的有機邏輯組合體。

3、階梯式上升

PDCA循環不是停留在一個水平上的循環，不斷解決問題的過程就是水平逐步上升的過程。

4、統計的工具

PDCA循環應用了科學的統計觀念和處理方法。作為推動工作、發現問題和解決問題的有效工具，典型的模式被稱為“四個階段”、“八個步驟”。

四、PDCA的四個階段

（以設計產品為例）

1、計劃階段

要通過市場調查、用戶訪問等，摸清用戶對產品質量的要求，確定質量政策、質量目標和質量計劃等。包括現狀調查、分析、確定要因、制定計劃。

2、設計和執行階段

實施上一階段所規定的內容。根據質量標準進行產品設計、試製、試驗及計劃執行前的人員培訓。

3、檢查階段

主要是在計劃執行過程之中或執行之後，檢查執行情況，看是否符合計劃的預期結果效果。

4、處理階段

主要是根據檢查結果，採取相應的措施。鞏固成績，把成功的經驗儘可能納入標準，進行標準化，遺留問題則轉入下一個PDCA循環去解決。即鞏固措施和下一步的打算。

五、PDCA的八個步驟

1、分析現狀、發現問題

在做計劃之前，需要分析一下現狀是什麼樣子的？問題在哪裡？可以分析質量問題、交期的問題、安全的問題以及效率的問題。

第一步找到問題，就像醫生看病一樣。

2、分析影響因素

第一步把脈，第二步把完脈了，分析各種問題中的影響因素，這個時候就可以用很多方法了，比方說魚骨圖、5W2H、4M等等，用這些方法來分析，到底有哪些因素？

3、分析主要因素

把所有的分析因素分析完了以後，再來分析主要因素是什麼。每一個問題的產生，都有少數主要的因素，比方說影響這個問題的產生有十個因素，按照二八原則，大概有兩個到三個是主要因素，找到主要因素才能夠徹底解決問題，如果找不到主要因素，那問題是沒辦法解決的。

4、採取措施

分析到主要原因以後，針對主要原因採取措施。在採取措施的時候，要考慮下面的這幾個問題：

我們為什麼要制定這個措施？

· 這個措施為什麼要制定？

· 要達到什麼目標？

· 在什麼地方去做？

· 由誰來做？

· 什麼時候做？

· 怎樣做？

這就是5W1H： 第一個W是Why，為什麼要做這個事情，這是最重要的，為什麼要制定這個措施？ 第二個W是What，我們要到哪裡去？我們要執行什麼目標？ 第三個W是Where，在哪個地方做？ 第四個W是Who，誰來負責完成？ 第五個W是When，什麼時間完成？

這些5W1H，都要在我們的計劃裡面出現，要考慮這五個問題。

5、執行

就是按照措施計劃的要求去做，開始執行，執行一般都是要求員工去執行。

6、檢查

把執行結果與要求達到的目標進行對比。

如果要檢查有一個問題，我們定計劃的時候要分階段目標，如果沒有階段目標怎麼檢查？這個事情一個月完成，那一定要說第一週到哪裡，第二週到哪裡，第三週到哪裡，如果沒有這個，就沒辦法做檢查，所以，定計劃一定要分段來定，甚至每天、每個小時，都要有它的目標，這個時候才能檢查，如果沒有這個目標，是沒辦法檢查的。檢查完了以後進行對比。

7、標準化

把成功的經驗總結出來，制定相應的標準。

8、把沒有解決或新出現的問題轉入下一個PDCA循環中去解決

每個問題不一定靠一個PDCA循環，就能夠解決掉的，有時候一次解決掉，有時候可能要轉幾次。看病也是一樣，最好的方法是保持自己的健康，不要去看病。換句話說，不出問題最好，出了問題解決問題有時候，不是一次兩次就能解決掉的。

六、PDCA在培訓體系建立中的應用

1、培訓體系之計劃（P）

· 分析確定培訓需求；

· 分析數據，總結差距和根源，明確組織能力、員工技能與業務目標的差距，明確各種培訓項目信息（培訓時間、培訓類型、培訓名稱、參加人員範圍、費用預算）

· 確定培訓解決方案

· 培訓計劃的溝通與確認

2、培訓體系之實施（D）

· 籌劃方案

· 課程規劃

· 培訓調查問卷的統計分析

· 培訓總結會

3、培訓體系之檢查（C）

· 第一層次是反應層，是對學員對課程的滿意程度；

· 第二層次是學習層，學員到底學到了什麼

· 第三層次是行為層，學員多大程度上能將所學用於改變自己的行為

· 第四層次是效益層，用來判斷培訓後員工工作業績的提高程度

4、培訓體系之改善（A）

· 總結經驗、鞏固成績，把效果好的總結提煉，上升為“標準”

· 處置遺留問題，將其轉入下一個PDCA循環

七、PDCA與招聘

1、招聘體系之P

· 分析所需崗位人員的任職資格和工作職責

· 涉及模擬測試的題目和步驟，準備好相關的資料

2、招聘體系之D

· 現場招聘人員形象/不同崗位面談的內容及會場的安排與佈置

3、招聘體系之C

· 招聘體系總成本效用的達成情況

4、招聘體系之A

· 招聘實施過程中面試問題設置的科學性和成功性

· 面試方法選擇和使用的正確性

八、PDCA與績效體系

績效體系之P

· 重新回顧公司經營指導方針，經營理念，現有組織結構，各崗位任職說明書

· 評估公司一切與績效管理有關的制度

· 調查全體員工（含各管理層）對績效管理的認識度與態度，以及對公司的滿意度

· 分析目前員工工作環境與狀況

· 涉及系統循環的各個細節，並做到程序化、表格化的系統硬件環境，確定循環週期

· 必要時組織員工培訓對於績效的PDCA流程

· 通過績效面談，確定員工績效合約，建立目標管理卡

績效體系之D

· 領導的工作

· 員工的工作

績效體系之C

· 根據完成的績效指標與目標績效指標，進行績效診斷

· 績效反饋面談

· 找出沒完成績效目標的主要原因

· 採取過哪些補救措施，是否有效

· 提出下一步的解決方法

績效體系之A

· 對公司所採用的績效管理體系進行評估

· 對員工進行績效滿意度調查

· 幫助員工指定個人發展計劃

九、個人如何使用PDCA？

以下是按照PDCA流程寫的工作日誌內容（初稿來源於網絡），針對周和月份的另外整理。

工作日誌模板如下：

P：

今日計劃：每天計劃要做的7件事情。

（1）計劃內容：

當天計劃要做的事情，一般6-7項（分重點項目，日常項目，臨時工作等，按重要緊急程度）也就是工作事項12345，時間、人物、事項、完成進度，關鍵注意點； 制定今天的任務，緊迫及重要、緊迫、重要的順序。

（2）考核標準

（3）完成情況

（4）點一盞心燈：養成每天接受一句勵志名言格言警句的激勵，保持一種積極上進的情緒的習慣。

D：

今日事務全記錄，量化目標，完成狀態。

實績工作內容--當天工作事項的工作內容、活動結果，工作完成情況。

（1）執行中的具體工作、日常事務處理，每天工作流水帳，今天完成的。

（2）今日靈感：養成隨時記錄自己的靈感（主意、點子、思想火花、很有詩意、很有哲理的句子等），防止智力資源的浪費的習慣。將一些突發的寫作靈感隨時記錄，定時整理。

每天心得感受，個人感悟，提醒，甚至電話記錄等。

包括每天發現的問題，解決問題的方法、合理化建議及臨時的靈感，隻言片語等。只要想到就可以記錄下來，隨時隨地記錄。這些心得、靈感常常一閃而過，需要及時記錄和實踐；

（3）今日學習：知識積累，養成每天晚上回顧當天所學知識，及時複習、默寫下來並保存的習慣。每天學習記錄，學習具體內容，效果，如何在工作中實用

（4）每天寫經理人日記，在管理工作中經常會遇到一些小問題或突然之間來了靈感。這些都應當記 錄下來 ，否則就太可惜了。

C：

檢查問題點在處理本項工作的過程中發現的問題,潛在風險，工作中應注意的情況。

解決對策--對於發現的問題，你如何去解決。

A：

今日反省：養成每天反思自己的學習、工作、思想、行為，在反思中成長，在反思中前進的習慣。每天晚上總結歸納--經驗總結，總結一天的工作得失。

（1）當天工作亮點、工作心得、每天心得感受。

（2）改進方法：當天工作教訓、建議，要對所做的不滿意的事情，提出改善的方法，潛在風險及其規避措施，完成下一步的幾點行動措施。

（3）突然閃現的靈感，對某事某物的看法：今天什麼事情沒做完？（做完了什麼事）、今天什麼事情沒做好？（做好了什麼事）、今天什麼事情沒有做？（做了什麼事）

P：

明天計劃

明天該做什麼事？明天該怎麼做好該做的事？

明日規劃：養成每天晚上規劃第二天要做的事，按首要、緊迫、必須、打算排列好，及時提醒，做到 “當日事，當日畢”的習慣。

SO，從今天開始養成PDCA的好習慣，讓自己向成功邁進吧！！