在職場中，混亂是工作效率的“殺手”，讓你在事務纏身時，無法保持專注，在每天的瞎忙中，浪費掉自己的青春年華。
松下幸之助曾說：“忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產生高效率。”
在工作中保持專注，輕鬆自如地處理工作，是每一個職場人必備的技能。在以下部分，我們將應用麥肯錫經典的思維模型——“雲-雨-傘”思維模型，幫助大家解析低效的現狀，分析職場人低效工作的原因，以及提出三大策略，讓每個職場人順利轉型為高效工作者。
一、什麼是“雲-雨-傘”思維模型？
“雲-雨-傘”思維模型，是麥肯錫的經典思維模型，它以事實為依據，分析判斷現象發生的原因，最終以行動為落腳點，解決工作問題。
它分為三步：
第一步：觀察現象：雲-天空中出現烏雲；
第二步：推論分析：雨-眼看就要下雨；
第三步：應對方案：傘-出門要帶上雨傘。
用通俗易懂的現象來解釋，就是：
人看見天空上出現了烏雲，根據以往的經驗判斷，這就是要下雨了，於是人應該在出門時帶上雨傘。
因此，我們將根據“雲-雨-傘”思維模型解決工作低效問題，首先找到低效工作者的現狀，其次，分析其產生的原因，最終提出解決低效問題的解決方案。
二、職場人低效的現狀及原因？
1、現象：
每個職場人或許都有過類似的體驗：
- 很容易被外界誘惑所幹擾，工作時非常不專注；
- 負能量滿滿，情緒不穩定，總想吐槽無法專心工作；
- 做事拖拖拉拉，工作到最後一刻才急急忙忙完成，很容易耽誤正事；
2、原因：
1、計劃不強導致低效
做事沒有規劃，總是想到一件事就做一件事，無計劃無原則甚至無底線的推進一件事，最終失去來工作的節奏感，瞎忙亂忙，最終深陷其中。
白天被工作佔著身，晚上還要被工作佔著心，最終因為思想的混亂，導致工作節奏混亂，事情就無情無盡的被耽誤下去，尤其是寫文章一類的腦力勞動，沒有固定的標準，如果沒有截至時間，一篇文章能夠被浪費很長時間。工作要進行分類，有些先講進度，不能磨磨唧唧一直和工作糾纏下去，有些要講質量，可以適當延長時間。
2、瑣事幹擾導致低效
在工作中，很多職場人很容易犯的一個錯誤就是捨本逐末，做事分不清輕重緩急，總是想著先把瑣事做完，再做重要的事情。其實這是一個非常不好的習慣，最終往往是因為瑣事越做越多，而耽誤了重要事情的推進。
抓大放小，要事優先的習慣，是每個職場人都應該掌握和落實的習慣，而不應該想著先幹零碎的事情，這樣只能耽誤工作效率。
3、抗拒心理導致低效
每個人由於對工作的態度不同，也會導致工作效率產生天上地下的巨大差別，有的人因為缺乏獨立工作能力和獨立思考精神，事事都指望著別人拉一把，出出主意把把關，久而久之，沒有來別人的參與，自己就無法工作，一旦自己工作就產生抗拒心理。
這種依賴和抗拒心理，導致事情無法速戰速決沒，而是能拖就拖，最終耽誤正事的完成。
三、職場人如何克服低效“陷阱”？
1、列好每日工作清單
列每日工作清單，是職場人必須要養成的工作習慣。所謂工作清單，不是僅僅把每天的事情列舉出來就足夠了，而是要列出工作待辦事項後，還要分門別類列進行排序，將工作完成好。
對於列清單，有三點特別的說明：
（1）列清單要聚焦目標
列清單，一方面是幫助你梳理目前的工作任務，將記憶力外包，減輕頭腦中因堆積事情而產生的壓力；另一方面，也是在幫助你聚焦目標，不是清單上的所有事情都需要完成，而是隻完成與優先級目標相關的事情，做到要事優先。
在清單中的事務中，要思考哪些事情是與你的工作目標，結合最緊，出成績最快的任務，首先要完成它。
（2）列清單要分類排序
在對清單中的事務排序時，可按照艾森豪威爾法則，將工作分為緊急且重要、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急這四類，然後把要完成的工作，分別歸到這四類中。
根據自己在做事情的經驗中，緊急的事情，總是最佔據人們的注意力，如果完成它在2分鐘以下，最好首先完成它，其餘時間，先要完成重要的事情。
（3）列清單要善用工具
列清單時，工作的選擇可以多樣化，比如便利貼、本子、手機備忘錄，還有清單類APP，都可以，在列清單時，請選擇一個工具，而不是多種多樣，捨本逐末，因追求工具的多樣化而耽誤了事情的進展。
平時我常用紙張記錄事情，然後進行優先級的排序，建議如果你不經常列清單，可以先從簡單的紙張開始記錄，等你培養起記錄事情的習慣後，再用APP類手機工具。
2、培養提前完工的習慣
高效能人士懂得把時間用在刀刃上，瞎忙的人只會抱怨時間不夠用。對於低效能的工作者來說，要培養起提前完成工作的良好習慣，遇事不要拖延，等著別人催促。
提前完成工作，其實也是在給自己留一個緩衝期，在工作完成後，還可以對工作進行迭代升級，在工作質量上做一個提升和完善。
比如領導要求你在某一天上交文章，你最好能在確保質量的情況下，提前2天就上交，這樣領導也會對你更加信任。
3、建立時間管理系統
GTD工作法，是目前最系統、最全面的一套時間管理系統，核心理念就是將所有事情移出大腦，並通過事務的歸類，將事情有序完成。GTD工作法，總共分為5大步驟。
第一步：收集
在工作時，會產生來自四面八方的信息，領導突然步驟的任務、同事的請求、腦子中突然產生的靈感等。當這些任務來臨時，不要急於完成，讓自己陷於混亂的局面，而是先要把所有的工作任務收集到外部收集箱，比如說紙張上，筆記本中。
通過這一動作，就實現了清空大腦的目的，讓大腦不再像堆滿雜草的屋子，而是乾乾淨淨，有足夠的思考空間來思考要事。
第二步：整理
整理就是要對收集箱中的任務進行分門別類的歸整，判斷哪些事情是可以執行的事務，而哪些事情是不可執行的事情。
事情有了處理順序，就能夠有效避免畏難情緒和拖延症，幫助你更好地完成工作任務。
第三步：組織
組織是整理的在升級，也就是將工作事務，分為三類清單：
1、下一步行動清單；2、等待清單；3、日程清單，下一步行動清單，是將事務按照情景歸類，比如在辦公室做什麼事；在地鐵上做什麼事；開車時做什麼事；等待清單，往往是需要與同事協同完成的工作，比如你安排下屬完成一件事情，你要進行監督和跟進；日程清單，就是每天固定時間完成的事情。
第四步：回顧
工作完成的進度和質量，要經常回顧總結，以確保事情能夠有序進行。通過回顧，可以發現自己在工作過程中的問題，讓自己明確方向，避免混亂。
建議每天進行一次建議回顧，看看日程中的事務是否完成，質量是否合格；每週進行一次整體回顧，對本週的工作進行分析排序，甚至對整個事件管理系統進行重新思考，看是否科學合理。
阿爾伯特·加繆曾經說過，為了理解這個世界，人們必須時而背過身去。
第五步：執行
執行時確保事務推進的最關鍵的一個步驟，執行甚至比前面的步驟都重要。對於具體的事務，我們安排一定的工作方法來完成，一定會事半功倍。
建議大家按照番茄工作法來執行工作，確保高效專注，並且要時刻監督“吃番茄”的過程，確保高效有力。
在職場上合理應用時間管理系統，能夠讓你從混亂的工作中解脫，從低效走向高效。
總結：
在工作過程中，我們都要盡力保證高效，只有這樣，才能避免混亂，與其浪費大量時間工作，不如努力建立一個好的工作習慣，讓自己成為真正的高效能人士。
本篇文章按照“雲雨傘”思維模型，通過找到低效工作的現狀，找到工作低效的原因，最終提出三個解決策略，確保大家能夠在職場中建立一個高效的習慣和系統，成為高效率的工作者。
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