03.02 數量較多的憑證怎樣處理與保管比較好?

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會計憑證保管是指將辦理完畢的會計憑證進行整理、歸檔和保存的整個工作。保證會計憑證的安全與完整是全體財會人員的共同職責,在立卷存檔之前,會計憑證的保管由財會部門負責。

會計憑證的保管有哪些內容?

1. 在平時,應將裝訂成冊的會計憑證交專人負責保管,年終決算後,則須將全年憑證移交檔案室造冊登記,歸檔集中保管。

2. 查閱檔案室保管的憑證,應履行一定的審批手續,詳細登記調閱憑證的名稱、調閱日期、調閱人員的姓名、工作單位及調閱理由等,一般就地查閱。

原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經本單位會計機構負責人、會計主管人員批准,可以複製。向外單位提供的原始憑證複製件,應當在專設的登記簿上登記,並由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

3. 會計憑證的保管期限,應按會計制度規定執行。會計憑證的保管期限分為永久和定期保管兩種。除年度會計報表及某些涉外的會計憑證、會計賬簿屬於永久保管,其他屬於定期保管,期限為3年、5年、15年和25年五種。

4. 會計憑證保管期滿銷燬時,必須嚴格按制度規定執行,登記造冊,報單位領導審批後,方可銷燬。

數量較多的原始憑證可以怎樣處理?

根據財政部《會計基礎工作規範》第五十五條規定的精神,會計憑證裝訂時,對於那些較多的原始憑證,例如,發貨票、收貨單、領料單等,也可以不附在記賬憑證之後,單獨裝訂成冊,在封面上註明記賬憑證的日期、編號、種類,然後在記賬憑證上註明“附件另訂”(或“所附原始憑證另訂”)和原始憑證的名稱、編號。

注意:通常需要在每月的第一本憑證的首頁,要附上“會計報表”、“科目餘額表”、“銀行存款餘額調節表”、“現金盤存表或資金月報表”等,至少要有科目餘額表。

公司註銷後憑證不得擅自銷燬

很多公司因為經營不善等原因對公司進行註銷,大概流程如下:

工商局先備案 → 登報 → 國稅局申請註銷 → 地稅局申請註銷 → 工商局遞交註銷資料 →代碼註銷 → 銀行註銷

以下舉一個案例說明:

A公司由於經營不善等原因,把公司註銷了。會計覺得公司不在了,會計憑證及賬本等都沒什麼用了,在得到老闆同意後,擅自燒燬了將近10年的所有憑證賬本等,會計以為:這樣既規避了法律方面的責任,同時也不用再擔心稅務部門的稽查。然而,會計這種擅自銷燬賬目的行為已經違法了!最終因涉嫌故意銷燬會計憑證罪被提起公訴。

我國刑法第一百六十二條規定,隱匿或者故意銷燬依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告,情節嚴重的,處五年以下有期徒刑或者拘役,並處或者單處兩萬元以上二十萬元以下罰金。

附:企業和其他組織會計檔案保管期限表


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