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一、工作目标及主要作用
公文是贯彻落实上级要求、安排部署工作、推动问题处理的重要工具。公文管理的主要目的是：帮助领导及时、妥善处置各类重要文件。对上确保准确达意，对下确保政令畅通。
二、总体工作要求及注意事项
（一）公文管理是办公室年度考核的重要内容，应确保实现双“零”目标：对上实现“零”退办，对下确保“零”失误。
（二）确保行文效率
1.规范公文使用，严格控制发文。能以协同、传真、邮件、电话等形式进行的工作，一般不以正式文件形式进行。凡是有国家规定的，不再单独制发文件。对上级要求强制要求执行的文件，一律不再转发，改为直发各单位执行。
2.严格控制抄送范围。所属单位向公司行文时，不得抄送公司领导或本部各部门。向本部各部门行文时，不得抄送公司或公司领导。
（三）增强行文效力
1.严格执行公文标准，形式合规，避免退办。
2.语言精炼、规范、高效，言简意赅，主旨清晰，避免套话、空话、废话。
3.注重时效。应明确办理时限要求并进行考核，迅速处置，不积压、不拖延。对重点公文，应全程跟踪、提醒。
（四）规范公文管理
1.公文在撰制、办理及归档过程中，各环节都必须符合公文管理的有关规范和标准，确保公文处理的严肃性和准确性。
2.公文正文不得编插图片，应作文字化处理，确有必要可在附件中处理。
3.严禁一文多请示，不得在非请示性公文中夹带请示事项。
4.对涉及国家秘密和商密的公文，要严格遵守国家保密法和企业保密制度的规定，严格管理。
（五）定期考核通报
各单位综合办公室应对公文工作情况定期通报，并建议各单位将公文工作纳入对所属部门（单位）绩效考核。
三、主要流程环节
收文办理：签收、登记、审核、拟办、分发、传阅、批办、承办、催（督）办、归档、销毁。
发文处理：拟制、会签、审核、签发、编号、校对、印制、用印、分发、归档。
各环节主要工作方法及注意事项：
（一）收文办理
1.审核
上级单位来文不存在审核问题。主要审核下级单位及部门来文的规范性等，不合格公文予以退办。
2.登记
对来文进行签收登记，主要包括来文单位、时间、文号、标题等，要求公文要素等全面准确，符合归档要求，并便于查阅。
3.拟办
拟办是整个公文管理链条中非常重要的一环，要求拟办人员必须把握全局工作，把握领导和部门职责分工，把握重要业务知识，要求拟办准确，避免失误。建议由综合办公室负责人承担。
4.分送
文件呈送公司领导，并经领导批示后，公文管理人员应根据领导批示意见将公文分送至承办部门，在来文或领导批示时间内完成相关工作。重要公文或时间要求较为紧迫的公文，可在呈送领导的同时发送承办部门，并催促提醒相关职能部门加快办理。
5.承办
文件分送至承办部门后，综合办公室应对重要公文及领导提出明确办理时限的公文进行全过程跟踪督办。
6.归档
文件流转结束后，纸质、电子版应同时归档。
（二）发文处理
1.拟制
拟制公文应主旨突出、逻辑清晰、表意明确、符合行文规范要求。综合办公室应着重对公文拟制工作进行培训，提高全员拟文水平，确保文件质量。
2.会签
经办部门起草的文件，若涉及跨部门的工作，应送相关部门会签，经办部门应主动与会签部门沟通、跟踪会签进度，确保时效。若会签部门有意见或异议的，经办部门与会签部门达不成一致意见的，可呈公司领导决定。
3.审核
审核由两部分组成。一是发文部门审核。发文部门负责人应认真履行审核义务，对公文格式、文字内容等是否符合公司管理要求、是否准确完整地阐述了需要处理的事项进行全面把关。二是办公室审核。综合办公室公文管理人员主要审核是否有发文必要、是否符合公文管理规范、有无文字错误、逻辑是否清晰、表意是否准确等。
4. 签发
各单位应在本单位的公文管理制度中，明确领导签发权限。
5.印制
套红、编号、盖章等印制环节工作由综合办公室统一负责。
6.分发登记
按本单位公文管理制度要求执行，综合办公室应跟踪分发情况并对分发文件的签收、登记进行统一管理。
7.归档
公司发文由综合办公室负责归档。部门发文由经办部门负责归档。纸质、电子版应同时归档。
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