A公司眾多的供應商中，B公司只是一個年供貨量不到百萬的三類供應商，且和A公司有2年以上的合作經歷，賬面欠該供應商的貨款一直維持在20萬左右。因A公司重點供應商的賬面欠款常常在1000萬以上，主要原材料的欠款也都在100萬以上，因此對B公司的日常管理，相關人員並未作足夠的重視。
然而就是這樣的一家小供應商，在遭遇市場淡季，資金週轉出現困難時，向其當地的法院提交了要求A公司支付全部貨款和違約金的請求，其所在地法院隨即凍結了A公司基本賬戶。
本來欠債還錢，天經地義，A公司本著此原則考慮儘快設法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其儘快撤訴，並解封被凍結的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發現，B公司態度十分強硬，堅持要求A公司在支付其全部貨款的基礎上，必須支付貨款違約金3.5萬元及相關訴訟費用等共計2.5萬元，並稱只有貨款和相關費用共27萬元確認收到B公司賬戶後，B公司方可辦理撤訴。
公司財務部門按照
公司合同慣例計算應付B公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對B公司的違約金主張提出了質疑，於是，A公司決定打這場官司。然而，在經過律師論證，調查瞭解，赴異地出庭，當庭辯解，法官調解等諸多程序之後，這件官司最終的結果是，該公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還向對方支付了6萬元的違約金及相關費用，才換回賬戶的解封和結案，可以說是輸的損失慘重！到底是什麼原因導致的呢？解 讀：
1、在A公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續簽的經濟合同。
2、B公司在提供給其當地法院的資料中，有一份該公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現爭議，由雙方協商，協商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執行違約責任賠償。”
3、B公司在開庭日向法官當庭提供了一份其在當地信用合作社借款借據的原始憑證，標明其年借款利率12％。(彼時銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計算的違約利率為36％。
根據A公司負責B公司的業務人員講，A公司之所以沒有找到2008年與B公司簽訂的合同，是因為在年初辦理合同續簽時，業務人員按照以往與該公司籤合同的慣例將合同版本擬定好經領導審批後，直接先辦理了該公司合同章的簽章，之後向對方寄出並要求對方蓋章回寄，但此後卻忘記了主動追回，導致未能拿到對方蓋章確認的合同。
業務人員確信，自己當時寄出的合同原件的“其他約定事項”是空白的，並未添加上述手寫條款，B公司也從未向該公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。
B公司私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項”，因為有該公司事先蓋好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地無需經該公司確認，便為自己的日後訴訟設好了伏筆。
總 結：
B公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準備了充足的證據，因此勝券在握。A這場官司該公司輸了，輸在了企業合同管理的細節上！
A公司並非個例，大部分企業未建立合同管理的相關制度或流程，忽視了合同的全過程管理，比如存在因專業素質或工作態度原因未能發現合同文本中的不當內容和條款、超越權限簽訂合同、合同印章管理不當、未能及時發現已經或可能導致企業利益受損情況、合同糾紛處理不當、在沒有合同依據的情況下盲目付款等情況，給公司帶來巨大損失或引發潛在風險。
重溫一下《企業內部控制應用指引第16號——合同管理》。
作 者：中國註冊會計師（CPA），美國註冊管理會計師（CMA），高級會計師，稅務師（TA）；長期從事財稅研究與實踐工作，在財務變革轉型、管理會計實踐、企業數據管理平臺的搭建及大數據應用、稅收籌劃、資本市場方面有獨特見解及積累了大量實踐應用案例。
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