如果说 Excel 中有一个必须要学、不能错过的功能,你猜是什么?
函数公式?
不是,不是,那么多英文单词,我哪记得住?
快捷键?
不是,不是,如果有成千上万行的数据,快捷键也会把人累死。
数据透视表?
对,必须是数据透视表!
学会了数据透视表,只需要鼠标拖一拖拽一拽,就可以快速完成数据统计,上手快、运算快、更新快。
到底有多快?我们来一起看一看。
01
合并同类项
现在要在这份清单里,把相同的部门都合并起来,最简单的,就是用鼠标一个一个选择合并、选择合并。
这也是最麻烦、最耗时间的做法,如果数据有上千行,一下午就这么废了。
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其实使用数据透视表,10 秒钟就可以搞定一下午的事情,点击几下鼠标就可以轻松搞定。
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学会数据透视表,你不下早班,谁下早班?
02
自动批量创建表格
公司里的费用报表,要按照月份创建多个工作表,记录每个月的费用。每次都要一个一个新建工作表,还得为每一个工作表修改名称,麻烦!相当麻烦!
拆分工作表这种工作,交给数据透视表,还是点击几下鼠标,搞定!
学会数据透视表,可以告别多年的鼠标手了!
03
按照季度分段统计
每个月最后那几天最让人讨厌,又要做月报统计,又要做季度统计,特别是季度,要一个季度一个季度地筛选、统计、记录,超级繁琐。
如果你会数据透视表,月报、季度报、年报只是点击几下鼠标的事情。
学会数据透视表,月底统计数据一身轻。
04
灵活变换统计口径
做数据统计最讨厌的就是,你刚刚费了九牛二虎之力,把数据统计好。领导说要按照 A 方法统计,过会儿又说按照 B 方法统计,改来改去。
你都想象不到,用数据透视表应对这种需求,有多方便、多灵活、鼠标拖一拖就好了。
学会数据透视表,不怕领导朝令夕改,就怕不识货。
05
轻松制作动态图表
动态图表看上去非常直观、生动,但是一看到那些公式、控件什么的,心里就发毛。
使用数据透视表+切片器,再创建一个图表,轻轻松松实现动态图表。
学会数据透视表,做数据汇报高手。
当然学会数据透视表的实际意义还远不止这些——
如果别人消耗几个小时才勉强完成的工作,我们十几分钟就能轻松搞定,这就是一道职场的分水岭。
福井克明在《「升职超人」教你旋风成长法则》一书中写道:
「别人两小时完成的工作,你一个半小时完成,并不会让领导对你大加赞赏;别人两天完成的工作,一半小时完成,这才会让上司对你刮目相看。」
透视表,就是让我们高效完成数据任务的关键,打造职场核心竞争力的法宝。
透视表并不是学习一个简单的操作技能,更重要的是学会数据记录、整理、统计的思路和方法。
一个小的技能或许可以帮你解决一个问题,但是高效的思路和方法,能带来远远不止这些。
如果说效率高、做事快、熟练而不出错是受到老板信任的基本条件,那么在此基础上,拥有数据思维和逻辑,在分析问题时思路更清晰、交流汇报时观点更有说服力,老板会不喜爱和器重你吗?
既能出色完成任务,同时还能给出更多专业观点和想法的员工,这就是成为领导者眼中不可替代角色的关键。
因此掌握透视表,不只是拥有一门技能,更是把专业科学的思维贯彻到工作中,为自己注入更多闪光点。
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