有哪些可以快速掌握卻可以大幅提高工作效率的Excel技巧?

精進Excel


史上最全的EXCEL技巧大全,都是小技巧,可以快速掌握、快速上手。


001 基礎技能

1、快速選中全部工作表

右鍵單擊工作窗口下面的工作表標籤,在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可。


2、快速移動/複製單元格

先選定單元格,然後移動鼠標指針到單元格邊框上,按下鼠標左鍵並拖動到新位置,然後釋放按鍵即可移動。若要複製單元格,則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。


3、快速移動行或列

選中行或列,將鼠標移動到到單元格邊框上,按住Shift鍵並按鼠標左鍵,即可拖動整行或者整列進行移動。


4、鼠標各種狀態和功能

如圖是不同的鼠標狀態和動作對應的功能,掌握這個表,你在操作Excel的時候會得心應手很多。


5、快速切換工作表

要對多個窗口下的多個工作簿進行切換,鼠標右擊工作表左下角的兩個箭頭,即可查看所有的工作表列表,在這個列表中,可以快速選擇任意一個工作表。


6、徹底清除單元格內容

先選定單元格,然後按Delete鍵,這時僅刪除了單元格內容,它的格式和批註還保留著。想要設置清楚單元格中所有內容和格式,需要這樣操作:


7、如何選定超鏈接文本

Excel單元格中出現超鏈接的時候,直接用鼠標去點擊,則會跳轉到超鏈接,而無法選中,將鼠標懸置在單元格上,然後單擊並按住即可選定單元格。


8、熟記Excel快捷鍵

通過Excel快捷鍵速查表,熟練掌握快捷鍵,


9、一鍵關閉所有打開的工作簿

按住Shift鍵然後再用鼠標點擊工作簿右上角的差號,即可關閉所有已經打開的工作簿。


10、快速選定不連續單元格

Shift+F8可以激活“添加選定”模式,此時工作簿下方的狀態欄中會顯示出“添加到所選內容”字樣,以後分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定。


1、在一個單元格內輸入多個值

在單元格中輸入值後,每次輸入一個值後按回車鍵,活動單元格均默認下移一個單元格,非常不便。

可以固定選中的單元格,方法如下:

①單擊鼠標選定單元格

②然後按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格

此時,單元格周圍將出現實線框,證明單元格已經被鎖定,再輸入數據,敲回車鍵就不會移動了。

如圖所示為單元格被鎖定的狀態。


2、一鍵完成重複工作:F4鍵

作為“重複”鍵,F4鍵可以重複前一次操作,對於大量重複的工作,善於利用F4鍵可以極大提高工作效率。


3、批量輸入不連續區域的內容

選擇不連續的區域後,輸入內容,不要直接按回車鍵,而是按Ctrl+回車鍵,即可批量輸入內容。


4、單元格內強制換行

在選定單元格輸入第一行內容後,在換行處按“Alt+回車鍵”,即可輸入第二行內容,這個組合鍵是強制換行鍵。


003、圖表技巧

1、如何選擇正確的圖表

這兩張表能夠清晰地告訴你如何選擇合適的圖表,再也不怕用錯圖表了。

2、如何快速美化圖表

3、如何向圖表中添加新的數據

4、如何製作異形圖表

……

本內容會持續更新,建議大家收藏。

想要文本中可視化圖表原圖、快捷鍵原圖的,可以私信我“圖表”獲取。


「精進Excel」系頭條簽約作者,關注我,如果任意點開三篇文章,沒有你想要的知識,算我耍流氓!


精進Excel


在實踐中不斷尋求更好的解法,然後掌握熟練。解法存在於快捷鍵、函數、高階工具和VBA之中。

一、快捷鍵

其實快捷鍵不用刻意去記憶,只要在Excel的實操中反覆遇到一些略微複雜的操作(特別是需要使用鼠標的那些操作),就去查查有無快捷鍵,然後不斷使用就自然記住了。以下列舉一些極其常用和必然遇到的。另外一個逼迫自己記憶快捷鍵的快糙猛的辦法就是拔掉鼠標。

最最常用而必須記住的

Ctrl+C/V/X/S/F:不想解釋了,自己去查,這5個必須在最開始就熟練掌握

移動焦點

Ctr+↑↓← → :切換到有內容區域的上下左右的盡頭

Ctr+Shift+↑↓← → :切換到有內容區域的上下左右的盡頭並選中該區域

Ctrl+PgUp/PgDn:在工作表選項卡之間從左至右(從右至左)進行切換

Alt+E+S:調出“選擇性粘貼”的界面,

Ctrl+Shift+%:使用不帶小數位的“百分號”格式

Ctrl+Shift+^:使用帶有兩位小數的科學計數格式

Ctrl+;:輸入當前日期

Ctrl+B:使用或取消加粗格式設置

Ctrl+U:使用或取消下劃線

操作

Ctr+Y/Z:重複或撤銷上一次操作

Alt+I+W:插入新的工作表

Alt+F11:打開VBA編輯器(VBA是最愛,詳見Excel 到底有多厲害? - 何明科的回答)

二、函數

當需求不復雜的時候,用用“=”或者“sum”等就夠了。然而隨著需求升級,VLookup就來了。豎著查找之後,就要橫著查找(HLookup)以及各種花式查找( Match/Offset/ Indirect/Address)。查找完之後,就涉及到統計計算,於是Sumif或者Sumifs的需求就來了。然而這還不夠,逐漸會繁衍出類似於數據庫的Select等多重複雜條件的需求,於是就不得不引入了數組函數。

比如:計算AA產品的總價值,替代select sum(產品數量x產品單價) from ... where 產品編號=‘AA’。當然使用數組函數就非常簡單和靈活:{=SUM(IF(($B$4:$B$8="AA"),($C$4:$C$8)*($D$4:$D$8),0))}

另外,搞財務和金融的同學,一定做過三張報表,也肯定經歷過報表之間配平的酸楚。為了偷懶和提高財務模型的健壯性,將上面的各類索引函數及數組函數用到極致,於是實現自動配平以及檢查。

三、高階工具

Excel中有許多高階工具也能大幅提高效率和美觀。首先是圖表繪製工具,因為作為視覺動物的人類越來越需要利用圖表來理解和表達。在文章(RIO是如何席捲大江南北的? - 數據冰山 - 知乎專欄)中,為了表達雞尾酒消費意願的逐年增長,抽取數據後需要利用可視化來表達。下圖左方是利用系統默認配置繪製出的圖表,是不是濃濃的廣場舞風格?而要實現下圖右方的財經雜誌風格,那就只好一個個參數的優化:優化圖表類型,配置Title、標註及數據源,添加趨勢線,優化字體等等。為了讓圖表更好看,各種招和參數都用了一遍,對於Excel的圖表工具,自然就掌握了。

同時,平時收集那些大牌財經雜誌的經典表格(比如:華爾街日報、經濟學人等等),然後找教材和培訓課程把這些表格實現一遍,這樣對於Excel畫圖的功能就更熟悉了。


C訊


最快的方法就是在使用中提升,提前瞭解Excel 工具欄裡面所有的功能,Excel 常用的公式函數。在使用中積累。

對Excel使用熟練後就可以開始學習一下VBA,可以做自動化工具


Excel技巧和VBA技術


經常使用就能了,或者多使用


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