寫彙報稿的同志，都想使稿子得到好評、受到青睞。那麼，什麼樣的彙報稿才算好呢?這個問題，不好籠統回答，因為文無定法。看一個彙報稿寫得好不好，應從多個角度透視，用多種因素衡量。一份好的彙報稿，至少應把握以下幾個方面的問題。
一、定位準確，對味下筆
高明的醫生總是對症下藥，合格的廚師善於因人用料。同樣道理，寫彙報稿，也有個對味不對味的問題。這裡說的定位準確，主要包括兩層意思。一層是角色定位要準確，弄清由誰彙報、向誰彙報。同一個問題，主講人的身份不同，彙報稿的具體要求也不一樣。給領導寫彙報稿，就是按領導的特點和風格，把領導想講的話用筆寫出來，使領導在發言時節省時間、抓住重點、有條不紊地講清問題。因此，起草過程中，既要貫徹主講人的意圖，又要體現其個性風格，這樣成功率才能高。同時，還要搞清向誰彙報，這也非常關鍵。知道向誰彙報，便於確定彙報的大致基調。通常情況下，向直接上級彙報應儘量具體，向高級領導機關彙報應相對概括；向主管彙報，應多講全局的問題，向副職或部門領導彙報，應對其分管的工作有所傾斜；向機關彙報，則應多講些閃光的思想、鮮活的事例等等。
另一層是主題定位準確，弄清講什麼、從什麼角度講。領導聽彙報，目的性非常強。準備彙報稿，應圍繞上級的需要，正確回答問題。動筆前，要通過認真領悟上級的預先通知、及時找上級工作組成員詢問、跟蹤友鄰單位打探等途徑，把上級領導機關想聽點什麼搞清楚，以便選定彙報主題。主題確定後，只是確定了彙報的大方向，彙報角度也不可忽視。如果事先沒有要求的話，那就要看是向哪一個層次的領導彙報，是在什麼場合講給誰聽，由此來具體選定。如果不把上級要求弄清楚，單憑主觀願望去寫，很可能會出現上級想聽的沒寫到，不想聽的筆墨用了不少，結果只能勞而無功。二、重點突出，詳略得當
這是寫材料的共性要求。在寫彙報稿中體現這一要求，應做到：彙報所講的思想要緊緊圍繞主題展開，所涉及的內容要緊緊圍繞主題確定，所用到的事例要緊緊圍繞主題敘述，凡是與主題無關或者關係不大的東西，儘量不用或者少用。操作過程中，通常應這樣把握：一般性的工作用筆可以粗略點，對重點工作、中心任務和大的活動，應當寫得詳細具體一些；對彙報者基本掌握了的情況用筆可以粗略點，對聽彙報者不大瞭解的問題應當寫得詳細具體一些；相對較老的情況用筆可以粗略點，對上級關注的新問題應當寫得詳細具體一些；共性的面上的東西用筆可以粗略點，對具有本單位個性的特色工作應當寫得詳細具體一些。
三、注重分析，思想性強
思想觀點是文字材料的靈魂。有人講，一份好的材料，好素材、好思想、好語言，三者必居其二，但可以相對弱一點的決不是思想觀點。寫彙報稿同樣如此。衡量一個彙報稿質量高不高、有沒有價值，很重要的是看其思想觀點是否正確、鮮明和深刻。彙報稿的思想性主要體現在兩個方面：一方面，政治上不能出錯。即材料闡述的思想觀點不能與黨的路線方針政策、國家的法律法規和上級的命令指示相悖。另一方面，能夠給人以啟發，使人聽了豁然開朗。不少同志寫彙報稿常犯不注重分析、缺乏思想性的毛病，表現為：綜合情況多，深入探討少；空泛議論多，具體分析少；羅列現象多，揭示規律少。這是個大毛病，是導致彙報不成功的根本因素。彙報稿的思想性，體現在材料、事例和闡述的道理之中。同樣一個問題，分析得好不好，其思想的深刻程度大不一樣。寫彙報稿過程中，怎樣才能分析好?關鍵應把握三條：一要突出事物的個性，把特點剖析透；二要從具體入手，不能大而化之、太抽象；三要抓住本質，寫深層次的東西，防止表象化。
四、評價客觀，情況準確
彙報是向上反映情況、提供信息的，它直接為上級領導機關決策服務。如果情況失真，或出現偏差，就可能在全局上造成不良後果。寫彙報稿的同志，一定要求真務實，凡寫入彙報稿的內容都應真實準確，特別是涉及到數字、比例、評價之類的內容，更要準確無誤。這就要求做到，一要求實，二要辯證。求實，就是說實話、報實情，一是一、二是二。反映的情況應當是真實的，而不是虛假的；列擺的現象，必須是客觀存在的，決不能是個人虛構的；談成績、講問題，務求恰如其分，對成績不能隨意拔高、擴大，對問題不能有意迴避、掩飾，確保情況和信息真實可信。那種不深入調查研究，不作定性定量科學分析，憑主觀想象寫彙報的做法是非常錯誤、十分有害的。辯證，就是堅持兩點論、兩分法，切忌兩個極端。講成績、擺問題、談情況、查原因、拿對策，都要講兩面理，不搞絕對化。講單位狀況，既要報喜，又要報憂；分析形勢，既要講成績，又要講問題；談一項工作，既要總結成功的經驗，又要講清失敗的教訓；陳述對某一問題的看法，既要反映正面的相同意見，又要說明反面的不同意見，使每一個問題、每一項工作都經得起實踐和歷史的檢驗。所以，掌握情況一定要具體、詳細，做到對每項工作的歷史、現狀和發展趨勢，對每件事情發生的時間、地點、經過、涉及的人員、結果等都要了解的明明白白，一清二楚。不然的話，寫彙報稿涉及到具體問題時就會抓瞎。
五、寓理於事，言之有物
有些彙報，之所以引不起共鳴，激不起興奮點，不能打動人、感染人，原因是多方面的，其中很重要的一條就是言之無物、華而不實。彙報稿的最大特點，就在於注重用事實說話，寓理於事，以事明理，事理結合，以事為主。 這樣，講起來才能有血有肉，聽起來才能有滋有味。一方面，要注重作必要的量化分析。彙報者，對所講的問題作量的分析和比較，可以讓上級領導機關看出你所講的是個別現象、還是傾向性問題，是局部情況、還是全局性問題，以便確定取捨，區別對待。因此，寫彙報稿時，可以量化的一定要量化，該用的比例一定要用，能用數字說明的問題，要把有關數字寫清楚。數字雖然枯燥，但有些地方、有的時候，在說明問題上，有文字不可替代的作用。另一方面，要善於用典型事例說明問題。材料要寫得充實豐滿、事理交融，就得重視運用典型事例。不然的話，就會顯得乾乾巴巴，難以給人留下印象、打下烙印。運用事例，一要選擇有典型性的，二要運用能夠準確說明觀點的。對所運用的事例，是概括寫還是展開寫，應當根據需要確定。
六、講究分寸，把握好度
第一，把握思想分寸要準確。領導彙報工作大都代表一個單位、一級組織，有著很強的導向性，彙報中涉及的任何觀點、任何思想，都要與上級指示精神保持一致，絕對不能不講政治，很隨便地提一些思想和口號。尤其是對思想領域有爭議的敏感問題，應儘量避開，即使是非講不可，在提法上也要慎之又慎，防止出現偏差。
第二，把握內容分寸要科學。對哪些該彙報，哪些不該彙報；哪些可以展開詳細講，哪些只能點到為止；對所講的問題應當說到什麼程度，都要很有數。第三，把握語言分寸要貼切。文字表述應簡明、直接、準確，誇張、比喻、比擬、形容等修辭方法通常不宜使用。用詞要講究通俗、樸實。用詞太專業、過於規範化，不但講起來不上口，還會給人造成賣弄的感覺。經驗說明，應儘量口語化，多用群眾語言，這樣彙報起來顯得自然、流暢。還要注意防止極端化，特別是在評價人、評價事、評價工作時，像“很”、“太”、“非常”、“好極了”、“糟透了”等副詞，一般不要用，防止用過激言詞、講過頭話。第四，把握時間分寸要適中。彙報的好不好，不是以彙報的長短來評判，而是要以內容取勝。內容好，寫得短也有份量。相反，越長越不受歡迎。在時間把握上，如果聽彙報人有具體的要求，要嚴格按照規定的時間規範彙報內容。若沒有具體要求，也要根據上級領導機關在本單位總的活動時間來把握好彙報的時間；當幾個人共同向上級彙報時，作為主彙報人要留出一定時間，讓其他同志予以補充；還要注意留出讓上級領導作指示的時間。總之，寫彙報稿的同志，在計算彙報時間時，要留有餘地，不要太滿。不然的話，也會影響彙報效果。
七、注意克服的“常見病”
在把握好上述問題的同時，以下幾種“常見病”，在寫作中應注意防止和克服。一是沒有主線串引，內容散。表現為彙報的主題不突出，事無鉅細，平均用力，彙報的內容都是工作過程與事例的堆積，主題不鮮明，主線不清晰；
二是沒有把握好主題，角度偏。彙報人偏離了彙報的主題，本來是瞭解一個方面的工作，卻彙報了很多方面的情況。過多過細地寫了與主題無關或關係不大的內容，該寫的沒寫到，不該寫的卻展開了；三是沒有歸納梳理，事例亂。想到哪裡寫到哪裡，往往這個問題沒講完，又講到了另一個問題上，使聽彙報的人“丈二和尚摸不著頭腦”；四是沒有具體分析，講得空。就道理講道理，缺乏具體事例、具體數據、具體分析，原則來原則去，滿篇大話、空話；五是沒有提煉昇華，思想淺。就事論事，缺乏思想性，沒有從工作中總結和提煉帶規律性的東西和給人以啟迪的經驗；六是沒有個性特點，問題平。講的都是共性問題，說的都是大路邊上的話，本單位、本部門有特色的東西反映不出來；七是沒有求實態度，情況假。不是實事求是地反映情況、客觀公正地評價工作，而是有意拔高、摻水分，把點上的經驗說成面上的成果，把個別人的成績說成單位的普遍水平，甚至把想到的說成做到的等等，非常不嚴肅。上述問題，寫彙報稿過程中應努力防止和克服。摘自：《應用寫作》2001.4，《撰寫彙報稿應把握和注意的幾個問題》作者韓耀玉，有刪改
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