早晨醒来，关掉闹钟，迷迷糊糊为自己冲一杯咖啡，另一只手打开邮箱里所有未回复的消息，大致浏览一遍后开始选择性回复一两封。乘坐公交或地铁去上班的途中还会收到更多的邮件，回复一些紧急的，把剩下的堆到一天的工作之中。到了办公室，查看了一下工作计划，发现还有更多的新邮件等着你去写……
这样的工作场景你是不是也很熟悉呢？加拿大的一项研究表明，每个人每天会花1/3的工作时间在查阅和回复邮件上，如果远程办公，这个比例则会增长至50%。而且，无一例外，这其中30%的时间都是用来回复那些既不紧急，也不重要的邮件。
这么多邮件的堆积让人很难按时完成规定的工作项目，因此也就让工作时间一再延长，变得越来越低效。那么，有没有更好的解决方法呢？
一、养成好的邮件处理习惯
如果邮件处理是你必不可少的一项工作，通过这几种方式让自己的工作变得轻松且有条理。
1、规范处理流程
收到一封邮件阅读之后，对邮件中涉及的工作作出判断，如果是在短时间就能完成的工作，就需要你快速行动；如果是需要自己处理且无法在短时间里完成的，可以暂时放在一个待处理的文件夹中；如果工作内容需要转交给更合适的人，立即转发给对接人，并抄送给相应的人知悉；这样可以让自己的工作流程更加清晰。
2、分清轻重缓急
如果你正好也是强迫症，总是迫不及待想要让未读邮件变成0，习惯在收到邮件的下一秒就点击回复。那么你可以先回复紧急邮件，将剩下的邮件挪到这一天结束的时候集体回复，这样不仅能让精力更加集中，还能保证每天的收件箱处于清空状态。
3、解除订阅邮箱
你发现收到的大多数邮件都不重要，及时删除所有不需要回复的邮件，解除订阅工作邮箱里跟工作无关的邮件。这样可以避免重复预览所浪费的时间，解除订阅也可以减少未读邮件的数量，省下查看邮件的时间。
二、用石墨文档代替邮件
用传统的回复邮件方式处理工作时，你会发现一些时间在在收邮件，一些时间在发邮件，一些时间在下载附件，一些的时间在查找文件不同的版本，一些时间在等待回复……
在石墨文档中，你整个工作流程都可以在一个文档中完成。创建好文档之后，共享给工作对接者，在文档中实时反馈工作进度。
1、避免版本过多
用邮件处理工作的过程中，会产生很多版本的附件，容易造成本地文件的版本混乱，查找起来比较困难。石墨文档可以随时修改，对方看到的都是最新版本，且可以随时保存版本，在同一个文档中就能看到各个历史版本。
2、简化审阅步骤
用邮件进行沟通和审阅，需要反复发送邮件 — IM or 电话沟通 — 修改 — 再发送，审阅步骤比较冗长。在石墨文档中，可以直接对有疑问的部分进行划词评论，简化为编写完成 — 通知 — 评论的步骤。
3、信息高度同步
传统的邮件发送，每次都需要编写一段话，再添加收件人和抄送者进行发送；而在石墨文档中，可以 @ 相应的人或文档，协作成员可以快速收到文档通知、查看文档，在信息和进度方面保持高度同步。
如果你觉得邮件减缓了你的工作节奏，不妨打开石墨文档开启另一种高效的办公方式。
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