慰問信是組織對另一個組織或個人表示關懷的書信形式，體現了組織的關懷與溫暖，社會的愛心與支持，朋友親人間的深厚情誼，一封符合禮儀要求的慰問信，會給人以奮進的勇氣、信心和力量。
您懂得，提前選擇合適類型；
別忘了，把握時機表達慰問。
慰問信分為激勵先進工作者、慰問受難者、節日慰問等多種類型，應提前選擇確定。慰問信能否發揮作用，發出時機很重要。事件性慰問信，一般在事件發生後或結束時進行；節日性慰問信，一般要在節日前發出；例行性慰問信，要選擇恰當的時機發出。如果錯失時機，將難以發揮其應有的作用。
您懂得，主題明確脈絡清晰；
別忘了，篇幅適宜文字簡潔。
慰問信要注意圍繞一個主題進行，切不可繞來繞去，以免沖淡要表達的問候和關切之情。篇幅不宜過長，文字要乾淨利索，重點把慰問事由、目的表達清楚即可，結語還要有頌詞和祝詞。
您懂得，客觀評價準確概括；
別忘了，字裡行間體現關愛。
慰問信對單位和個人的模範事蹟、取得的巨大成績或遇到的困難，要進行客觀實在的評價，對對方表現出來的高尚品質和奮鬥精神，要進行準確的提煉和概括。字裡行間要洋溢著一種關愛之情，使被慰問者能夠得到精神上的安慰和鼓勵。
您懂得，慰藉鼓勵增強信心；
別忘了，避免用公式化套語。
當對方生病、受傷或遭受不幸而痛苦時，慰問信語氣措辭避免太過悲觀失望，更不能對不幸事件表示出不解和好奇。信中應多表示關心和理解，儘可能給收信人以慰藉，增強其戰勝困難和痛苦的勇氣和信念，避免使用忌公式化、概念化的套語，也不要套用刻板的公文語言。
不積跬步無以至千里；不積小流無以成江海。文明細節雖小卻是“天大的小事”，唯有從點滴小事做起，我們才能讓文明在全社會蔚然成風，文明才能真正成為一種感染力、凝聚力、推動力，進而昇華為一種城市的名片，一種國家的形象，一種民族的精神。
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