摘要：职业院校承担着为社会培养所需的各种职业实用型人才的任务，其制度体系建设对于学校质量提升至关重要。职业院校应该如何将内功练到位？如何建立与更新学校的管理制度体系并将其融入到学校的规划发展、教育教学、校园文化、师资建设等各方面？如何通过智慧校园平台配合制度体系落地执行？本文将围绕这些问题展开探讨，并对职业学院现有制度体系建设存在的问题进行分析，同时提出对策与建议。
关键词：职业院校；制度体系建设；智慧校园
一、职业院校制度体系建设的必要性
俗话说：无规矩不成方圆。高效行政管理的精髓在于科学、合理的制度体系的形成。《职业院校管理水平提升行动计划(2015-2018年)》强调，以学校章程为基础，理顺和完善教学、学生、后勤、安全、科研和人事、财务、资产等方面的管理制度、标准，建立健全的工作规程，形成规范、科学的内部管理制度体系。制度体系是约定职业院校各级部门、各级岗位、教职工执行工作的标准及规范，目标是提高教学工作效率，降低风险。因此，为促进学校良性运转和整体优化，提升竞争优势，职业院校必须建立完备的制度体系、工作流程和标准体系，实现职业院校运营管理系统化、规范化、精细化、信息化。信息化是对学校运营管理系统化、规范化、精细化的保障和支撑。
二、职业院校制度体系建设存在的问题
笔者通过对所在单位重庆机械电子高级技工学校、重庆市渝中职业教育中心以及十余所外部职业院校进行调研走访，对收集到的学校已有制度体系进行分析后发现，大部分职业院校在制度的制定及执行方面存在一些问题，主要表现在：
（一）制度体系的分类设计不合理
目前学校制度体系常见的分类维度有：一是组织级型，按行政部门制定，各个部门都有制度，如学校级、专业系部级、科室级等，其缺点是相同制度各个部门都在制定，执行标准不统一、内容重复；二是岗位型，同样的制度及要求在各个岗位中都存在，导致制度更新、执行难度加大；三是按业务工作来组织，相对前两类有较大提升，但由于受到跨部门流程执行的影响，其制定与优化需要学校统一牵头协调各部门、各科室来修订，时间周期会变长。
（二）制度体系篇幅太多，不易阅读
在企业管理实践中，只有简单易懂的制度才会得到执行，反观学校制度体系文档篇幅达到几百页，有的甚至上千页，教职工会仔细阅读的极少，这是目前职业院校制度最普遍的现象。从用户体验设计的角度分析，教职工不会主动熟记制度，只有在执行工作或发生问题时，执行者才会去想应该怎么做。因此解决制度不易阅读是问题的关键。
（三）制度公布渠道单一
无论是校级公布的制度，还是各个教学管理部门制定或优化调整后的制度，多数职业院校采取一到两种方式进行制度发布与管理，例如文档服务器、电子邮件、印刷稿、QQ微信、通知公告、会议培训等，有些方式无法及时将制度体系内容传递给所有教职工或学生，导致制度的发布时间与正式执行时间出现真空期，严重时可能会带来巨大的损失及风险，尤其是与学生安全相关的制度。
（四）制度执行难，人情胜过制度流程本身
“制度执行难”、“人情胜过制度流程本身”，这样的问题屡屡发生的根本原因是没有搞清楚制度制定的关键：一是制度本身的合理性，二是制度的监督部门是否监督到位。许多学校前期花费巨大成本完成了制度体系的制定，但后期制度执行的监督与改进做得不够，导致效果差强人意。
（五）制度没有工具体系做全面支撑
大多数职业院校制度流程执行效率低、过程监控难、数据统计分析复杂的问题非常突出。已建信息化工具体系不能适应新的制度体系带来的变化，同时执行者认为某个制度节点增加了工作量，就简单地认定整个制度体系都是低效的。正因为没有将整个制度体系纳入全面的工具支撑体系中，影响了制度的执行效率。
（六）照搬业界成熟体系
本次参与调研的职业院校，都引用了类似“6S、六西格玛、精益生产、ISO9000”等众多在企业经营生产中广泛运用的方法体系，但实践证明并不全适用于职业院校。企业经营生产与职业院校人才培养有着本质的不同，一个是以盈利为目的，一个是以培养人才为目的，因为二者本质、基因不同，直接照搬的结果就是导致职业院校制度体系沦为形式。
三、智慧校园有力支撑职业院校制度体系落地执行
当前，职业院校信息化建设按“诺兰模型”所定义的来讲还处于第三阶段“控制阶段”，离最终的第六阶段“成熟阶段”还有很大的差距。笔者通过分析本次参与调查的职业院校智慧校园平台使用现状，情况令人担忧。主要表现在：
一是信息孤岛还存在、制度执行脱节，没有让各项制度体系融入到工作流中，造成工作与流程、部门与部门、岗位与岗位、人与人物理分隔；二是制度的调整优化后，智慧校园平台无法调整满足，已建智慧校园平台不能支持调整后的制度，若要支持只能让厂商重新修改平台，费时费力。“智慧校园平台”的建设已纳入各级教育部门十三五工作计划中，未来将推动整个职业院校转型升级。“智慧校园平台”可以理解为两个维度：一个是要有智慧的方法体系及制度，有一套能自我纠正、自我提升、全员参与的制度体系，能从发展规划、执行、持续改进、决策、校园文化、社会深度接轨等各个方面融入“智慧”二字；二是要有智慧的技术平台作为支撑，来配合方法体系及制度的执行与落地。
职业院校方法体系及制度设计应围绕如何培养合格人才为目标、以师生快乐工作学习为内涵的标准来思考，最终将这些制度体系要求落实到年度规划、招生政策、学期教学计划及日常学生辅导管理中。只有将智慧校园平台充当两个智慧维度的链接器，才能解决执行过程中产生的各项业务数据智能记录存储，帮助分析决策，同时解决职业院校制度体系与智慧校园平台不匹配的问题。
四、职业院校制度体系建设的对策与建议
（一）组建职业院校制度体系持续改进工作组
职业院校制度体系的制定改进应该遵循“PDCA”的原理，包括制定计划、制度执行、效果检查、支持改进。
图 职业院校制度体系改进工作的PDCA方法原理
职业院校可成立“制度体系改进工作小组”，由校长任组长，各副校长、各科室各部门负责人为组员，信息中心为技术支撑部门，作为整个学校制度体系编制的最高机构，建立起整个制度体系制定的工作指南、标准。
工作小组成员应主动学习管理方法，积极参加外部企业提供的相关管理培训，如管理方法、技术运用等内容的学习。只有掌握了制度制定的基本原理方法，如PDCA循环、修路原则、对待原则、发三样东西、结果驱动、ITE原则、激活能动性、辩证有度等，才能更好地评价与改进。
（二）流程再造，化繁为简
职业院校的制度体系应采用互联网的思维和方法来制定。“流程再造，化繁为简”是对职业院校现有制度进行深度分析后，再结合学校自己的基因特色、办学条件与水平进行优化调整。其工作内容包括：
1. 端到端的流程设计
流程设计应该满足一个基本原则：“以教职工学生为中心，实现一个完整的价值链。”职业院校可以对所有工作流程进行梳理，完成端到端的设计改造，去除可要可不要的环节，让流程更加精简，只有简单实用的流程才能融合到日常教学管理工作中，才能被执行。
2. 将制度体系植入到流程中
流程本身规定了工作的先后顺序，而制度规定了工作的规则与标准，在设计改造时可将对应的制度体现进去，这样流程可以让制度的执行者不再关注制度本身，而是在流程的执行过程中默认遵守制度。
3. 通过智慧校园平台让流程自动运转起来
职业院校应该将高频率、常用的工作流程通过智慧校园平台来运转，这里不仅仅是现有的OA流程在线化，而应该将招生、教务教学、学生管理、校企合作、后勤等所有高频工作在线化，通过移动互联网等工具来高效运行，缩短流程执行时间。
4. 流程执行效果跟踪，为改进提供决策依据
在大数据分析概念火热的背景下，职业院校应该把数据资产化、价值化，从IT时代向DT（数据处理技术）时代过渡。通过数据统计分析方法，对各类工作流程形成的数据进行分析，定期或不定期发布分析报告，提交给改进工作小组，为制度体系及工作流程的改进提供决策依据。
（三）建立以CIO为核心的职业院校制度体系执行监督机构
CIO（首席信息官）本身是能全面掌握学校业务的业务专家，又是信息化方面的技术专家，职业院校制度体系的制定、执行、改进、支撑，CIO是关键角色之一，因此职业院校CIO是制度体系执行监督机构的最佳人选。 “执行监督机构”必须站在学校层面从上到下、从下到上全面进行制度执行的分析跟踪，以“为教职工学生创造价值”的角度去做监督工作，实现为各系部、科室提供制度体系咨询、技术支撑服务，引导制度的执行，配合学校领导班子保障整个职业院校的健康运行。
（四）建立全面整合集成的智慧校园平台
从各行各业发展来看，制度与流程的优化、技术手段的升级，必然会大大提升工作效率，降低成本和对人的依赖。职业院校也不例外，只有建设成全面整合集成的智慧校园平台，或者与专业厂商一起打造符合职业院校制度体系的智慧校园平台，才能将各级管理者的双手从日常琐碎的工作中解放出来，让其有更多的时间去从事更有创造性的工作，从而提升职业院校的核心竞争力。
五、结语
系统化、规划化、精细化、信息化的管理制度体系是一所职业院校的“DNA”之一，也是学校能否实现可持续发展的关键因素之一。职业院校作为一种特殊类型的教育，只有建立一套整合集成、全面支撑学校经营管理、又能快速支撑其业务变化的智慧校园平台，才能保障职业院校的制度体系顺利落地执行，才能让学校的发展更加稳健、更具竞争力。
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