在昨天的課程中，我們結束了關於信息獲取能力的講解，今天我們來談談如何進行信息的分類管理。
搜索給我們打開了更大的世界，獲得了更多的資源。但是面對海量的資源信息，如何讓它們能夠真正為我們所用，就需要對這些資源進行收納、分類、管理。要把解決問題的能力發揮到最大，除了強大的搜索能力打頭陣，還要做到電腦裡信息整齊，腦子裡思路清晰，建立起從互聯網到文檔到大腦的清晰的信息流，形成我們的知識體系。或者說形成從互聯網信息庫到文檔外庫，到大腦內部的完整信息流。
所以，今天這節課就講講，如何進行信息管理和思維管理，讓我們實現外腦和內腦的同步進化。
一、信息整理
1、信息整理的心法
對於一些還沒有習慣通過培養搜索能力來隨時連接互聯網的海量信息，做到隨用隨搜的人來說，在通過搜索剛剛打開新世界的時候，會容易犯一種只會囤不會用的信息病。隨手看到任何有用的信息和資料第一時間都是收藏、下載，反正就是看到有用的，就先囤起來再說。
之所以會出現這種現象，首先是因為缺少對信息的判斷力，不知道哪些有用哪些沒用，索性一股腦的先存起來再說。這時可能更欠缺的是整理信息和吸收信息的能力。如果你還懷著“搜到就要得到，看到就要儲存”的想法，那我會勸你快點拋棄掉這種習慣，因為如果我們僅僅只會簡單的收藏，沒有做任何一點點內化或與信息本身建立關聯，將這些內容納入到自己的知識體系，這些內容就永遠是屬於別人的知識，而不是你自己的。
那麼我們該怎樣系統的整理手頭的資料？這些資料可以包括：個人生活習慣的記錄，學習的計劃進度，工作總結，看微信時碰到的乾貨文章，與人溝通時靈光一閃的想法和靈感，等等。
我建議的信息管理心法就是三個字“刪、轉、存”。
·刪
刪掉質量低的、不相關的信息、資源、人脈。你的思想會進步、技巧會升級、學識會提升，進步以後就會發現自己以前欣賞的東西和現在欣賞的東西是不同的。對那些陳舊的，老化的資料和內容就可以及時刪掉。不要捨不得刪，雁腫的知識庫對你一點好處也沒有。
.轉
把信息、資源、人脈轉化為自己可以理解的語言，哪怕寫下一個字，給文件起一個自己能聯想起來的名字，或者是加一句自己的感悟和註釋，貼個標籤，甚至只是把刪減後優質內容整合到一起，都可以把這些信息與自己當下的工作和生活關聯起來。
·存
對於以後可能會反覆看的，或者可能會重新引用的，都要進行分類保存，列明相關信息。自己留下的任何內容，都應當是精挑細選，自己有些印象的。
2、信息整理的工具：
接下來我們看看，如何配合心法，來使用恰當的工具進行信息管理。
工具一：全能掃描王APP——紙質文檔的電子化存檔首先給大家推薦第一個工具是一個叫全能掃描王的APP，它的核心功能是將紙質文件轉化為PDF形式，便於我們將紙質文件統一存放於電腦、雲盤、手機中統一管理。
平日裡我會記非常多的筆記，但是因為我平時筆記特別多，本子用得也特別快，用完就丟了，所以不可能把這麼多年來所有筆記本都堆在家裡。即使這些本子沒有丟掉，但無用的信息太多，我也沒辦法快速找到寫在本子裡的筆記內容。全能掃描王就完美解決了這個問題。通過全能掃描王對紙質文件進行拍攝，文件可以轉化為圖片或pdf進行保存，如果使用另外一款叫“掃描寶”的同類軟件，還可以直接同步到印象筆記中保存，這樣就可以輕鬆完成這些紙質文檔的電子化存檔和收納，方便查找和管理。
用掃描寶、全能掃描王，可以幫我們擺脫許多醃腫繁雜的紙質資料。讀過的書、看過的資料、討論過後的靈感，只需要把精華的部分掃描下來，進行電子化處理，儲存到自己的知識庫裡，就可以實現高效的管理了。
工具二：微信小程序JobPlus—一名片人脈管理在工作社交場合中，我們會認識各種各樣的人，避免不了交換名片，隨之而來的就是管理各種人脈資源。但是，紙質名片容易損壞，遺失。丟了名片，等於丟了人脈推薦這款叫做JobPlus+的微信小程序，不佔手機內存，電子名片製作與分享、掃描紙質名片、名片夾管理等功能都很齊全。在微信小程序裡搜索JobPlus+，就能輕鬆找到這個名片管理的神器。這款神器最大的好處就是可以掃描紙質名片，建立電子的名片夾和創建分享自己的電子名片。
工具三：堅果雲—一將重要信息資料同步到所有終端
生活中我們還會碰到的一個情況就是，我們處理信息的渠道是多種多樣的，手機端、平板電腦還有筆記本電腦、臺式機等，不同的使用場景都會沉澱下來不同的信息資料。如果就讓這些信息資料隨意地散落在各個設備上面，很影響辦公的效率。而依靠U盤，有的時候又很容易損壞、丟失或遺忘。
用堅果雲來整理分享文檔，讓這些問題都不再是問題。它可以實現本地同步，增量同步，版本恢復，鏈接分享，以及協同辦公。雲端、電腦端、移動端都要無障礙辦公或者團隊異地工作，都可以用堅果雲來實現，我和我的團隊在國內都是使用這款軟件。當然，如果有條件使用google drive，我當然是非常推薦的，但沒有條件使用這個軟件，堅果雲也是非常優質的選擇。
工具四：印象筆記一一建立自己知識庫系統
前面我講到過一個理念，儘管收藏的功能非常方便，但你會發現這些東西你只是給他們做了個標籤而已，他們還是原來的樣子，還是別人的，並不屬於你。如果自己不去摘抄文章的精華，單靠一鍵收藏保存，看似很方便，實際上是沒有任何益處的。讓工作效率提高200%的秘密是“簡”，精簡之後，通過一本印象筆記，掌控全局。
遇到喜歡的網頁內容，可以複製到印象筆記之類的軟件當中，保存下來，掐頭去尾，只留下最重要的信息，同時給文章起一個自己能夠理解的標題。如果有幾篇同類型的文章，也可以把關鍵段落湊在一起。
印象筆記還能通過剪藏的功能，幫你一鍵收藏來自網頁、微信的信息。我強烈建議最終剪藏的是你清挑細選，看懂了並且覺得很有用，但是當時又沒有辦法全部消化的知識，或者以後還有可能會有些場合需要引用的知識，這些內容就可以選擇留下來，因為這些才是最有價值的。
二、思維管理
1、思維管理的心法
搞定了外部信息的整理，下面該對我們的內腦，也就是思維方式進行管理了。思維方式的升級需要一定的思考積累、經驗沉澱，找到好的心法和工具，可以幫助我們更快地建立起高效的邏輯思維。
在這裡我總結出三點思維管理的心法，幫你構建起最基本的邏輯思維：
模塊化
模塊化是指我們在解決一個複雜問題時，自頂向下逐層把問題劃分成若干個小的獨立部分的過程。這種模塊的劃分可以有多種屬性，就好像我們逛超市的時候，超市的內容可以分為：日用品區、蔬菜水果區、食品區等等，這種分區域就是一種基本的模塊化的方式。我們在思考複雜問題，對思維進行管理的時候，也可以使用這種方式。
分層級
有了模塊之後，我們還要對思維進行分級管理。比如蔬菜水果區中可以有熱帶水果、冷藏水果，而食品區也會有需要冷藏的食品，如餃子，也有一般不需要冷藏的普通食物，如麵包。這個時候，如何避免冷藏的水果和冷藏的餃子被混淆起來，就需要我們對這些模塊進行分級。根據分層級的思維，水果的優先級是高於冷藏的，那麼應該就是在水果區和食品區各自單獨設立冰櫃，這樣就不會形成混亂，把要冷藏的水果和要冷藏的餃子混淆在一起了。
·系統化
我們經常會在組織管理、程序開發等場景看到系統化這個詞，指的是有組織、有結構、有條理地對公司或者軟件進行管理。但是，我們自己的文件信息，或者一個單獨的複雜問題，或則一個知識點也可以當作一個系統來進行管理。
還是以超市作為例子還講好了，整個超市的佈置安排就可以是一個系統，這個系統有模塊，有分級，有聯繫，有邊界。這些模塊和分級再按照一定的邏輯關係整合起來，就是一個超市系統。
我們的思維和資料也可以採用這樣的方式，像整理一個超市一樣，整理我們獲取的資源和資料，就能夠實現輕裝上陣，高效管理。
2、思維管理的工具
那麼，配合的思維管理工具有哪些呢？工具在精不在多，幫助我們進行更好的思維梳理和管理，我在這裡推薦一款工具：Xmind，它最大的特點就是最基本的邏輯化信息組織結構，能夠天然地引導你在使用過程中對信息進行模塊化、分層級，進而實現系統化，好上手，又可視化。
當然，思維導圖工具不止這一款，大部分我也都用過，我始終強調，工具不在於多，而在於持久地用某款工具，把它的價值發揮出極致。即使是隻有一個功能的工具，很多時候也能被高手用出各種創意，淺嘗則止的使用者是根本無法體會到這種樂趣的。
比如，你不清楚自己的文件夾關係，或者筆記本里的筆記關係，記不住自己每個文件夾邏輯的迭代。我們就可以通過更新思維導圖來可視化，而不用自己去記憶，整理的時候，對照思維導圖進行管理就可以了！
我們可以通過xmind畫思維導圖來進行文檔管理，並且通過印象筆記來管理我們持續迭代的文件夾命名。
而對於如何快速搜到深層次的本地文件，可以安裝everything這個小軟件，可以瞬間搜到文件，達到你需要的文件。
真正值得我們這麼做的資料真心沒有太多，看似複雜，其實這裡面涉及到的內容非常簡單，我平時就只把最核心的文檔放入堅果雲、印象筆記中，經過長時間的實踐，我發現一個驚人的結果，真正核心怕丟失的文檔只佔我所有信息資源的5%。也就是說留在我電腦或硬盤中剩下的95%即使丟了，對我的工作、生活其實並不會有太大影響。所以根本不用擔心這麼做會很複雜，因為值得我們這麼做的信息和資源真的沒有那麼多。
三、課程總結
這節課當中，我給大家主要從心法和工具兩個角度講了如何進行信息整理和思維整理。信息整理的關鍵要點是要打通信息渠道，收攏信息資源，在這個過程中，我們可以遵從“刪、轉、存”的三字法則，不要的信息都及時刪掉，各個渠道的有用信息都轉化成電子版本，只把真正能夠幫助我們知識進化和能夠在工作中應用的存起來。
通過全能掃描王可以把紙質資料都掃描起來，JobPlus+可以幫助我們方便地實現名片文件夾管理，堅果雲打通各個設備的本地資料，甚至可以試下團隊的遠程工作配合，而最終收集整理信息知識要點，只要印象筆記本就可以了。
而我們在進行思維管理中，遇到的最大困難就是不知道如何對抽象的思考和一些知識點進行具象化的整理，這個時候藉助xmind這款工具，實現知識的模塊化，分層化，和系統化，是形成邏輯性思維和條理性思維最好上手的方法之一。
讓文件夾和筆記成為我們的外腦，用xmind來管理我們的內腦，實現外腦和內腦的聯動，做到精簡、清晰和高效，是我們面對繁雜信息，處理複雜問題，最有效的方式之一。
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