隨著企業規模不斷的擴大，信息化手段會隨之增多，在財務部門除了經常使用的核算系統以外大型企業還會有合併報表系統、財務分析系統、預算系統、資金管理系統、資產管理系統等等。
今天跟大家聊聊新型成本費用控制信息化——費控系統。
【系統描述】
費控系統是最近比較流行的成本費用管控系統，他是基於財務報銷環節進行的相關一系列控制預警活動的系統。說的通俗一點就是財務報銷流程在費控系統中進行。
有人會有疑問：是否有必要配備一套系統來幫助財務部審核報銷手續呢？
這裡我通過以下三個方面來論證費控系統搭建的必要性與適用性。
【主要功能】
既然費控系統可以代替傳統的財務報銷流程，就來說說系統所具備的一些功能（人工不具備的）：
（1）審批流程清晰。
在日常報銷工作中財務人員最深得體會的就是跟業務人員解釋了N多遍審批流程，大家居然還是不清楚報銷單都由誰來簽字以及簽字的順序，每次報銷業務人員都要打電話詢問報銷單找誰簽字，甚至出現不具備審批權限的管理人員在報銷單上簽字，弄的財務很是尷尬。費控系統在流程上就已經根據企業審批流程和審批權限的要求進行設置，當報銷單據流轉時系統會提示下一步由誰來簽字，同時也避免了越權審批的情況，不僅提高了工作效率還避免了工作失誤。
（2）系統控制精準化。
費控系統的最大亮點就是可以進行費用額度控制，根據預算管控要求在費用系統中設置控制邏輯，當業務人員提報費用報銷時系統會自動計算是否有預算額度、是否超進度或費率使用等，提前制止報銷業務的發生。
更深入的舉個例子來說明系統的強大：營銷部市場推廣費年度預算120萬元，1-3月已經報銷25萬元，4月5日報銷10萬元（單據在審批中），系統控制邏輯設置為按月控制，那麼4月20日營銷部又提出支付10萬元推廣費，此時費控系統是如何運轉的。
根據系統控制邏輯可以得出截至4月底營銷部可以使用的推廣費預算為40萬元（120÷12×4），1-3月已經結賬累計支出25萬元，截至3月底可用預算15萬元（40-25），4月5日有一筆在途審批單10萬元，截至4月5日可用預算5萬元（15-10），當該部門4月20日再次提出10萬元申請時，系統會預警提示超預算5萬元（5-10），單據可能會被強制駁回或者進行風險提示。
試想這麼龐大的運算邏輯通過人工操作基本是無法實現的，或者成本很高。
（3）輔助業務部門進行分析。
業務部門同時可以利用費控系統查詢、分析自己部門內各項費用預算使用情況，以及已執行業務所發生的具體費用明細，幫助其分析各項業務的成本費用支出，有助於節約成本。費控系統還可以根據企業的個性化需求進行定製升級，例如增加項目收入數據收集，可以完成某項目的投入產出比分析。
（4）報銷流程與核算流程一體化。
其實在費控系統中可以增加核算科目的錄入與資金結算功能集成，核算科目錄入是將每一筆報銷單據與一個或若干個會計科目做勾稽，通過報銷單據直接傳送至核算系統生成會計分錄。報銷業務一般會伴隨著資金支付，所以可以在費控系統中增加資金結算功能，選擇現金、轉賬、支票、在途等功能，將這些信息直接傳遞到核算系統，節省會計人員做會計分錄的時間、避免人為操作錄入差錯。
【適用企業】
根據經驗，無論企業大小都可以使用費控系統，因為費控系統都可以起到管控作用，幫助企業節約成本。當然大型企業可以選擇市場上比較成熟的費控系統並且進行定製化開發，讓費控系統更深入到企業運營中。中小企業可以選擇市場上標準化費控系統，有的還可以在手機APP中操作，簡單便捷。
【利與弊】
上了系統不一定能夠發揮最大化價值，可能會出現性價比不高的情況。
利：
（1）流程清晰、審批嚴謹；
（2）精細化管控；
（3）輔助分析與決策；
（4）系統集成，無紙化辦公。
弊：
（1）設置、開發不完善導致操作人員牴觸；
（2）強調了管控的硬性，缺乏實際業務和政策的靈活性；
（3）系統利用不充分導致性價比低。
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